Как «Саратовтепломонтаж» за месяц ускорил обработку заявок на 40% с Битрикс24

Заказчик

Производственное предприятие «Саратовтепломонтаж»

Задача

Настройка единой системы для работы с заказами и задачами на предприятии.

В промышленном производстве, где каждая задача требует четкой координации между отделами, даже небольшие сбои в коммуникации могут привести к серьезным последствиям. С такой проблемой столкнулся «Саратовтепломонтаж» — предприятие, специализирующееся на строительстве и ремонте теплотехнического оборудования. В кейсе поделимся подробностями о том, как за один месяц «Логема» наладила систему управления производственными процессами, что позволило:

• Автоматизировать согласование документов между отделами;

• Создать прозрачную систему контроля исполнения задач;

• Внедрить структурированные воронки продаж для разных услуг предприятия;

• Объединить все бизнес-коммуникации в единой системе.

Результат: компания перешла от разрозненного управления через мессенджеры и таблицы к централизованной системе, где каждый сотрудник может видеть актуальный статус задач, а руководство — получило инструмент для эффективного контроля всех процессов.

Пара слов о клиенте и задаче 

«Саратовтепломонтаж» — производственное предприятие с узкой специализацией в области промышленного строительства и ремонта теплотехнического оборудования. Компания работает с крупными заказчиками, среди которых есть известные бренды, например, «Технониколь» и турецкий производитель стеклотары «Русджам». До внедрения Битрикс24 у предприятия были следующие проблемы в рабочих процессах:

• Отсутствие единой системы управления проектами — вся работа велась через WhatsApp, Excel-таблицы и телефонные звонки;
• Отсутствие единой системы документооборота — согласования между отделами затягивались;
• Сложность контроля выполнения задач, что вело к возникновению риска просрочки и потерям важной информации;
• Непрозрачность процессов и невозможность оперативно отследить статус работ.

Все эти проблемы вели к отсутствию структурированных процессов продаж по разным направлениям деятельности.

“В какой-то момент мы поняли, что невозможно эффективно выстраивать и контролировать рабочие процессы, с помощью WhatsApp и Excel-таблиц. Сроки по задачам срывались, а контролировать процессы становилось все сложнее. После анализа различных CRM-систем, включая 1С УНФ и отраслевые решения, руководство предприятия выбрало Битрикс24. Основная причина выбора — гибкость платформы, возможность настроить систему под специфические потребности промышленного предприятия.“

Азиз Алиев,
мастер строительных работ в «Саратовтепломонтаж»

Процесс решения задачи

Для трансформации процессов управления в структурированную систему компании требовалось комплексное решение. В течение месяца команда «Логемы» настроила основные бизнес-процессы в Битрикс24, автоматизировав работу отдела ПТО, снабжения и бухгалтерии. Особое внимание уделялось созданию прозрачной системы согласований и контроля задач.

После анализа потребностей компании, руководство сфокусировалось на трех ключевых направлениях автоматизации.

1. Структурирование процесса продаж

Каждая воронка имеет свои уникальные этапы и поля, отражающие специфику направления

• Настроены четыре воронки продаж: «Холодный и горячий ремонт», «Изготовление металлоконструкций», «Услуги плазмореза» и «Аренда спецтехники»;
• Создан реестр для учета и продажи неликвида.

2. Автоматизация документооборота

Ключевым элементом стала автоматизация процесса согласования документов. Настроен двухэтапный бизнес-процесс.

 Пример настроенного процесса согласования документа

Как этот процесс выглядит на практике: 

• Сотрудник прикрепляет документ (КП или договор) в карточку сделки;
• Система позволяет сотруднику начать старт процесса согласования и отправить уведомление об этом главному инженеру (с дедлайном до двух дней);
• После одобрения документ направляется директору;
• Результат согласования (положительный или отрицательный) фиксируется в карточке сделки;
• При отклонении документа система запрашивает причину, которая сохраняется в истории.

Для бухгалтерии настроены автоматические задачи по формированию счетов и актов. Начальники участков получают уведомления о новых проектах и напоминания о закрытии табеля. Все процессы синхронизированы: завершение одного этапа автоматически запускает следующий.

По итогу, компания получила полностью автоматизированную систему с четким процессом согласования, контролем сроков исполнения, автоматическим созданием задач для бухгалтерии и мгновенным информированием всех участников процесса о статусе документов.

“На практике  переход на экосистему Битрикс24 —  это переосмысление рабочих процессов. Когда руководитель видит, что согласование документов происходит без задержек, каждый сотрудник точно знает свои задачи, а все процессы прозрачны – это качественно новый уровень управления бизнесом. В случае с «Саратовтепломонтажем» мы создали систему, которая не просто ускоряет работу, а исключает саму возможность потери важной информации или срыва сроков.“

Екатерина Никульшина,
руководитель отдела автоматизации процессов в компании «Логема»

3. Оптимизация рабочих процессов

• Настроены автоматические задачи для начальников участков;
• Внедрена система контроля исполнения задач с автоматическими напоминаниями.

Кроме того, было проведено обучение сотрудников работе в новой системе, что позволило быстро перейти от разрозненных инструментов к использованию единого сервиса для управления бизнес-процессами.

Заключение

За месяц работы система Битрикс24 помогла предприятию «Саратовтепломонтаж» преодолеть ключевые проблемы в управлении бизнес-процессами. Компания получила централизованную платформу, где каждый сотрудник видит актуальный статус задач, а все коммуникации происходят в едином пространстве:

• Автоматизация процессов согласования документов повысила прозрачность контроля задач, сократив время на рутинные операции на 30%; 
• Теперь каждый документ проходит четкий путь от создания до утверждения за 2–3 дня, а все участники процесса своевременно получают уведомления о необходимых действиях. Этот подход ускорил обработку заявок на 40%.

В ближайшей перспективе компания планирует расширить использование Битрикс24 на все отделы. Это позволит создать единую систему планирования работ, где руководство будет видеть загрузку каждого сотрудника.

Первый месяц использования Битрикс24 показал, что компания движется в верном направлении. «Саратовтепломонтаж» получил масштабируемое решение, которое будет развиваться вместе с бизнесом, обеспечивая прозрачность процессов и эффективное управление задачами.

Перейти на сайт