- Заказчик
- Московский профсоюз работников физической культуры, спорта и туризма.
- Задача
- Для выстраивания более эффективных современных коммуникаций было принято решение о внедрении Цифрового профсоюза на основе Битрикс24.
Прогресс идет вперед и это влияет на окружающий нас мир и процессы, происходящие в нем. Профсоюзы, как и другие организации, не могут работать так же, как и 100 лет назад. То, что было актуально и эффективно тогда, сейчас попросту может не иметь смысла. И поэтому необходимо, чтобы профсоюзные организации шли в ногу со временем.
К нам обратился Московский профессиональный союз работников физической культуры, спорта и туризма для внедрения Цифрового профсоюза в работу организации.
ЗАДАЧИ
- Создать единую информационную профсоюзную систему, объединяющую не только сотрудников аппарата и представителей членских организаций, но и удобный инструмент для связи с членами профсоюза. Так же связать различные площадки, где представлена организация (сайт, социальные сети, мобильное приложение) в одну профсоюзную экосистему;
- Создать сайт организации, позволяющий размещать новости, информацию о сервисах, проводить обучение. Сайт должен быть понятен и прост, так как его посещают люди с разным уровнем информированности;
- Организовать хранение всех данных в одном месте. Так же синхронизировать работу сайта, социальных сетей, мессенджеров, почты, телефонии в профсоюзный Контакт-центр и создать омниканальную систему коммуникаций в профсоюзе с единым центром на основе Битрикс24;
- Разработать мобильное приложение, упрощающее доступ к личному кабинету и сайту;
- Оптимизировать и автоматизировать работу аппарата, создать единую инфраструктуру, упрощающую работу для сотрудников аппарата и Председателей членских организаций.
О ЦИФРОВОМ ПРОФСОЮЗЕ
Цифровой профсоюз – экосистема, объединяющая инструменты, технологии и сервисы, необходимые для полноценной работы. Преимуществом является то, что разработанная экосистема адаптирована под потребности профсоюзной организации.
Проект разработан под профсоюзную организацию с любым уровнем финансирования. При этом бюджет никак не влияет на итоговый функционал и не сказывается на качестве последующей работы. От него зависит лишь то, какие решения будут использованы в процессе реализации проекта.
Немаловажно и то, что процесс внедрения прошел максимально легко и быстро, так как уже разработана программа внедрения в профсоюзные организации.
ЦИФРОВОЙ ПРОФСОЮЗ:
- Доступен вне зависимости от размера финансирования.
- Исходя из потребностей и бюджета можно подобрать то решение, которое будет отвечать и требованиям, и текущими возможностями.
- Создан на основе отечественных разработок. Все данные хранятся на территории России, что соответствует законодательству РФ. При обилии возможностей профсоюзная экосистема остается доступной и понятной.
Любая профсоюзная организация может получить единое информационное пространство, которое есть далеко не у всех организаций с многомиллионным бюджетом.
САЙТ
Сайт – одна из составляющих единого автоматизированного информационного профсоюзного пространства. Он позволяет не только распространять информацию, но и ее получать. При этом все интегрировано с системой управления профсоюзами, созданной на основе Битрикс24.
К системе подключили портал, созданный на WordPress. При том, что данная CMS является доступной для организаций даже с небольшим бюджетом, это не сказывается на качестве сайта. В создании сайта участвовал проектировщик интерфейсов и использовано большое количество дизайнерских решений.
На сайте представлена информация о профсоюзе, его деятельности, информация о руководстве, о членских организациях, мероприятиях и конкурсах, проводимых профсоюзом, и официальные документы.
В разделе Про-клуб размещена информация об обучение, отдыхе, спорте, предложения по которым члены профсоюза могут получить на особых условиях
Были разработаны сервисы для:
- Членов профсоюза. Сюда входит Электронная приемная, где можно отправить запрос в профсоюз с описанием проблемы. Есть раздел Трудоустройство, где можно найти интересующую вакансию, воспользовавшись поиском и фильтрами. Вакансии постоянно обновляются и проверяются на соответствие трудовым нормативам.Так же размещена полезная информация о том, как действовать в ситуации задержки или невыплаты заработной платы, увольнения и нарушения трудовых прав. Полезным раздел будет и для тех, кто только хочет вступить в профсоюз. Здесь есть не только вся необходимая информация зачем это необходимо и как это сделать, но и прикреплены все необходимые документы.
