Цифровой профсоюз на базе Битрикс24 в МООПРЗ РФ
- Заказчик
- Московская областная организация профсоюза работников здравоохранения РФ насчитывает более 82 000 членов профсоюза. В нее входит 47 местных и 204 первичных профсоюзных организаций.
- Задача
- Цель: Создать для организации комфортную рабочую среду, позволяющую легко выполнять рабочие задачи, взаимодействовать с действующими членами профсоюза и привлекать новых.
Сколько проблем можно решить, если заменить привычные бумажные документы на электронные. Если раньше не существовало альтернатив, то сейчас существуют инструменты, облегчающие и совершенствующие процесс работы с документами.
К нам обратилась Московская областная организация профсоюза работников здравоохранения РФ для того, чтобы не только решить сложности, связанные с обработкой и контролем документов, но и чтобы цифровизовать свои внутренние процессы. Электронный документооборот и оптимизация работы существенно ускоряют работу организации.
Цель:
Создать для организации комфортную рабочую среду, позволяющую легко выполнять рабочие задачи, взаимодействовать с действующими членами профсоюза и привлекать новых.
Задачи:
- создать удобную систему электронного документооборота;
- создать пространство для хранения информации;
- организовать внутренние и внешние коммуникации;
- облегчить работу организации, снять рутинные задачи с сотрудников аппарата;
- провести обучение для сотрудников, которое поможет полноценно использовать функционал Битрикс24.
Почему понадобилась цифровизация
Для успешной работы необходимо, чтобы все процессы организации обновлялись и совершенствовались. Каждый год появляются как новые способы работы, так и новые требования. Сейчас переход на тот же электронный документооборот уже не тренд, а необходимость, так как все больше и больше организаций используют именно его. А даже одно изменение требует того, чтобы вся остальная работа соответствовала.
Поэтому было принято решение о внедрении Цифрового профсоюза, который помогает профсоюзным организациям оптимизировать процессы и использовать больше инструментов для взаимодействия с существующими и потенциальными ленами профсоюза.
Как начинается внедрение Цифрового профсоюза
Наша главная задача - услышать всех, кто будет работать в Битрикс24. Мы не изобретаем колесо и не пытаемся кардинально изменить привычную работу. Внедрение Цифрового профсоюза является возможностью помочь организовать работу удобнее для всех и сделать меньше нагрузку за счет снижения количества однообразных задач, которые можно автоматизировать.
Для того, чтобы начать внедрение мы составляем план, внимательно изучаем то, как работает организация, ее потребности и пожелания к будущему функционалу. Без этого этапа внедрение нельзя будет считать успешным, ведь оно должно быть сделано для людей, а не для того, чтобы просто было.
Базовые настройки портала
Чтобы осуществить намеченные планы было выбрано коробочное решение Битрикс24. Наиболее оптимальным пакетом внедрения для обкомов является ПРОФ+, который отвечает нуждам средних профсоюзных организаций.
Порядок в работе начинается с деталей. Перед тем, как приглашать на портал сотрудников мы произвели базовые настройки. Всего было приглашено 30 сотрудников, которым затем провели обучение.
Мы настроили структуру организации и разграничили права доступа. Это позволяет снизить информационную нагрузку на сотрудников, так как обилие общей информации и задач может сбивать с толку и затруднять концентрацию на своих делах. С настроенными правами доступа каждый будет видеть и работать только с той информацией и задачами, которые им нужны.
Работа с обращениями
В Битрикс24 есть возможность настраивать карточки лидов и контактов, а также создавать фильтры. Именно это и делает данную систему подходящей не только для бизнеса, но и для НКО. Так можно настроить как отображение типовых полей, так и создать новые в зависимости от задачи.
Документы внутри Битрикс24
Чтобы можно было быстро и удобно работать с документами мы настроили типовые шаблоны документов, позволяющие быстро генерировать нужные документы.
Также были настроены шаблонные бизнес-процессы, которые для удобства были скрыты из ленты новостей.
Чтобы хранить и обмениваться документами был настроен Диск. Еще в Битрикс24 предоставляет возможность прямо внутри системы редактировать и создавать файлы, которые тоже будут оставаться на Диске.
Группы для организации информации
Для обмена информацией были созданы тематические группы. Этот способ оказался наиболее удобным для организации. Там по мере необходимости в Новостях создаются записи с нужной информацией. Каждый может ознакомиться с ней, оставить комментарий и обсудить новость.
Внешние коммуникации
От того, насколько быстро обрабатываются обращения от членов профсоюза зависит то, как они оценивают саму организацию и хотят ли обращаться в нее в дальнейшем. Если ответа приходится ждать долго, то человек просто перестанет доверять и считать, что ему помогут.
Чтобы решить эту проблему мы настроили инструменты внешней коммуникации. Сюда входят социальные сети, мессенджеры и чат. Что касается соцсетей и мессенджеров, то были подключены Вконтакте и Telegram, как наиболее частые площадки для обращений. Теперь все сообщения приходят не только туда, но и автоматически попадают в Битрикс24. Так ответственный за обработку обращений сотрудник сможет сразу же быстро их увидеть, определить целевое ли обращение и ответить на него.
Для сайта была подключена CRM-форма для того, чтобы ускорить обратную связь. Так, заходя на сайт, человек может быстро найти форму и заполнить ее, а все данные попадут в CRM.
Автоматизация и работа с CRM
Были настроены 2 отчета для CRM в конструкторе отчетов, а также настроены экраны отчета в категориях Лиды. Для того, чтобы ничего не упускать настроены роботы контроля лида, которые уведомляют о просроченной стадии.
Что в итоге
Было создано единое рабочее пространство для профсоюзной работы. Автоматизирована работа аппарата, настроены отчеты и шаблоны документов. Все это позволило ускорить внутренние процессы организации и снизить возможность ошибок и нарушения сроков.