Фабрика идей: экосистема из 5 сервисов для внедрения улучшений на производстве

Заказчик

NDA

Задача

Предстояло разработать сервисы для внедрения улучшений на производстве

Это Атвинта. Уже 5 лет мы строим экосистему управления улучшениями на производстве. Нашим софтом пользуются мастера, инженеры, технологи и другие сотрудники промышленного холдинга. Читайте, как сервисы оптимизируют процессы на производстве.

О чем экосистема: внедрения с эффектом на 20 млрд руб

Наш клиент — производственная группа компаний, мировой лидер в своей отрасли. Во всех крупных промышленных холдингах работают фабрики идей, отделы рационализаторов и системы улучшений. Их цель — внедрять идеи и предложения, которые устранят потери, увеличат выручку, показатели выпуска и качества продукции.

Например, замена на более качественное сырье уменьшит процент брака. На больших масштабах такое нововведение будет приносить профит в сотни миллионов.

Лидеры рынка заявляют о суммарном эффекте таких внедрений — от 10 до 30 миллиардов рублей в год.  

Об экосистеме

Предлагать идеи могут абсолютно все сотрудники. Особенно поощряются идеи от линейного персонала — мастера, инженеры, технологи варятся в производстве и лучше остальных знают об узких местах.

При этом система окутана множеством бизнес-процессов и коммуникаций:

• сбор идей
• согласования
• выделение бюджета
• назначение ответственных
• поэтапное внедрение
• ежемесячный контроль за результатами
• подсчет эффекта в деньгах и производственных показателях
• и еще много всего :)

Еще одно усложнение — в каждой компании действуют свои регламенты внедрений. Например, у нашего клиента методология делится на несколько этапов, описаны свои чек-листы для каждого действия, а сами идеи заполняются по определенной форме.

От зоопарка инструментов к единому окну: почему решили делать свою экосистему

Надо постараться, чтобы приручить процессы в производственных улучшениях и фабрике идей. Компании решают этот вопрос по-разному. Например, может быть такой набор инструментов: бумажные бланки для идей, эксельки для подсчета, софт от вендора с выборочным функционалом, готовый таск-трекер.

Есть на рынке и вендоры с готовым продуктом, но здесь есть несколько проблем. Первая — у ПО очень специфичный набор функций, поэтому выбор сервисов небольшой. Вторая — бизнес-процессы настолько разнятся от компании к компании, что невозможно создать софт, который будет подходить предприятию на 100%.

Именно поэтому заказчик решил делать свою экосистему и отказался от готового решения. Например, одной из головных болей было отсутствие консолидированной отчетности по холдингу, потому в сервисе можно было вести только отдельные производства.

Важным приоритетом клиента была гибкость и возможность настраивать систему под себя.

Еще одна причина — объединение всех предприятий в едином софте. До этого каждая компания из группы использовала свой набор инструментов. А предприятий более 40. В итоге — хаос, сложно контролировать общую картину по внедрениям и отслеживать прозрачный результат.

Заказчик обратился к нам, чтобы навести порядок, собрать все процессы по улучшениям в одном пространстве и получить единую базу данных. Нам предстояло разработать экосистему сервисов, которая оцифровывает весь жизненный цикл внедрения идеи.

Собственная разработка с Атвинтой обошлась компании дешевле, чем подписка на коробочные решения.

Структура экосистемы: сервисы для управления внедрениями на производстве

Мы создали экосистему из 5 сервисов, которой сегодня пользуются 30 предприятий. Это широкий пласт сотрудников: от руководителей до сотрудников на производстве. Системой пользуются мастера, инженеры, технологи, директора, финансисты, эксперты по улучшениям и другие люди.

С нашей экосистемой заказчик перешел от разрозненных инструментов по всей группе компаний к единому цифровому пространству, которое закрывает все бизнес-процессы по фабрике идей и внедрению улучшений.

Сотрудники могут использовать как все продукты, так и отдельные сервисы. Мы обеспечили бесшовный переход от продукта продукту и единую авторизацию в них.

