Первоначально клиент обратился за услугами техподдержки оптового интернет-магазина ulybasiki.ru на платформе 1С-Битрикс. В рамках расширенного тарифа поддержки мы производили многочисленные доработки сайта и устраняли застарелые ошибки.
Все это приводило к ошибкам с комплектацией заказов, оформление документов и их отправка покупателям занимала много времени.
Приняли решение внедрить CRM Битрикс24 и автоматизировать рабочий процесс.
1. Первоначально для автоматизации предполагалось использовать CRM в облачной версии Битрикс24, настроив ее интеграцию с интернет-магазином.
На наше счастье в этот момент появилась редакция «Интернет-магазин + CRM», и не пришлось настраивать интеграцию. Стоимость перехода с существующей редакции Бизнес оказалось примерно в 4 раза дешевле, чем годовая стоимость облачной версии, и это не считая затрат на интеграцию.
Вся информация о заказах и покупателях, экспортировалась в CRM, при этом на переходный период остались все прежние возможности для обработки заказов в административной части.
2. Разработали бизнес-процесс по обработке заказов.
Добавили соответствующие этапы заказа: проверка, подтверждение заказа, подтверждение оплаты, комплектация заказа, готовность заказа к отгрузке, передача в транспортную компанию.
3.Автоматизировали отправки счетов и сообщений покупателю по установленным формам в зависимости от условий:
4. Настроили контроль основных действий сотрудников в процессе занесения информации по заказу в CRM. При ошибках заполнения полей выводятся соответствующие уведомления, и блокируется перевод заказа в следующий статус.
5. В карточку заказа добавили дополнительные пользовательские поля и задали необходимые фильтры в журнале заказов.
6. Для удобства работы менеджера и руководителя настроили сохранение документов по заказам на диск Битрикса в определенной иерархии папок (по годам, по диапазонам номеров заказов, по номерам заказов).
7. Добавили поле комментария к позициям заказа (в 1С-Битрикс и готовом решении - не было такой функции).
8. Интегрировали службу доставки "ПЭК", в части автоматического формирования и загрузки через API заявок на доставку заказов. Также в CRM разработали специальный документ в формате excel - ведомость по отгрузке заказов в службу доставки, содержащий необходимый набор полей и штрих-код, по требования службы доставки.