- Заказчик
- DEEPSOUND — российская компания по аренде сценического оборудования
- Задача
- объединить управление проектами и финансами в едином интерфейсе; отказаться от дублирования задач между CRM и проектами; сделать работу руководителей прозрачной и управляемой
Решение
Команда Аспро.Cloud провела аудит процессов и предложила полностью перевести работу из CRM в модуль «Проекты».
1. Перенос фокуса на проектах
Продаж как таких не осталось: клиенты сами обращаются за арендой. Поэтому все этапы — от согласования смет до акта выполненных работ — теперь проводятся внутри проекта.
Чтобы скрыть последние шаги, разработчики Аспро.Cloud реализовали возможность привязывать коммерческие предложения к проектам, а не только к сделкам. Этот продукт DEEPSOUND окончательно победил от CRM.
2. Настройка шаблонов и автоматизация.
Специалисты создают универсальный шаблон проекта, который подходит под обе компании — аренду оборудования и мероприятие «под ключ».
Все стандартные задачи были снабжены контрольными списками.
В следующую задачу добавлен шаблон отчета, который сотрудники работают по ходу работы.
При создании нового проекта автоматически подгадается структура, берет на себя ответственность, увеличивает КП и счет.
Теперь КП можно отправлять клиенту прямо из системы, все сообщения — письма, звонки, встречи, финансы — отображаются в одной карте.
3. Финансовый учет
Отдельное внимание уделили деньгам.
Бухгалтер заносит поступления и расходы в раздел «Деньги» и сразу удаляет платежи по статьям.
Менеджеры разрабатывают план-факт по каждому проекту: система показывает отклонения от бюджета и сроков.
Все документы — счета, акты, КП — собираются в «Финансах» и фильтруются по последствиям.
4. Работа со списками и договорами
Для упрощения документооборота был создан пользовательский список для учета договоров. Один договор можно связаться сразу с клиентом и проектом.
Проблема была решена, когда одному заказчику вело несколько проектов — теперь все документы сохраняются на одной вкладке.
5. Телефония и общение
По запросу клиента специалисты построили интеграцию с Mango Office.
Все звонки автоматически фиксируются и записываются.
Руководитель теперь может удаленно прослушивать разговоры руководителей офиса в Челябинске.
Добавили поле для Instagram-аккаунта клиента — база используется для рекламных выгрузок.
6. Календарь и планирование
Чтобы не пересечься по оборудованию, в компании стали использовать общий календарь. В нем отмечаются даты мероприятий и уровень техники. В личных календарях — воспоминания о звонках и письмах клиентам.
7. Обучение команды
После ухода проведено комплексное обучение сотрудников:
онлайн-консультации во время настройки,
офлайн-встреча по итогам качества,
демонстрация полного цикла работы — от первого обращения до закрытия проекта.
Результат
DEEPSOUND перешел на единый стандарт управления проектами.
Работа руководителей стала прозрачной: вся информация о клиентах, проблемах и днях собирается в одном месте.
Настроенные шаблоны позволяют запускать проект в два клика, КП и счет строятся автоматически.
Финансовый учет стал понятным и лучшим, документы — в порядке.
Руководство видит состояние всех проектов в кратчайшие сроки.
Аспро.Cloud позволяет команде DEEPSOUND обеспечить управляемость бизнеса, преимущество от CRM и выстроить четкую систему проектного и финансового контроля даже без отдела продаж.
Если управление проектами у вас разбросано по таблицам CRM, усилится контроль и прозрачность. Аспро.Cloud решает проекты, финансы и задачи в одном окне. Попробуйте 14 дней бесплатно и начните управлять всеми процессами в едином пространстве.