У экосистемы общая база данных, это делает сервисы гибкими и позволяет передавать информацию между ними. Любая сущность может быть использована в любом из 5 продуктов. Например, благодаря такому подходу пользователь может подать идею в мобильном приложении и система автоматически передаст ее в нужный сервис в зависимости от градации.

Экосистема включает 3 сервиса для подачи и внедрения улучшений, и 2 сервиса, которые закрывают вспомогательные задачи:

• фабрика идей (сервис для внедрения идей с эффектом менее 1 млн руб)
• сервис трансформационных предложений (сервис с расширенным функционалом для идей с эффектом более 1 млн руб)
• доска решения проблем (сервис, где сотрудники сообщают о проблемах на производстве)
• экспертное сообщество (сервис для запроса консультаций и сбора лучших практик)
• таск-трекер (новый продукт в разработке, где можно будет ставить задачи для ведения и контроля инновационных проектов)

Экосистема объединена мобильным приложением, где можно подавать идеи и сообщать о проблемах.

Этапы разработки: 5 сервисов за 5 лет

На старте сразу настроились на долгосрочное сотрудничество и масштабную разработку. Изначально заказчик обратился к нам, чтобы заместить иностранное ПО, но сразу попросил заложить гибкую архитектуру для развития продукта и создания экосистемы.

Над экосистемой работает отдельная фултайм команда, которая занимается доработками, техподдержкой и созданием новых продуктов.

1 этап. Импортозамещение

Первым сделали Сервис трансформационных предложений. Его мы разработали на замену американской программы, которую до этого использовал заказчик.

В софте не устраивало:

• недружелюбный интерфейс
• отсутсвие нужных функций, например, ведение группы компаний и выгрузка отчетов
• риск ухода ПО с российского рынка
• логика и функционал продукта не соответствовала процессам компании, а также юридическим и финансовым аспектам ведения бизнеса в РФ

Особенностью проекта стали огромные масштабы — десятки компаний и тысячи пользователей, которых нужно онбордить в экосистеме. Заказчик выставил дедлайн, до которого компании должны освоить софт, так что у нас в запасе было время для постепенного наплыва пользователей.

Сначала выпустили MVP и постепенно добавляли в него компании, параллельно шлифуя баги и докручивая функционал. Далее дорабатывали бэклог и раскатывали софт на все новые и новые предприятия. Сегодня в системе находится 30 компаний.

2 этап. Разработка Фабрики идей и Доски решения проблем

На втором этапе создали Фабрику идей и Доску решения проблем. При разработке этих сервисов опирались на первый продукт. У нас уже была механика регистрации сущности «идея», множество полезных фич (например, дашборды и сборка отчетов) и дизайн-система.

3 этап. Интеграция с мобильным приложением

Далее настроили мобильное приложение для удобной подачи идей и проблем. С ним сотрудники могут в любой момент отправить предложение, например, на обеде. Это особенно удобно для тех, кто находится на производстве.

4 этап. Соцсеть для производственников

Следующий продукт — Экспертное сообщество — профессиональная соцсеть и сервис консультаций для производственников. Здесь мы реализовали механики создания комьюнити и консультирования: заявки, чаты, коллы, топики, сообщества по темам, свой Ютуб и многое другое.

5 этап. Таск-трекер

Сейчас в разработке новый проект — корпоративный таск-трекер. Для него мы уже провели масштабную аналитику и проектирование.

Цифровая фабрика идей

В этом сервисе добавляют идеи с эффектом менее 1 млн руб. На практике для этого часто используют бумажные бланки. Мы же добавили возможность онлайн-подачи и функции для дальнейшей реализации. Например, цифровые комитеты, назначение ответственных, премирование, дашборды для контроля реализации и статистики.

Доска решения проблем

Доска решения проблем в классическом понимании — обычная маркерная доска, которая висит в цеху и где мастера пишут о поломках. В нашем же сервисе процесс переносится в онлайн — сотрудники пишут о проблеме в мобильном приложении или браузере. Уведомление о ней сразу приходит ответственному лицу с пометкой о срочности.

