Безболезненный для бизнеса уход сотрудника в отпуск. Ответственная передача дел

Заказчик

Отдел разработки ITGRADE.

Задача

Автоматизировать уход сотрудника в отпуск.

Уход сотрудников в отпуск - это часто стресс для бизнеса, его команды и клиентов. К сожалению, немногие компаний имеют чёткие стандарты этого процесса: они прописаны в корпоративных документах, но в рабочих реалиях редко выполняются в должном виде.  

В нашей компании мы решили эту проблему и создали RPA-процесс, помогающий сотрудникам корректно передавать коллегам проекты на время их отпуска.

Какие задачи решает:

• руководитель в автоматическом режиме контролирует ход выполнения поставленных задач перед уходом сотрудника в отпуск;
• формирование чёткого алгоритма передачи дел коллегам;
• удобный формат автоматической подгрузки необходимых шаблонов;
• удержание концентрации сотрудника до момент наступления отпуска;
• возложение ответственности на исполнителя за выполнение каждого из этапов;
• уведомление коллег об уходе в отпуск.

Весь процесс происходит в канбане. Здесь заявка проходит чёткое формирование по стадиям, а все этапы подтверждения видны наглядно.  

Когда наступает время ухода сотрудника в отпуск (согласно графику отпусков), специалист сам запускает бизнес-процесс. Первым делом он выбирает необходимую дату своего отпуска.

Формируется карточка, которая уже идёт по определённым стадиям. Стоит отметить, что система очень адаптивна – можно прописать любые стадии индивидуально под компанию, чтобы удовлетворить все потребности бизнеса или каждого из его отделов. 

Переходя по стадиям, сотрудник нажимает кнопку “Подтвердить”, тем самым беря на себя ответственность за выполнением задачи. Робот в автоматическом режиме присылает уведомление и подробно описывает, что необходимо выполнить на данной стадии.

Карточка проходит по всем стадиям и на финише, когда уже принимается решение о подписании приказа, руководитель видит весь процесс. Можно проследить насколько ответственно сотрудник передал дела, корректно ли оповестил клиентов и когда провёл планёрку с командой. 

По окончании бизнес-процесса робот отправляет оповещение в живую ленту Битрикса24, с информацией о времени отсутствия коллеги и возможность пожелать приятного отдыха.

Как итог – собственник бизнеса уверен, что не потеряет клиентов, коллеги не рвут на себе волосы от некорректной передачи проектов, а сотрудник со спокойной душой наслаждается отпуском на берегу моря, любимой даче или за просмотром сериалов, без необходимости судорожно поглядывать на телефон.