- Работодателей. Раздел необходим в первую очередь для информирования работодателей о том, как взаимодействуют профсоюзы и работодатели и какие у всех от этого преимущества. Важно не только чтобы работники проявляли инициативу, но, и чтобы сам работодатель был заинтересован в слаженной и правильной работе всей организации. Для этого приведена подробная информация о том, как создать первичную профсоюзную организацию и есть форма обратной связи.
- Профорганизаций. Здесь собрана информация, необходимая для создания и работы профсоюзной организации. Размещены официальные документы, подробная информация по коллективным договорам и доступна форма обратной связи.
На сайт не только можно вручную добавлять материалы, но и настроена возможность сбора контента с других источников (с сайтов центральной профсоюзной газеты «Солидарность», ФНПР, Московской Федерации Профсоюзов, Министерства спорта Российской Федерации). Так что сайт сам служит центром агрегации и доставки к читателям контента.
Был создан личный кабинет с системой обучения и системой работы с членами профсоюза. Обучение при этом может проводиться как с сайта, так и с мобильного приложения. Учебные курсы включают в себя уроки и тестирование, результат обучения можно обсудить на форуме и задать вопросы преподавателям.
Так же на Битрикс24 можно создать электронный профсоюзный стенд или сайт для нужд профсоюза и членских организаций. Здесь также не требуется особой подготовки и знаний, справится любой пользователь. Этот инструмент может быть использован для создания страниц к определенным акциям, событиям или мероприятиям.
На основе сайта, личного кабинета и интеграции с Битрикс24 было создано недорогое, но функциональное мобильное приложение. Мобильное приложение позволяет быстро получить всю необходимую информацию, просмотреть новости, зайти в личный кабинет и воспользоваться всеми его возможностями.
ЕДИНОЕ РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО ДЛЯ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Система управления профсоюзом была создана на основе облачного решения Битрикс24. Облачное решение подходит небольшим организациям и организациям с ограниченным бюджетом. При этом в функционале она не уступает коробочной версии.
Битрикс24 был выбран по нескольким причинам:
- Это система, позволяющая максимально автоматизировать все рабочие процессы и сократить время на их выполнение, разгрузив сотрудников.
- Он позволяет организовать персонифицированный электронный учет членов профсоюза. Есть возможность выстроить серьезную единую информационную профсоюзную "вертикаль".
- Упрощение процесса коммуникации между профсоюзом и его членами. Возможность подключения различных каналов коммуникации, создание рассылок электронных писем и sms-сообщений.
- На основе системы можно организовать электронный документооборот. Помимо организации движения документа сотрудники могут совместно редактировать необходимые документы и вносить правки прямо внутри системы.
Одной из потребностей организации является взаимодействие с членами профсоюза. Для этого необходимо не только настроить каналы коммуникации, но и вести учет. Вся информация о членах профсоюза заносится в карточки, что помогает в дальнейшем их сегментировать или вести информацию о материальной помощи, профзносах и т.д.
Благодаря настроенным стадиям для обращений, настройке уведомления о просроченном статусе стало удобней работать и ответственному и контролировать председателю. Всегда видно какое обращение на каком этапе, приходит уведомление, если обращение находится больше положенного времени на определенной стадии.Все обращения можно фильтровать по различным параметрам, формировать и выгружать различные отчеты.
ПРОЕКТНАЯ РАБОТА
Для того, чтобы добиться слаженной и прозрачной работы необходимо создать среду, в которой работники смогут докладывать о ходе работы, оповещать о возникающих трудностях и отслеживать сроки работы. Это эффективный способ выявить загрузку, определить почему не доделываются дела и в чем чаще всего возникают трудности.
Благодаря этому удалось отладить работу (задачи теперь не теряются, и не забываются), равномерно распределить нагрузку между ответственными
МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ДЛЯ РАБОТЫ
Битрикс24 – мультиплатформенное программное обеспечение, можно использоваться на рабочем и домашнем компьютере, на мобильном телефоне.