Такой сервис ускоряет устранение проблем на производстве, делает подачу сообщений более удобной, а также позволяет найти в отчетах проблемные участки и обратить на них внимание руководства.

В сервисе зарегистрировано 20 000 проблем.

Сервис трансформационных предложений

Сервис предназначен для идей с эффектом более 1 млн руб. Похож на Фабрику идей, но содержит более широкий функционал, так как в нем регистрируются самые перспективные предложения.

Идеи в этой системе реализуются как масштабные проекты — для них действует отдельная многоэтапная методика и доскональный подсчет результатов.

В сервисе оцифрован весь жизненный цикл идеи:

• подача идеи
• составление паспорта
• онлайн-согласования (с уведомлениями ЛПР и исполнителей, подробными чек-листами и очередностью)
• составление плана и постановка задач
• подробная отчетность и дашборды для руководства (12 ключевых отчетов + комбинированные выгрузки)

Одна из вау-фич — подсчет эффекта внедрения в деньгах и его влияние на ключевые производственные показатели. За счет дерева факторов удалось создать чувствительную математическую модель, которое дает один из самых реалистичных и прозрачных эффектов на рынке.

Зарегистрированные в этом сервисе и реализованные идеи принесли компании +20 млрд руб к прибыли.

Экспертное сообщество: соцсеть для производственников

Чтобы улучшить качество принимаемых решений во всех структурах, компания ведет экспертные сообщества. Сотрудники могут запросить у них консультацию, пригласить на мозгоштурм или обсудить идею.

Для этого процесса мы создали отдельный сервис, где реализовали:

• анкеты экспертов
• базу экспертов
• коммуникации: чаты, звонки, заявки на консультации
• тематические сообщества, например, по технологиям или ремонту
• пространство для сбора лучших практик (материалы, методики, кейсы)
• свой Ютуб (внутренний видеохостинг для безопасного размещения роликов)

Таск-трекер

Сейчас мы работаем над корпоративным таск-трекером для командной работы и ведения проектов по производственным улучшениям.

Уже провели масштабную аналитику: сравнили UX 12 флагманских трекеров, провели кастдевы с будущими пользователями и составили модель системы (event-storming). Вместе с бэклогом планируем реализовать более 100 функций для внедрения инновационных проектов.

Итоги внедрения

Полностью оцифровали внедрение улучшений на 30 предприятиях. Наша экосистема стала общим пространством для управления идеями от сотрудников и отслеживания их внедрения.

Ключевые результаты в цифрах:

• 20 млрд — подтвержденный экономический эффект внедрений из Сервиса трансформационных предложений
• 60 000 пользователей — совокупная аудитория сервисов
• 73 000 идей и проблем — добавлено в экосистеме 
• 5 лет — сотрудничаем с заказчиком
• 5 сервисов — внутри экосистемы

Экосистема создана полностью под процессы заказчика, поэтому внутри есть все необходимые функции и отзывчивая техподдержка, которая оперативно реагирует на обратную связь. Мы постоянно дорабатываем фичи по запросу конечных пользователей и заказчика.

Среди качественных изменений: улучшения стали прозрачными. С экосистемой под контролем каждый этап внедрения и его результат — это исключает лазейки для некачественных инициатив и подсвечивает проблемные места.

Группе рационализаторов, отвечающей за улучшения, и исполнителям стало удобнее вести административную и организационную работу. В одном окне можно составлять отчеты, назначать встречи и ответственных, составлять планы реализации и анализировать идеи. А авторам стало удобно подавать предложения онлайн.

Высшему руководству экосистема позволяет контролировать направление, держать руку на пульсе и видеть общий результат внедрений по группе компаний. Раньше отчеты сводились вручную и занимали огромное количество времени. Теперь же есть удобные дашборды и автоматическая отчетность, которая обновляется в реальном времени.

Клиент отмечает, что благодаря проработке дерева факторов наша система позволяет рассчитывать точный экономический эффект внедрений — а это одно из основных узких мест в концепции производственных улучшений.