Экономим на комиссиях с самозанятыми — как «Логема» разработала MVP «Свояработа.рф» за 6 месяцев

Заказчик

Компания «Своя работа»

Задача

Разработать платформу для работы с самозанятыми. Автоматизировать документооборот. Настроить интеграциию с ФНС.

В эпоху растущей популярности фриланса компании постоянно сталкиваются с необходимостью автоматизации работы с внештатными сотрудниками. В 2019 году в «Логему» пришла компания «Своя работа» с идеей создания сервиса, который упростил бы для юридических лиц и ИП расчеты и документооборот с самозанятыми. В 2021 году у компании появился постоянный партнер, работающий с самозанятыми, под индивидуальные потребности которого и был доработан сервис. Результатом стала платформа, которая не только упростила взаимодействие с исполнителями, но и позволила постоянному партнеру ООО «Своя работа» сэкономить значительные средства.

Предыстория

С какими проблемами сталкивается бизнес, когда начинает работу с самозанятыми? 

• Неадаптированность платформ для самозанятых к внутренним процессам бизнеса;
• Проблемы в согласовании скидок на комиссию с платформами для самозанятых;
• Сложности в документообороте и получении чеков от исполнителей;
• Трудности в координации большого количества самозанятых.

В чем сложности каждого из этих подходов? Любая сторонняя платформа для взаимодействия с самозанятыми работает по своему сложившемуся универсальному алгоритму, который редко учитывает индивидуальные потребности каждого клиента. 

С одной стороны, высокая комиссия может повлиять на рентабельность проекта и бюджет компании-заказчика, особенно в случаях, когда необходимо привлечь много исполнителей. С другой стороны, если компания-заказчик отказывается сотрудничать с платформой, она вынуждена вручную собирать и обрабатывать чеки. В этом случае есть риск потери чеков или ошибки при их обработке — это может привести к проблемам во время налоговых проверок.

Задача клиента

Перед «Логемой» клиент поставил задачу запустить сервис для работы с самозанятыми, на котором будут автоматизированы основные процессы: процедура оплаты выполненных работ, получение и обработка чеков. Нужна была функциональная и единая система для отслеживания статуса выполнения заданий и централизованного сбора заказчиком отчетных документов (чеков и актов). Вся отчетная документация по заказам должна была храниться долговременно и структурировано.

«Логема» предложила создание системы, которая:

• Оптимизировала процесс оформления отношений с новыми исполнителями;
• Легко адаптировалась под индивидуальные потребности крупного заказчика, который единоразово финансировал такую адаптацию за существенную скидку по ежемесячной комиссии;
• Экономила время менеджеров компании-заказчика.

“Отправной точкой создания сервиса для самозанятых «Своя работа» стали изменения в законодательстве в 2019 году. Мы увидели перспективу в новом законе о самозанятых и решили создать платформу для работы с подрядчиками, заодно сэкономив на комиссиях. От идеи до начала реализации прошло около трех месяцев, включая время на выбор подрядчика.

 

Запуск платформы с нуля состоялся в мае 2020 года, а уже в 2021 на платформу пришел крупный заказчик, что потребовало значительных изменений в функционале под индивидуальные особенности его работы. Процесс работы бизнеса с самозанятыми на практике выглядел иначе. Мы пересмотрели сценарии использования платформы и доработали функционал с учетом пользовательского опыта.“

 

Екатерина Хазова, 

юрист в компании «Своя работа»

Технический стек

Разработка сервиса «Своя работа» велась на платформе 1С-Битрикс. Однако в процессе работы команда «Логемы» пришла к выводу, что для систем со сложной бизнес-логикой Битрикс — недостаточно гибкое решение.

Почему? В ходе разработки выявился ряд существенных ограничений Битрикса.

Во-первых, отсутствие «взрослых» инструментов для эффективной командной работы. Платформа не предоставляла встроенные средства для управления миграциями базы данных. Это осложняло процесс синхронизации изменений и затрудняло развертывание обновлений на боевом сервере.

Во-вторых, недостаточная поддержка автоматического тестирования «из коробки»: отсутствие инструментов для создания и поддержки автотестов увеличивало риски и усложняло процесс контроля качества, не позволяло оперативно выявлять ошибки в работе сервиса и устранять их.

Особенности разработки

Кроме технической экспертизы требовалось проанализировать организацию процесса работы с внештатными сотрудниками, а также нюансы законодательства. 

Процесс работы над сервисом «Свояработа.рф» включал:

• MVP подход;
• Интеграцию с налоговой службой;
• Автоматизацию документооборота.

