- Заказчик
- Счетная палата — высший орган госконтроля финансов. Они следят за эффективностью использования бюджетных средств. В штате — 2000 сотрудников в 31 департаменте.
- Задача
- Выявить внутренние процессы, которые можно автоматизировать. Спроектировать архитектуру программного обеспечения, разработать и внедрить интранет-систему.
Разработка велась в два этапа. Сначала мы провели бизнес?аналитику и запустили базовый функционал портала. Параллельно, внедряя систему и тестируя её на пользователях, разрабатывали вторую часть: блог руководства, обратную связь, «Палату идей» и интеграции с внешними системами и базами данных.
Требования безопасности
Особенность заказчика — высокий уровень требований к безопасности данных. Есть внутренний и внешний контур серверов Microsoft Exchange, в которых хранятся данные сотрудников и компании. Мы сделали две версии портала с разными уровнями доступа. Во внутреннем контуре доступна вся информация, но нет выхода в интернет. Внешний работает через интернет, но не отображает личные данные, документы и сведения о денежном содержании.
Для доступа с рабочего компьютера мы использовали авторизацию по протоколу NTLM (NT LAN Manager), которая автоматически пропускает пользователя в систему. Зайти на портал через интернет, например из дома, можно только в ограниченный внешний контур. Пользователю будут доступны только новости и мессенджер.
Елена Б. — разработчик серверной части, Extyl
Формирование отпусков
Когда сотрудники планируют отпуск на следующий год, руководители следят, чтобы для каждого отсутствующего была замена, а за квартал уходило не больше 30?% сотрудников. Это непросто, когда в компании большой штат и сложная иерархия.
Раньше, чтобы сопоставить эти данные в единый документ, использовали таблицы Excel. Ответственный табельщик напоминал всем сотрудникам, что пора планировать отпуск, а потом вносил корректировки вручную.
Теперь на портале всем приходят уведомления, что нужно заполнить форму на отпуск. Из этих форм автоматически складывается сводная таблица, в которой информация обновляется в реальном времени.
Табельщик, ответственный за согласование графика, может быстро проверить таблицу, скорректировать её и уведомить сотрудников об изменениях в плане прямо на портале. Участники видят свои персональные графики и могут отметить «тип» отсутствия, что помогает остальным планировать работу с ними.
Сокращение бумажной работы
В компаниях с большим штатом простые вещи, такие как получение справки или трудовой книжки, превращаются в долгий процесс. Например, чтобы получить справку о доходах, нужно было идти в бухгалтерию и писать заявление, затем приходить ещё пару раз, чтобы проверить готовность или напомнить о себе.
Чтобы исключить эти усилия и сэкономить рабочее время, мы сделали конструктор заявок на портале. Теперь каждый может сформировать заявку самостоятельно, а потом получить уведомление о готовности и забрать её. Среди видов заявок — оформление расчётного листка и другие необходимые действия.
Виды этих заявок:
Оформление расчетного листка
У госслужащих зарплата каждый раз формируется по множеству критериев: оклад, надбавка за секретность, надбавка за выслугу лет и ещё с десяток пунктов.
У сотрудников часто возникают вопросы по поводу расчётов. Чтобы сделать этот процесс прозрачным и исключить обращения в бухгалтерию, мы добавили возможность скачать расчётный лист на портале.
На портале реализована интеграция с 1С. Раз в сутки через неё обновляется информация о пользователях. Когда сотрудник запрашивает расчёт зарплаты за указанный им период, формируется запрос в режиме реального времени — сведения обновляются моментально.
Елена Б. — разработчик серверной части, Extyl
Общий календарь и подготовка совещаний
Чтобы оптимизировать совместную работу, мы синхронизировали почту и календарь Microsoft Exchange с порталом. Теперь видна занятость каждого сотрудника и их совместные встречи.
В функционале календаря появилась возможность бронировать переговорные, а также добавлять подготовку комнат к мероприятию. Например, если к совещанию нужны дополнительные маркеры, доски, телевизоры и колонки — всё это можно отметить в окне выбора при бронировании. Ответственным автоматически отправится задача на подготовку переговорной.
Коммуникация в коллективе
Мы предусмотрели несколько инструментов для информирования сотрудников. Первый — лента новостей, которая заменяет массовую рассылку на почту. Там регулярно появляются сообщения, новости и опросы.
Иногда появляется особенно важная информация, например новый регламент или инструктаж. Чтобы убедиться, что такие сообщения прочтут все, мы сделали кнопку «ознакомился» юридически значимой и равноценной подписи в бумажном приказе. Важные сообщения нельзя закрыть и продолжить работу, пока не прочитаешь их.
Чтобы сформировать такое сообщение, инженеру по охране труда достаточно указать в задаче соответствующий номер документа — он автоматически загрузится из базы.
Мы провели интеграцию портала с базами данных СУБД Oracle и САДЭД (система электронного документооборота).
Чтобы каждый, кто проходит инструктаж, не обращался к базе за нужным документом, мы сделали так, что документ отображается внутри задачи портала сразу. Для этого стандартный преобразователь ПДФ не подошёл, так как в закрытом контуре нет доступа в интернет. Мы установили специальный конвертер прямо на сайт.
Елена Б. — разработчик серверной части, Extyl
Телефонные справочники
Чтобы сотрудники могли быстро связаться, мы настроили телефонный справочник: добавили номера кабинетов в профили и возможность сохранять контакты в избранное.
Руководителям нельзя позвонить напрямую, поэтому мы добавили приёмные с их секретарями.
Палата идей
В корпоративной культуре Счётной палаты принято делиться идеями, обсуждать и внедрять предложения сотрудников. Благодаря порталу эта инициатива поддерживается и легче модерируется. Каждый сотрудник может оставить предложение в разделе «Палата идей», за которое будут голосовать.
Дополнительно мы сделали инфографику со статистикой о том, как эти идеи меняют жизнь компании.
Результат
- Мы проанализировали бизнес?процессы Счётной палаты и оцифровали всё, что можно было перевести в онлайн.
- Снизили затраты ресурсов на обработку большого потока заявок и документов.
- В несколько раз сократили время и нагрузку на организацию отпусков и совместных совещаний.
- Создали несколько инструментов для коммуникации в портале, чтобы сотрудникам было удобно общаться в режиме «одного окна».
- Продолжаем поддерживать и развивать внутреннюю информационную систему, добавляя новые функции.
