Грузовик бумаг: как автоматизация спасла транспортную компанию от сложных формул и таблиц

Заказчик

ООО «СЛУЖБА ЗАКАЗОВ «ШУСТРИКОФФ», Сфера деятельности - грузоперевозки.

Задача

Автоматизация бизнеса грузоперевозок. Нужно создать комплекс программ, которые рассчитывают стоимость и назначают бригаду рабочих по релевантности.

К нам обратился Клиент, который занимается грузоперевозками. С собой он принес кипу бумаг и таблиц, разного формата и с большим количеством данных, которые взаимосвязаны сложными формулами. Даже для него разбираться в этих связях было затруднительно.  Представьте себе ситуацию: поступает звонок от потенциального клиента, вы по ходу разговора вносите данные в вордовскую таблицу (имя и контакты клиента, дату и время оказания услуг, описание, вид работ, сколько и каких специалистов понадобится). Записывать нужно быстро - вы используете условные обозначения и сокращения, добавляете различные комментарии, которые выделяете прямо здесь. И потом в этой информации, написанной наспех, надо разобраться не только вам, но и вашим коллегам. И таких заявок десятки в день. Представили? А вот диспетчеру транспортной компании это даже представлять не надо. 

пример таблицы, в который велся учет клиентов до внедрения программы

Когда заявка принята, нужно рассчитать стоимость по сложным формулам, в которых переменные меняются в зависимости от вида услуг, автомобиля, адреса и времени заявки, количества и опыта работников и других нюансов. То есть сложно (невозможно) назвать клиенту стоимость услуги быстро, рассчитывая ее вручную. А потом нужно перезвонить клиенту, назвать цену и подтвердить либо отменить заявку.  

Когда заявка из потенциальной становится реальной - нужно перенести ее в другой вордовских документ, аналогичный таблице с потенциальными заявками.  

Создание и внедрение специального комплекса программ может здорово автоматизировать и ускорить процесс работы, а значит и принести Заказчику больше денег и сократить издержки из-за длительных расчетов и ошибках в них.

Проблема 

Приняв эту заявку, мы определили три проблемы, которые нам предстояло решить:

Основная проблема: Алгоритм расчета стоимости услуг. При расчете учитывается большое количество факторов: услуга, время и место, продолжительность, какой это город, какое время суток, сколько людей будет работать, какая поедет машина, какая бригада будет работать и т.п. Стоимость услуги рассчитывались по-разному - сложно и нелогично. Делая это вручную, компания постоянно сталкивалась с ошибками в расчетах и теряла деньги.

Цитата: Адель Ямашев, генеральный директор

Мы провели большую работу по аналитике, привели таблицы к одному виду, чтобы упростить логику работы, прописали точные формулы для каждого вычисляемого значения. В процессе Клиент признался, что действительно, некоторые данные рассчитываются слишком сложным образом, и скорректировал свои бизнес-процессы.

Вторая проблема: Обучение персонала. Нельзя просто взять и посадить человека с улицы на прием заявок, нужно долго посвящать в нюансы и правила расчетов. Как итог - низкая оперативность и большая вероятность ошибок.  

Третья проблема: Из-за непонимания степени занятости грузчиков было трудно распределять их на заказы наиболее эффективно. Нужно организовать работу так, чтобы этот процесс был автоматизирован.  

Было решено разработать комплекс программ: веб-сервис для принятия и обработки поступающих заявок и мобильное приложение для Исполнителей.

Программа для автоматизации приема и распределения заявок

Функционал веб-приложения продуман таким образом, чтобы решить все основные проблемы Заказчика:

• кабинет диспетчера для приема и обработки заказов;

• кабинет бухгалтера для расчета зарплат и кассы;

• кабинет администратора для контроля всех процессов.

В кабинете диспетчера отображаются заявки всех клиентов. Их можно видоизменять, формировать новые. Внешне они легко различимы по статусу. Для удобства мы внедрили фильтр, который поможет ориентироваться в заявках. 

Самое приятное что? Эта программа автоматически рассчитывает стоимость заявки, учитывая все параметры. Долой сложные формулы и ошибки в расчетах! Все данные по заявке отображаются на одном экране —  не нужно ничего скроллить и открывать дополнительные вкладки. Чтобы быстро изменить информацию в заявке, достаточно кликнуть по соответствующему элементу, и все автоматически пересчитается. Представляете, какое чудо для диспетчера, который ежедневно тонул в кипах таблиц и чисел? 

Когда заявка принята и стоимость рассчитана, пришло время назначить бригаду. И программа подберет список кандидатов по следующим параметрам: местонахождение, время, за которое они успеют доехать, и отсутствие активной заявки на момент формирования текущей, а также их уровень компетенции и рейтинг. 

Есть возможность написать СМС работнику в этой же программе и отследить, прочитал ли он сообщение. 

Заявка принята и посчитана, команда рабочих сформирована. Можно обозначить сроки выполнения работ. Эти параметры подгружаются автоматически из мобильного приложения Исполнителей, но при желании их можно обозначить и вручную. Как только все рабочие завершат работу, заявка приобретет статус «Завершена». Ура!

Мобильное приложение для Исполнителей

Вторая часть комплекса программ для сервиса грузоперевозок - мобильное приложение, которое связывает Операторов и Исполнителей. Здесь отображается список актуальных задач с подробным описанием, а также система учета времени по каждой из них.  

Кликнув по заявке, работник может посмотреть подробную информацию: тип услуги, точный адрес, время прибытия, продолжительность работы и дополнительные комментарии. Для начала работ по заявке работник нажимает большую синюю кнопку «В работе».

В мобильном приложении предусмотрен специальный таймер, который отслеживает продолжительность работы. На основе полученных данных приложение рассчитывает сумму, которую получит Исполнитель, а также итоговую стоимость работ для клиента. 

Когда работа завершена, Исполнитель нажимает кнопку «Завершено». Информация о времени начала и завершения отправляется в веб-часть системы и доступна к просмотру в кабинетах диспетчера и администратора.

Резюме

Кроме учета заявок, программа также позволяет отслеживать график работ, автоматически рассчитывает зарплату в зависимости от выполненных исполнителем заявок, позволяет вести кадровый учет, отслеживать доходы, выплаты и задолженности, вести базу клиентов и управлять настройками формул для расчета данных. 

Отзыв: Хочу поблагодарить всех сотрудников, компании АйТиБрик и лично руководителя Аделя, за многолетнюю плодотворную работу. Вы всегда внимательны и держите руку на пульсе проекта. После внедрения программы ускорилась работа, что освободило кучу времени от рутинных задач. Работать стало удобнее. Появились понятные рычаги контроля и учета.