Стратегия развития платформы для работы с самозанятыми была разделена на три этапа:

• Создание базового функционала сервиса для работы с самозанятыми исполнителями на основе обратной связи от постоянного партнера ООО «Своя работа», взаимодействующего с самозанятыми исполнителями;
• Расширение возможностей: привлечение других компаний-заказчиков для работы с самозанятыми;
• Развитие платформы до полноценного маркетплейса.

Немного об MVP подходе

Команда «Логемы» предложила разработать MVP сервиса, который бы позволил клиенту быстро протестировать спрос и лучше понять потребности бизнеса в сегменте работы с самозанятым. 

Почему MVP? 

Во-первых, поэтапная разработка позволяет проверить жизнеспособность гипотезы и конкурентоспособность проекта. Все дальнейшие доработки можно проводить на основании пользовательского опыта, избегая дорогостоящих ошибок.

В-вторых, заказчик экономит бюджет за счет гибкого подхода к разработке — сервис с минимальным набором функций стоит дешевле и позволяет собрать обратную связь от пользователей и учесть их пожелания в дальнейшей разработке.

Интеграция с налоговой службой

Интеграция с налоговой службой по API — это отдельный квест, в котором нет стандартных схем «запрос-ответ», характерных для большинства веб-сервисов. Вместо этого используется асинхронная модель обмена данными, что усложняет интеграцию. Когда платформа отправляет запрос в налоговую службу, она получает только подтверждение о его регистрации с уникальным идентификатором. Время фактического ответа на запрос может быть от нескольких секунд до нескольких часов.

Разработчики «Логемы» реализовали асинхронный обмен данных следующим образом:

• Платформа формирует запрос к ФНС и отправляет его;
• Налоговая служба возвращает идентификатор запроса;
• Платформа сохраняет этот идентификатор и ставит задачу на проверку статуса запроса в очередь;
• Специальный сервис периодически опрашивает налоговую службу о статусе запросов из очереди;
• Когда ответ готов, сервис получает его и обрабатывает результат.

Для реализации этого механизма использовали систему управления очередями RabbitMQ. Это позволило организовать обработку большого количества запросов, не перегружая API налоговой службы.

Такой подход имеет ряд преимуществ:

• Устойчивость к сбоям: если сервис временно недоступен, запросы остаются в очереди и будут обработаны позже;
• Масштабируемость: можно легко увеличить количество очередей;
• Контроль нагрузки: ограничение количества одновременных запросов к API ФНС, чтобы избежать блокировок и обеспечить стабильную работу.

Кроме того, команда «Логемы» реализовала механизм повторной отправки данных, когда налоговая служба не отвечает или возвращает ошибку. 

Алгоритм формирования чеков в оффлайн работает следующим образом:

1. Отправляется синхронный запрос в налоговую на формирование чека; 
2. Если произошла ошибка запроса или превышено время ожидания ответа, создается оффлайн-чек;
3. Далее с некоторой периодичностью создаются запросы в ФНС для формирования полноценного чека. 

Для исполнителей периодически запрашиваются оффлайн-ключи. При необходимости сформировать оффлайн-чек объект запроса преобразуется с добавлением полей: 

• ID чека, который формируется на основе информации о чеке и оффлайн-ключа исполнителя;
• ссылка на чек в налоговой.

Кроме того, на сайте есть функционал для отрисовки оффлайн-чеков: twig-шаблон заполняется данными о чеке и исполнителе, затем полученный HTML рендерится и превращается в картинку, обрабатывается и сохраняется.

Вся система стабильно работает, а риск потери данных минимален.

Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота упрощает работу  с самозанятыми исполнителями. Команда «Логемы» разработала решение, которое автоматически генерирует и организовывает хранение документов.

Система автоматизации документооборота включает:

1. Автоматическую генерацию договоров:

• Индивидуальные договоры создаются для исполнителя на основе предварительно разработанных шаблонов;
• При генерации учитываются условия задания, сроки, стоимость и объем работ;
• Договоры автоматически заполняются актуальными данными исполнителя и заказчика.

2. Управление версиями документов:

• Отслеживаются все изменения в документах и сохраняется история версий;
• После внесения изменений в документе, автоматически создается новая версия с сохранением предыдущих.

3. Автоматическое формирование актов выполненных работ:

• После завершения задания генерируется акт выполненных работ;
• Акты автоматически связываются с соответствующими договорами и оплатами.

4. Интеграцию с бухгалтерскими системами:

• Реализована выгрузка данных о договорах и актах в системы учета;
• Платформа передает данные для формирования отчетных документов в 1С клиента.

