- Заказчик
- Строительная компания с офисами в более чем десяти городах по всей России и большим штатом сотрудников
- Задача
- Создать единую систему управления бизнес-процессами компании и повысить эффективность ее работы
В компанию DD Planet обратилась строительная компания с большим штатом, разбросанным по более чем десяти городам России. Такая широкая география бизнеса подразумевает хорошей координации всех ее офисов, поэтому заказчику требовалось автоматизация деятельности и цифровизация принятых внутри бизнес-процессов.
Основными целями проекта стали создание единой системы управления бизнес-процессами компании и повышение эффективности ее работы.
Для автоматизации работы был выбран фреймворк Битрикс24. Перед нашими разработчиками стояла задача реализоватьописанные клиентом бизнес-процессы в рамках Битрикс24 и интегрировать ее с внутренней системой клиента – Active Directory.Также нужно было настроить автоматическое создание периодических задач по отчетам и обучить руководителей организации работе с бизнес-процессами.
Сложности
При разработке команда DD Planet столкнулась с некоторыми сложностями. Так, заказчик работал с Jira, системой управления задачами, а не процессами. Работа в Битрикс24 отличается от Jira тем, что Битрикс24 устроена по алгоритмической системе – задачи создаются внутри процессов и переходят между сотрудниками в точной последовательности. Из-за этого команде заказчика было сложно перейти на новую систему.
Чтобы обеспечить плавный переход с привычной Jira на новую систему, мы обосновали выгоду Битрикс24 и мотивировали сотрудников компании работать в новой системе.
Кроме Jira клиент использовал 1С:ERP. Отдельно оба ПО обеспечивали нужды клиента, однако они не были интегрированы между собой и у команды не было возможности настраивать рабочие процессы и отслеживать задачи в одном окне. Это приводило к тому, что руководители не видели, на ком стоит задача и на какой стадии находится ее выполнение.
Технологии
Чтобы описать бизнес-процессы в виде схем, использовался внутренний функционал Битрикс24 – “Дизайнер бизнес-процессов”. Также в процессе работы оказалось, что функций коробочной версии мало для достижения поставленных задач – специалисты DD Planet дописали недостающий программный компонент на базе API и дополнительную PHP-activity.
Что было сделано
Перед началом работ совместно с аналитиком строительной компании наши специалисты систематизировали бизнес-процессы и согласовали порядок работ. Аналитиком были подготовлены схемы существующих в компании бизнес-процессов, разработчики их систематизировали – в итоге получилось 54 процесса. Их разбили на отдельные недельные спринты, в каждый из которых вошло от 2 до 5 процессов.
Когда был готов каждый отдельный блок, мы проводили его видео-демонстрацию для руководителей отделов. Благодаря постоянной обратной связи, команда разработки быстро фиксировала и вносила все необходимые изменения. Утвержденные блоки переносились на бой, и клиент сразу же начинал с ними работать.
Заказчику было важно в реальном времени отражать изменения в структуре компании, поэтому в Битрикс24 был добавлен раздел “Структура компании”, интегрированный с Active Directory. Также разработчики настроили почтовый сервер и опцию “Отправка почтовых уведомлений”.
В процессе реализации проекта исходное ТЗ менялось по мере того, как клиент уточнял работу бизнес-процессов в Битрикс24. Оказалось, что часть изначально продуманных схем работала некорректно.
К примеру, когда один процесс оказывался продолжением другого, его было бы удобно просматривать в одном окне – поэтому их объединяли в один процесс. Часть других процессов, напротив, было решено разделить для корректного решения их задач.
В результате было получено 56 бизнес-процессов. Их можно разбить на категории в зависимости от задач, которые они решают: контроль качества, бухгалтерские операции, смета, закупки, формирование внутренней документации, общение с заказчиками, формирование графика работ, участие в тендерах и т.д.
Бизнес-процессы приема и увольнения сотрудников
Бизнес-процесс «Исполнение заявок ИТ»
В процессе разработки выяснилось, что для некоторых процессов не хватает готового функционала коробочной версии. Поэтому некоторые решения были написаны с нуля.
Наследование данных. Если один процесс затрагивал несколько задач, при закрытии одной из них прикрепленные к ней комментарии могли потеряться, а исполнители – не увидеть полной картины задачи. Для решения этой проблемы был реализован микрокомпонент – ссылка в теле каждой задачи, при клике на которую открывается отдельное окно – в него и подтягиваются все комментарии и информация по процессу.
Динамические права доступа к папкам. При создании бизнес-процесса автоматически создается привязанная к нему папка с документами, доступ к которой есть у всего отдела. С помощью разработанной PHP-activity руководитель может открыть сотруднику доступ только к папкам с теми бизнес-процессами, к которым он привязан ответственным.
Автозапуск. Благодаря этому решению информация о предыдущем процессе автоматически переходит в новый. Так, все данные из процесса “Участие в тендере” после его завершения перейдут в “Согласование договоров”.
ID бизнес-процессов. Клиент может быстро найти соответствие задач и процессов с помощью года и ID процессов, добавленных в название каждой задачи. Адрес задач выглядит так: 2022/порядковый номер процесса/название этапа процесса.
Отчеты. Было настроено автоматическое создание отчетов в конце определенных периодов. Так, в конце каждого месяца руководители всех отделов компании получают автоматическую задачу от генерального директора – например, проанализировать затраты или создать список всех упоминаний компании в медиа.
Параллельно с разработкой наши специалисты обучали клиента работе с оцифрованными бизнес-процессами. По мере реализации процессов проводились показы, которые записывали на видео и использовали в качестве обучающих материалов для остальных сотрудников.
Результаты
В рамках проекта было автоматизировано 56 бизнес-процессов компании. Сократилось время на выполнение задач и число рутинных процессов, благодаря чему работа сотрудников оптимизировалась и повысилась общая эффективность.
Разработчики DD Planet не только успешно внедрили в работу строительной компании Битрикс24, но и модернизировали готовые модули платформы и дописали недостающие решения. Мы также помогли клиенту усовершенствовать перечень и схемы процессов заказчика.