Компания «Хартек» объединила управление проектами и финансы в одной системе

Заказчик

ООО «Хартек» — компания с 15-летней историей, специализирующаяся на проектировании, производстве и монтаже светопрозрачных конструкций различной сложности

Задача

Объединить разрозненные системы управления проектами и финансового учета в единую платформу для повышения эффективности работы

Жесткая конкуренция заставляет компании постоянно совершенствовать бизнес-процессы. Улучшение сервиса, внедрение современных технологий и оптимизация операционной деятельности становятся критически важными факторами удержания клиентов.

Руководство компании «Хартек» столкнулось с типичной проблемой растущего бизнеса — необходимостью работать одновременно в нескольких информационных системах. Управление задачами велось в одном сервисе, финансовый контроль — в другом. Такая фрагментация процессов создавала серьезные неудобства и снижала общую эффективность.

Постоянные переключения между платформами отнимали время, а получить целостное представление о состоянии бизнеса становилось все сложнее. Руководитель принял стратегическое решение о переходе на единую интегрированную платформу.

О компании «Хартек»

Компания «Хартек» занимает устойчивые позиции на рынке светопрозрачных конструкций. Руководитель организации рассказывает о развитии бизнеса:

«Изначально компания фокусировалась исключительно на автоматических дверях и стеклянных перегородках с немецкой фурнитурой, но постепенно расширила компетенции до проектирования металлоконструкций и реализации высокотехнологичных архитектурных решений»

Сегодня компания создает сложные технические узлы и крепления, проводит расчеты нагрузок и испытания на прочность. Такой уровень сложности проектов требует безупречной координации всех этапов работы.

Проблемы раздельного управления

Производственный цикл компании включает множество взаимосвязанных этапов:

• Проектирование

• Изготовление

• Доставка

• Монтаж

• Обслуживание конструкций

Параллельная работа над несколькими сложными проектами делает систематизированный контроль процессов жизненно необходимым.

Отсутствие единой системы управления затрудняло:

• Анализ рентабельности проектов

• Выявление наиболее перспективных направлений развития

• Контроль за выполнением задач

Для решения этих задач была внедрена популярная CRM-система, а финансовый и управленческий учет велся на отдельной платформе.

Дублирование расходов на программное обеспечение и неудобство работы в двух системах стали очевидными препятствиями для дальнейшего роста эффективности.

Причины перехода на Аспро.Cloud

Практический опыт использования предыдущей CRM-системы выявил два критических недостатка:

Отсутствие структурированных рабочих зон
Задачи различных департаментов смешивались в едином списке, что осложняло поиск информации и контроль специфических процессов.

Отсутствие интеграции с финансами
Сотрудники постоянно переключались между системами, тратя время и снижая продуктивность.

«Я протестировал возможности Аспро.Cloud в рамках пробного периода и оценил преимущества консолидации всех бизнес-процессов на единой платформе», — отмечает руководитель компании.

Процесс миграции данных

Переход на новую систему оказался более простым процессом, чем ожидалось. Специалисты Аспро.Cloud совместно с командой «Хартек» организовали планомерный перенос данных:

Этапы миграции финансовых данных:

• Экспорт информации из предыдущей системы в CSV-формат

• Корректировка и структурирование данных в файле

• Сопоставление проектов между системами для исключения дублирования

• Ввод организационных данных и реквизитов счетов с начальными остатками

• Импорт подготовленного файла и сверка итоговых остатков

• Настройка банковских интеграций для продолжения учета

Перенос клиентской базы и подключение IP-телефонии руководитель выполнил самостоятельно благодаря интуитивному интерфейсу системы.

Управление проектами в Аспро.Cloud

Модуль «Проекты» стал основой для систематизации рабочих процессов различных подразделений. Для каждого отдела настроены индивидуальные workflow с четкими этапами выполнения задач:

• Бухгалтерия

• Производство

• Проектирование

• Маркетинг

Kanban-доска с системой фильтрации позволяет руководителю отслеживать прогресс проектов и распределение нагрузки между сотрудниками в режиме реального времени.

Для повышения скорости запуска типовых проектов внедрены стандартизированные шаблоны с предустановленными этапами, вехами и задачами.

«Использование Аспро.Cloud позволило минимизировать количество ошибок и обеспечить строгое соблюдение временных рамок проектов», — отмечает руководитель компании.

Встроенные инструменты анализа рентабельности обеспечивают прозрачность финансовых показателей каждого проекта через детализацию плановых и фактических доходов.

Финансовое управление

Централизованный доступ к финансовой аналитике кардинально изменил процесс принятия управленческих решений. Отчеты по движению денежных средств и операционной прибыли дают возможность анализировать результативность различных направлений деятельности.

«Удобно контролировать остатки по счетам без необходимости входа в онлайн-банк — вся информация доступна на единой панели управления», — отмечает руководитель.

Динамические виджеты обеспечивают мобильный доступ к ключевым финансовым показателям, позволяя получать актуальную информацию в любое время и из любого места.

CRM и автоматизация документооборота

Интеграция CRM-модуля оптимизировала документооборот компании. Особенно ценной функцией стала автоматическая привязка электронных писем к соответствующим задачам.

«Счета от поставщиков теперь автоматически связываются с задачами по закупкам, проектами и бухгалтерскими операциями, что исключает потерю документов и обеспечивает доступ всех заинтересованных сотрудников», — поясняет руководитель.

Достигнутые результаты

Миграция на платформу Аспро.Cloud завершилась в кратчайшие сроки и полностью оправдала ожидания команды.

«Аспро.Cloud продумана очень хорошо. Мы не столкнулись с теми ошибками и недочетами, которые были в предыдущих системах. Перейти на новую платформу оказалось легко, внедрение оправдало себя на 100%», — подчеркивает руководитель.

Консолидация всех бизнес-процессов в единой системе обеспечила:

• Командную работу всех отделов

• Комплексное видение состояния бизнеса

• Повышение операционной эффективности

• Качество управленческих решений

Перейти на сайт