5. Систему уведомлений и напоминаний:

• Автоматические напоминания участникам о необходимости подписания актов или внесения изменений в акты/договора;
• Уведомления о сроках окончания договоров или завершения работ.

6. Централизованное хранение и доступ к документам:

• Все документы хранятся в защищенном облачном хранилище с разграничением прав доступа;
• Реализован удобный поиск и фильтрация документов по различным параметрам.

Преимущества системы автоматизации документооборота:

• Сокращение времени и ресурсов на подготовку, обработку и хранение документов;
• Исключение ошибок, связанных с человеческим фактором;
• Выстроенный процесс работы заказчиков и исполнителей.

 Текущая функциональность платформы

Результаты и выгоды для клиентов платформы «Своя работа»

Создание MVP и постепенное наращивание функциональности позволили клиенту быстрее начать получать выгоду от системы и корректировать планы развития на основе реального опыта использования. Приоритет следует отдавать функциям, которые непосредственно влияют на экономию средств и оптимизацию работы. Кроме того, при работе с финансовыми данными и персональной информацией важно учитывать все аспекты законодательства и обеспечивать надежную защиту данных. 

Чего мы смогли добиться, внедрив MVP:

1. Существенная экономия на комиссиях для постоянных партнеров клиента, которые единоразово профинансировали доработку платформы под свои индивидуальные потребности;
2. Полная автоматизация процессов, связанных с документооборотом — ранее сотрудники компаний-заказчиков тратили много времени на ручной сбор чеков и оформление документов. Теперь эти процессы полностью автоматизированы, что привело к существенному снижению нагрузки на персонал;
3. Организация взаимодействия с исполнителями-самозанятыми за счет удобного и интуитивно понятного интерфейса. Это не только повысило удовлетворенность самих исполнителей, но и позволило компании привлекать новых квалифицированных специалистов, укрепляя свои позиции на рынке труда.

“Для ООО «Своя работа» особо ценным является предложенный «Логемой» потенциал масштабируемости созданного решения. Разработанная платформа не ограничивается только нуждами постоянных клиентов сервиса «Своя работа», но и открывает новые возможности для развития бизнеса, например, за счет привлечения на платформу других компаний, работающих с самозанятыми. Это стратегическое преимущество может стать основой для расширения бизнеса и выхода на новые рынки.

 

Наши инвестиции в разработку дружественной платформы для работы с самозанятыми, которая адаптируется под индивидуальные потребности заказчиков, не только окупились, но и создали прочный фундамент для дальнейшего развития и оптимизации бизнес-процессов как компаний-заказчиков, так и сервиса «Своя работа».“

 

Екатерина Хазова, 

юрист в компании «Своя работа»

Заключение

Опыт показал, что для сложных бизнес-систем необходимо использовать гибкие и современные технологии, позволяющие эффективно масштабировать проект. Разработка платформы для работы с самозанятыми демонстрирует, как правильно выбранный стек и подход к разработке может решить комплексные бизнес-задачи и принести значительную экономию.

“Наш опыт позволяет видеть подводные камни в реализации подобных проектов. Мы знаем, как правильно расставить приоритеты при ограниченном бюджете, чтобы система начала приносить пользу максимально быстро.

 

Многие компании, решившие создать подобные платформы, сталкиваются с двумя основными задачами: экономией на комиссиях и привлечением новых пользователей на свою платформу. Первую задачу решить относительно легко, а вот вторая требует серьезных усилий в области маркетинга и продаж, с чем многие не справляются.

 

Этот опыт позволяет «Логеме» предлагать клиентам более реалистичные и эффективные стратегии развития их платформ, фокусируясь в первую очередь на решении конкретных бизнес-задач клиента, а не на создании универсального решения для рынка.“

 

Сергей Горелов,
генеральный директор в компании «Логема»

Компании, разрабатывая подобные платформы, совершают одну и ту же ошибку. Они вкладывают огромные бюджеты в разработку полномасштабной системы с множеством функций, но в итоге реальную пользу и экономию начинает приносить лишь базовый функционал. Такую систему можно разработать за 1-1,5 месяца, и она уже позволяет экономить на комиссиях сторонних площадок. Мы в «Логеме» фокусируемся именно на таком подходе – быстро дать клиенту инструмент, который начнет приносить доход, а затем постепенно дорабатывать функционал.

Если ваша компания хочет выстроить процесс работы с внештатными сотрудниками, команда «Логемы» готова помочь в создании эффективного и экономически выгодного решения, адаптированного под ваши потребности и бюджет проекта.

Перейти на сайт