Битрикс24 в сфере строительных и отделочных услуг

Заказчик

Компания занимается строительством – отделкой различных помещений (от гаражей до крупных производственных зданий).

Задача

Автоматизация бизнеса (подробнее - в тексте кейса).

О проекте

Компания занимается строительством – отделкой различных помещений (от гаражей до крупных производственных зданий). Осуществляют такие работы как:

• Штукатурка
• Стяжка
• Пром. полы
• Покраска
• Общ. работы и др.

До обращения в нашу компанию вся работа велась в Excel, внутри которого менеджеры терялись в большом количестве информации по заказам – не было понятно, на каком этапе находится проект и что необходимо для продвижения заказа дальше.

Руководство компании еще до обращения к нам попыталось внедрить Битрикс24 с другими подрядчиками, которые не смогли закрыть их проблемы и по итогу ничего не поменялось в их работе – менеджеры так и работали в Excel и далее терялись в объеме не сконструированной информации.

Руководителей не омрачил тот факт, что другой подрядчик настроил им не совсем то, чего они ожидали и зная, что продукт Битрикс24 им все же может помочь, решили обратиться к нам в Студию Profi. 

Задачи

• Настроить этапы ведения проектов (заказов), начиная с замера и заканчивая получением полной оплаты и закрывающих документов;
• Настроить автоматизацию для каждого этапа – сбор информации с участников, автоматический перевод по стадиям, когда вся нужная информация собрана;
• Настроить удобное отображение сотрудников, от которых ожидается информация на каждом этапе;
• Настроить возможность просмотра замеров, планируемых и фактических графиков работ на календаре;
• Настроить отправку бригадиром ежедневных отчетов по работе на объекте и сохранение этих отчетов в Битрикс24;
• Реализовать процесс по закупке необходимых материалов для работы на объекте – планирование закупки, уведомления о поставке.
• Разработать индивидуальный отчет по плану затрат, факту затрат и автоматическому вычислению плановой и текущей рентабельности.

Что мы сделали

1. Настройка коробочной версии Битрикс24 и базовая настройка портала

Развернули коробочную версию Битрикс24 – она позволяет выполнить максимальную автоматизацию бизнеса и кастомизировать систему «под себя».

2. Ведение заказа по этапам

С учетом специфики работы настроили воронку по ведению заказов – от выявления потребностей и записи на замер до получения полной оплаты и актов.

3. Настройка карточки товара

Каждой роли (менеджер / замерщик / сметчик / юрист / финансовый директор / бригадир / директор) настроили свою карточку, где каждый видит только те данные, которые должен видеть или обязан заполнять – все лишнее скрыто.

При этом каждый участник, который должен заполнить данные, получает «дело», в котором расписано что ему нужно заполнить для продвижения заказа далее по воронке.

4. Возможность записи на замер

Настроили запись на замер, где удобный планировщик покажет какие замерщики и в какое время уже заняты и какое время у них свободно.

5. Занесение данных по замеру с телефона

Замерщик получает задание на замер, в котором обязательно заполняет нужные данные и фотографии объекта. 

6. Карточка данных замера

Все заполненные замерщиком данные попадают в отдельную карточку, к которой в последствии обращаются и другие участники процесса.

7. Видимость карточки замера из заказа

Замер хранится в карточке самого заказа – это удобно для дальнейшего быстрого поиска данных.

8. Календарь замеров

Все замеры можно увидеть на календаре с указанием вида работ и адреса.

9. Занесение данных по графику

Менеджер заносит плановый и фактический график работ в карточку заказа. Сами графики аналогично можно увидеть в последствии на календаре.

10. Данные на отправку в работу

При отправке проекта в работу, специалист заносит все нужные данные – график, объемы работы, комментарий. 

Бригадир до начала работ, в свою очередь, проставляет информацию о проверке оборудования, инструментов.

11. Ежедневный отчет бригадира с телефона

Бригадир отправляет ежедневно отчеты с мобильного телефона с возможностью отправки запроса на доставку материалов.

12. Карточка отчета бригадира

Все заполненные бригадиром в отчете данные попадают в отдельную карточку, к которой в последствии обращаются и другие участники процесса.

13. Видимость всех отчетов из карточки заказа

Какие работы выполнила ваша бригада в течение дня? Теперь это можно просматривать прямо внутри заказа.

Ежедневно, еженедельно или в любой другой момент менеджер проверяет заполняемость и контролирует процесс.

14. Внесение данных по оплатам

Участники подтверждают наличие подписанного договора и сканов, получение аванса, а при закрытии работ – актов и постоплаты.

15. Процесс по закупкам

Сотрудники могут вносить данные о требуемых закупках в рамках заказа и далее вести закупку по воронке. На этой воронке они планируют, далее ожидают и указывают о доставке требуемых материалов. 

Аналогично замерам и отчетам бригадира, теперь менеджеры и руководители просматривают все новые, планируемые и доставленные закупки внутри заказа.

Бригадиры получают автоматические уведомления о планируемой и фактической доставке. А также видят все доставки у себя на календаре.

16. Финансовый отчет

Реализовали с нуля индивидуальный отчет по планируемым и фактическим доходам и расходам (на материалы, ЗП сотрудникам и т.д.). 

В этом же отчете автоматически рассчитывается планируемая и фактическая рентабельность.

Обучение работе с Битрикс24

Внедрение новой системы невозможно без обучения сотрудников. Для начала мы познакомили всех сотрудников с основным функционалом Битрикс24 (работа с лентой новостей, задачами, чатами и звонками, диском, календарями, группами). 

Далее провели обучение для по работе с CRM для менеджеров, замерщиков, сметчиков, бригадиров, юриста, финансового директора.

Наша компания Студия Profi успешно работает с данным заказчиком по сей день. Сейчас осуществляем техническую поддержку портала: консультируем по любым вопросам, реализовываем новые доработки и автоматизации.

Наиболее востребованный функционал Битрикс24 у сотрудников:

• CRM.
• Задачи.
• Чаты.
• Группы.
• Индивидуальный финансовый отчет.

Итоги проекта

1. После внедрения Битрикс24 менеджеры ведут свои заказы по воронке, начиная от замера и заканчивая получением полной оплаты и актов – заказы не теряются, имеется полная картина.
2. Руководители, менеджеры, бригадиры и др. участники могут на календаре просматривать графики замеров, работ, закупок.
3. Бригадир отправляет ежедневно отчеты о своей работе с мобильного телефона.
4. Все участники процесса: менеджер, замерщик, сметчик, юрист, финансовый директор, бригадир вносят каждый свои данные на всех этапах – при этом удобно смотреть от кого и на какой стадии ожидаются данные.
5. Заказ автоматически меняет стадию с уведомлением, как только все нужные обязательные данные внесены.
6. Все данные по оплатам от клиента и затратам на проект можно вносить в финансовый отчет, который прикреплен к каждому заказу. Рентабельность рассчитывается автоматически.