Для сотрудников аппарата, представителей членских организаций и профсоюзного актива доступно внутреннее рабочее приложение, в котором так же доступна работа с задачами, есть чаты и видеозвонки. Поэтому если нет возможности прямо сейчас находиться около компьютера, всегда можно использовать для работы телефон.
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Электронный документооборот позволяет хранить файлы и согласовывать документы, основываясь на бизнес-процессах.
В профсоюзной работе в основном необходимо 3 бизнес-процесса: для внутренних документов организации, входящих и исходящих.
В зависимости от типа документа зависит то, к кому и в каком порядке будет попадать документ, а также какие на каждом этапе необходимо провести операции. Для документов можно настроить важность и крайний срок, что поможет определять их приоритет в обработке.
Такая система позволяет организовать более быстрый и эффективный документооборот и избежать ситуаций с потерей документов или их несвоевременным рассмотрением.
РАБОТА С СОЦИАЛЬНЫМИ СЕТЯМИ
Создана система работы с различными социальными сетями, которые использует организация. Настроена синхронизация комментариев и сообщений. Все новые обращения для удобства обработки попадают в Битрикс24.
Так же настроен процесс публикации нового контента. Он заносится в систему автоматической публикации NovaPress. Это дает возможность запланировать посты в различные сети на любой промежуток времени и не заниматься публикацией вручную.
ПРОФСОЮЗНЫЙ МАРКЕТИНГ
В систему профсоюзного маркетинга входит учет, сегментация членов профсоюза и возможность создавать рассылки, объявления на основе имеющихся данных.
В первую очередь инструменты полезны при работе с членами профсоюза по программе лояльности. Сегментация поможет более персонифицировано работать с различными аудиториями и предлагать актуальную для них информацию — предметные сервисы каждому члену профсоюза индивидуально (путевки, страхование и пр.). Это реализовано при помощи рассылок в социальных сетях, электронной почты, смс-сообщений или информационных звонков.
В дальнейшем данные возможности можно использовать и для работы с членами профсоюза в целях организации системы экстренного оповещения. Так можно оповестить о важном собрании, выбрав любой канал коммуникации. Исходящие коммуникации также хранятся в истории взаимодействия в карточке члена профсоюза.
БАЗА ЗНАНИЙ
База знаний позволят организовать хранение информации для работы, для адаптации новых сотрудников. В настоящее время онбординг (от англ.onboarding— «введение, вхождение») можно автоматизировать и сделать процесс обучения новых сотрудников быстрее и эффективнее.
Так была создана система по онбордингу для профсоюза, сотрудников аппарата, председателей членских организаций, профактива, профмолодежи и т.д. Размещена правовая информация, регламенты, процедуры и другие необходимые для работы данные.
ИТОГИ
Внедряя Цифровой профсоюз Московский профессиональный союз работников физической культуры, спорта и туризма получил систему учета времени сотрудников аппарата, контроля и учета внутренних и внешних коммуникаций, ведения электронного документооборота. Благодаря цифровой системе управления в работу введены регламенты и оптимизируются внутренние процессы.
Это позволяет работать слаженно как единый механизм, где каждая часть взаимосвязана. Профсоюз360 представляет собой систему, куда входит единое рабочее пространство, сайт, мобильное приложение, система хранения и обработки информации и документов, внутренние и внешние коммуникации.
Был сделан новый сайт, который так же входит в единую систему Цифрового профсоюза. Он позволяет не только размещать информацию, но и сам является ее генератором за счет подгрузки тематических новостей с других ресурсов. На сайте представлена информация, касающаяся защиты трудовых прав, создания ППО, а также различные документы. Это позволяет со всех сторон информировать действующих и потенциальных членов профсоюзов, работодателей и сотрудников профсоюзного аппарата и популяризировать профсоюзное движение.
Разработана как внутренняя система обучения, основанная на Базе знаний, так и обучение внутри личного кабинета на сайте. Таким образом можно автоматизировать не только рабочий процесс, но и процесс обучения.