Свадебный бренд «Она сказала Да» оптимизировал производство на 80% с Аспро.Cloud
- Заказчик
- Уральский производитель свадебных платьев с международными поставками в 30+ стран мира
- Задача
- Переход от Excel к комплексной автоматизации производства и управления заказами
Производственные компании неизбежно сталкиваются с ситуацией, когда табличные редакторы перестают справляться с растущим объемом заказов. Потерянные заявки, нарушенные сроки и невыполненные поручения становятся серьезными препятствиями для развития бизнеса.
Компания «Она сказала Да» столкнулась с этой проблемой в период активного выхода на международные рынки. Грамотная интеграция CRM-платформы позволила оптимизировать производственные процессы и качественно улучшить взаимодействие с клиентами.
Структура производственного бизнеса
По словам Андрея Павленко, основателя бренда, выбор свадебной индустрии был обусловлен ее особой эстетикой и эмоциональной составляющей. С момента запуска в 2016 году бизнес развился в многоуровневую структуру:
Экспериментальный отдел с командой дизайнеров и технологов
Производственные мастерские с квалифицированными портными
Менеджерский центр для дистанционного обслуживания
Розничный салон с консультационными услугами
Компания разработала уникальную технологию дистанционного снятия мерок, что позволило выйти на американский маркетплейс Etsy и наладить оптовые поставки в Италию и Японию.
Влияние пандемии на развитие
Эпидемиологические ограничения 2020 года кардинально изменили стратегию развития. Планы регионального расширения пришлось отложить, зато открылись возможности для международной экспансии.
«Четыре года подготовки позволили сформировать профессиональную команду и отработать уникальные дизайнерские решения. Пандемия стала катализатором для освоения зарубежных рынков через дистанционные технологии», — отмечает Андрей Павленко.
Ограничения табличного управления
Первоначально компания полагалась исключительно на Excel для ведения клиентской базы и заказов. Ручной ввод данных приводил к системным сбоям — заказы терялись, отсутствовала четкая структура процессов.
Менеджеры периодически забывали запрашивать обратную связь или контролировать получение мерок от клиентов. Расширение международной деятельности сделало очевидной необходимость профессиональной CRM-платформы.
Руководитель компании признается, что до этого момента у него не было опыта работы с подобными системами. Поэтому было принято решение обратиться к специалистам Аспро.Cloud для профессиональной настройки под специфику свадебной индустрии.
Адаптация Аспро.Cloud под производственные потребности
В отличие от классических продажных воронок, команда «Она сказала Да» использует Аспро.Cloud для управления постпродажными процессами — от момента оплаты до получения готового изделия клиентом.
Все операции были структурированы в два ключевых блока:
Подготовительные мероприятия
Непосредственное производство
Подготовительные процессы
После совершения покупки клиент получает уникальный порядковый номер в пользовательском списке. Система фиксирует дату транзакции, характеристики товара, стоимость и другие параметры. Этот номер сопровождает заказ на всех этапах — от планирования до передачи портным.
Менеджеры получили возможность мгновенно отслеживать статус любого заказа, а производственная команда видит всю необходимую информацию по номеру.
Специфика производства: свадебные платья требуют длительного цикла с восемью промежуточными этапами. Между покупкой и свадьбой обычно проходит 5-6 месяцев, в течение которых накапливается 500-700 активных заказов.
Каждая невеста должна предоставить измерения в пятидневный срок, а длина платья корректируется в зависимости от выбранной обуви. Контроль всех этих процессов в Excel отнимал огромное количество рабочего времени.
Решение: специалисты по внедрению создали автоматизированную воронку с необходимыми этапами. Система включает:
Шаблоны электронных писем
Автоматические напоминания
Интеллектуальное заполнение информации
На каждом этапе активируются соответствующие автодействия, что исключает ошибки и экономит время менеджеров.
Канбан-доска наглядно отображает статус каждого заказа. Если невеста не предоставила мерки в течение пяти дней, это немедленно становится видно, что позволяет оперативно связаться с клиентом. Интеграция с PayPal обеспечивает мгновенное выставление счетов на этапе допродаж.
Производственный контроль
Переход к производственному этапу означает получение всей необходимой информации для начала пошива. Система автоматически создает проект по заранее настроенному шаблону с детализированными этапами, вехами и задачами для команды.
Специалисты по внедрению разработали специальный рабочий процесс для взаимодействия между менеджерами и портными. Платье может изготавливаться командой до 16 человек параллельно, поэтому критически важен эффективный контроль сроков.
Канбан-доска проектов обеспечивает визуальное отслеживание прогресса каждого изделия. Компания разработала особый процесс минимизации тревожности клиентов, понимая психологическую нагрузку заказа свадебного платья на расстоянии.
«Уровень удовлетворенности услугами достигает 80%, что является выдающимся результатом для данной сферы», — делится Андрей Павленко.
Планирование ресурсов через систему
После основного внедрения команда самостоятельно освоила календарные инструменты для портных. Календарь отображает сроки сдачи конкретных платьев и помогает контролировать соблюдение временных рамок.
В салоне ведется отдельный календарь записи на примерки. Три примерочные требуют грамотного распределения времени, и система наглядно показывает загрузку каждой и доступные слоты.
Перспективы развития
Следующим шагом планируется оцифровка базы знаний компании. Технические карты каждого платья в настоящее время существуют в бумажном виде. Руководитель хочет перенести эту информацию в систему, чтобы портные могли мгновенно получать данные об особенностях конкретных моделей.
Достигнутые результаты
Андрей Павленко подчеркивает ценность четкого понимания распределения договоров по этапам воронки. Это ключевой управленческий показатель для руководителя. Система также позволяет отслеживать просроченные задачи и анализировать причины их возникновения с командой.
Итоги за полгода внедрения:
Процесс ведения заказов от покупки до получения готового платья полностью отработан на международных клиентах.
Теперь компания с уверенностью расширяет использование системы на салонную деятельность.
Обеспечен эффективный контроль исполнения заказов и налажено взаимодействие между отделами.
Автоматизация производственных процессов существенно повысила качество клиентского сервиса.
Высвобождено время руководителя и сотрудников для стратегических задач.
«Я рекомендую предпринимателям начинать с CRM-системы с самого запуска бизнеса. Последующая перестройка процессов и переобучение консервативных сотрудников становятся болезненными для команды», — советует основатель компании.
