От почты и личных кабинетов — к единому чату заявок для администраторов клиники

Заказчик

«Авиценна» — стоматологическая клиника в Челябинске. Оказывает услуги по лечению, диагностике, гигиене, протезированию, имплантации и детской стоматологии.

Задача

Настроить автоматическую передачу заявок с сайта, CRM и Яндекс Бизнеса в корпоративный чат, чтобы администраторы быстро обрабатывали обращения, а руководство контролировало процесс.

Обработка заявок в сфере стоматологии — вещь крайне важная. Человек с зубной болью или потребностью в профессиональной гигиене не будет долго ждать ответа, а с большой вероятностью просто найдёт альтернативный для себя вариант. У администраторов клиники "Авиценна" как раз были с этим определённые проблемы. Работа с заявками, которые приходили на почту, не была выстроена должным образом. Письма часто терялись, ответы клиентам задерживались, а для руководства не было простого и удобного способа следить за работой своего персонала.

Клиенту нужно было настроить передачу заявок в корпоративный чат в режиме онлайн, чтобы администраторы сразу брали их в работу, а руководство видело процесс обработки, могло его контролировать и анализировать.

Стек технологий

• n8n
• Вебхуки
• API МАКС
• JavaScript-обработка данных

Автоматический конвейер заявок на базе n8n

Для стоматологической клиники "Авиценна" мы настроили интеграцию, при которой заявки автоматически передаются из CRM в корпоративный чат мессенджера МАКС.

Конвейер работает на базе n8n и состоит из нескольких этапов:

1. Приём заявки. Система получает информацию через защищённый вебхук.
2. Обработка. Из входящих данных извлекаются ФИО, телефон и комментарий пациента.
3. Форматирование. Информация собирается в понятное структурированное сообщение.
4. Отправка. Заявка сразу уходит в общий корпоративный чат.
5. Подтверждение. CRM получает ответ о том, что данные приняты и обработаны.

Система автоматически разбирает входящие данные, выделяя из них контактную информацию (имя, телефон, комментарий от пациента). Следующим шагом собирает всё в структурированное сообщение и отправляет в корпоративный чат администраторам и руководству. После этого CRM получает подтверждение, что заявка принята и взята в работу. Всё происходит за несколько секунд, без ручного переноса данных и участия сотрудников.

Результат

После настройки интеграции заявки стали попадать в общий чат через 1–2 секунды после отправки с сайта. Администраторам больше не нужно вручную копировать данные из CMS или почты в мессенджер, заполняя одни и те же поля по несколько раз. Руководство видит обращения в едином канале и может контролировать скорость обработки.

При необходимости систему легко расширить: добавить фильтрацию заявок, приоритизацию обращений и отдельные сценарии обработки для разных источников.

Заказчик отметил удобство нового процесса: «Сейчас с сайта в чат приходят заявки, это удобно. И я вижу, как быстро их отрабатывают».

После запуска интеграции для нашей команды появился новый вызов. Клиент активировал рекламную подписку Яндекс Бизнеса, и у клиники появился ещё один источник заявок. Первая заявка из этого канала не попала в общий чат, поэтому её обработка заняла больше времени.

Получение заявок с Яндекс Бизнеса в корпоративном чате

На этом этапе стало понятно, что забрать заявки через обычный парсинг почты не получится. Причина? Контактные данные не содержатся в тексте письма, а в уведомлениях на почту есть только ссылка на личный кабинет, где уже и размещена вся нужная информация.

Механика: браузерный парсер с эмуляцией пользователя

Мы построили систему из трёх уровней, которая работает через браузерную сессию и получает данные так же, как это происходит при ручной работе в личном кабинете.

Эмуляция браузера

Парсер запускает реальный Chromium с постоянным профилем, в котором сохраняется авторизованная сессия. Playwright-стелс скрывает признаки автоматизации, подменяет параметры браузера и имитирует поведение живого пользователя. Благодаря этому система может открывать личный кабинет и работать с ним в фоновом режиме.

Управление авторизацией

Система проверяет, активна ли текущая сессия. Если доступ сохранён, используются существующие cookies. Если авторизация сбросилась, предусмотрен сценарий повторного входа. Для стабильной работы применяется «золотой профиль»: авторизация выполняется вручную один раз, после чего профиль переносится на сервер и используется в фоновом режиме.

Получение данных из сетевых запросов

Вместо прямого обращения к закрытому API парсер анализирует запросы, которые выполняет сам браузер при загрузке личного кабинета. Система извлекает нужные параметры и получает данные внутри авторизованной страницы, используя действующую сессию и штатные credentials.

Сценарий работы

Парсер активирует цикл 1 раз в час. Авторизуется в Яндекс Бизнесе, забирает все заявки с пагинацией, отфильтровывает уже обработанные, формирует стандартный payload и отправляет в тот же вебхук n8n — в общий чат мессенджера МАКС. При сбое — отправляется уведомление на отдельный вебхук. Сессия продлевается каждые 30 минут, чтобы не терять авторизацию.

Итоги

• Заявки с Яндекс Бизнеса стали поступать в тот же общий чат, что и обращения с сайта.
• У администраторов и руководства появилось единое окно контроля для всех входящих обращений.
• Ручной перенос данных из почты или личного кабинета больше не требуется.
• Система сама забирает заявки, приводит их к единому формату и передаёт в корпоративный мессенджер.
• Решение сохраняет устойчивость к изменениям со стороны Яндекса за счёт браузерной эмуляции.

В результате клиент получил не разовую интеграцию, а гибкую систему для подключения новых источников. Сайт, CRM и Яндекс Бизнес работают в одном контуре: менеджеры быстрее видят заявки, руководство контролирует обработку, а обращения не теряются.