- Заказчик
- Профсоюз работников транспортной безопасности начал свою деятельность в 2019 году, а к концу 2020 профсоюз стал крупнейшей общественной организацией в сфере транспортной безопасности.
- Задача
- Необходимо полностью автоматизировать работу аппарата и организовать членский учет.
Первичные профсоюзные организации работают со взносами от членов профсоюза, которые помогают организации осуществлять ее деятельность. Сюда входит помощь членам профсоюза, защита их прав, организация обучения и мероприятий и другие нужды. И эти взносы необходимо учитывать, а чем их больше, тем сложнее это делать стандартными методами. Система для учета взносов должна позволять быстро фильтровать информацию и находить нужное.
Внедряя Цифровой профсоюз, мы уделили большое внимание системе учета взносов и автоматизации процессов в Межрегиональном профессиональном союзе работников транспортной безопасности, где организовывался централизованный учет в рамках всех ППО.
Цель:
Полностью автоматизировать работу аппарата, а также учет членов профсоюза и увеличить количество членов профсоюза к концу 2021 года.
Задачи:
- разработать процесс, который позволяет быстро сверять членские взносы за определенный период времени и видеть кто оплатил или наоборот не оплатил взнос;
- автоматизировать работу аппарата;
- организовать электронный учет членов профсоюза, синхронизировать его с 1C;
- создать инструмент управления и анализа для руководства;
- организовать работу как с существующими, так и с потенциальным членами профсоюза;
- организовать работу с профоргами ТОП и ППО в части проведения собраний и своевременного избрания делегатов на съезды;
- организовать внутренний документооборот (регистрация, направление писем исполнителям, отметка исполнений)
Начальный этап:
Для того, чтобы провести правильное внедрение, нужно основательно подготовиться. Поэтому сначала мы провели брифинг, определили основные цели внедрения, как работает организация сейчас и какие проблемы в работе существуют.
В качестве основы для внедрения мы выбрали облачное решение Битрикс24, которое не только наиболее доступно, но и обладает понятным и простым интерфейсом.
В начале внедрения мы настроили структуру организации, нужные поля и пригласили сотрудников. Для 5 категорий пользователей были настроены права доступа. Теперь каждая категория видит и работает с той информацией, которая соответствует его должности.
Учет членских взносов:
Главная задача, которую перед нами поставил клиент - разработать процесс, в котором будет возможность сверять членские взносы всех членов профсоюза за определенный период времени. Нужно, чтобы можно было быстро отфильтровать данные, увидеть кто оплатил взнос, а кто нет.
Изначально мы решили за основу взять бизнес-процессы и на основе них построить всю дальнейшую работу со взносами. Но тут возникла проблема - бизнес-процессы не позволяют обрабатывать и удобно представлять такое количество информации. В месяц обрабатывается около 100 взносов. Было решено использовать другое решение для разработки процесса, который позволил бы обрабатывать и предоставлять данные вне зависимости от их количества.
Так мы начали разрабатывать скрипт по обработке файла и загрузке обработанных данных на портал как сделки. На основе данных в файле создаются сделки, куда подгружается контакт по ИНН, указанном в файле. По каждому члену профсоюза можно увидеть сумму платежа и дату. При необходимости можно отфильтровать всю базу членов профсоюза и выгрузить именно тех, кто не оплатил взнос. Также можно фильтровать тех, кто оплатил взносы в нужный период, посмотреть, когда был первый или последний взнос во вкладке “Сделки”.
Профсоюзный маркетинг:
Для профсоюзных организаций очень важна информационная составляющая. Необходимо информировать всех действующих членов профсоюза, а также других заинтересованных лиц о новостях и мероприятиях, используя при этом различные каналы. Для этого уже используется не только сайт, но и электронные письма, а также рассылки в социальных сетях.
Организация до внедрения использовала в качестве приложения для телефонии Mango Office поэтому мы настроили Битрикс24 для того, чтобы все правильно работало. В дальнейшем для телефонии можно настроить информационные аудио-звонки.
Сейчас у многих есть страницы в социальных сетях, где удобно не только читать новости, но и общаться. Поэтому мы настроили возможность отправки сообщений как через социальные сети, так и через мессенджеры. Если пользователь сам начал диалог, то в дальнейшем он сможет получать информационные сообщения прямо в переписке там, где ему удобно.
Это помогает организации ускорить доставку контента и охватить большее количество людей. Кто-то предпочитает получать информацию через электронную почту, кому-то удобно получать sms, кто-то как раз с большей вероятностью прочтет сообщение в социальной сети. Использование всех этих каналов позволяет быть на одной волне со всеми членами профсоюза и находить к каждому свой эффективный подход.
Результаты:
Мы создали скрипт обработки документов, который позволяет быстро фильтровать и просматривать данные по членским взносам. Ответственный всегда может быстро посмотреть данные, увидеть кто и когда оплатил взносы, а кто нет.
На основе технического задания все внутренние процессы были оцифрованы и максимально автоматизированы. Настроены бизнес-процессы для счетов на оплату, заявлений на отпуск и командировку, выплат материальной помощи и выдачи денежных средств.
Были настроены бизнес-процессы для счетов на оплату, заявления на отпуск, заявления на командировку, выплат материальной помощи и выдачи денежных средств. Организован электронный документооборот для исходящих документов. Сотрудники могут проконтролировать движение и обработку документов и быстро совершить с ними нужные действия.
Электронный учет членов профсоюза синхронизирован с 1C, что позволит быстро обмениваться данными между Битрикс24 и 1C. Также были настроены бизнес-процессы для автоматизации работы сотрудников аппарата.
Мы настроили группы и задачи для того, чтобы можно было осуществлять проектную работу и быстро отслеживать эффективность. Работа в группах позволяет держать под контролем сроки и ход работы, а также упрощает процесс коммуникации между сотрудниками, работающими над одной задачей. Для отслеживания эффективности источников трафика мы подключили их к Битрикс24 и настроили utm-метки.
Созданная цифровая среда позволяет работать вместе вне зависимости от местонахождения сотрудников. Можно не только обмениваться сообщениями и комментариями, но и совершать простые и видеозвонки.
За счет объединения всех источников коммуникации в одном месте оптимизируется время работы. Больше не нужно постоянно проверять сообщения и комментарии в социальных сетях или вручную настраивать рассылки. Все это можно сделать с Битрикс24 и сохранить историю коммуникации в системе.
Внедрение Цифрового профсоюза помогает организации увеличить лояльность. Ведь увеличивается скорость обработки обращений, скорость доставки контента и в целом организация начинает более свободно и эффективно пользоваться различными каналами.