Автоматизация обработки заказов для производителя детской одежды в Битрикс24

Заказчик

Фабрика «УЛЫБАСИКИ.РУ» занимается изготовлением и продажей детского трикотажа и одежды для детей оптом

Задача

Автоматизировать обработку поступающих заказов, а также сократить затрачиваемое время и трудозатраты работников.

Ситуация на момент обращения

Первоначально клиент обратился за услугами техподдержки оптового интернет-магазина ulybasiki.ru на платформе 1С-Битрикс. В рамках расширенного тарифа поддержки мы производили многочисленные доработки сайта и устраняли застарелые ошибки. 

• Сайт для компании – работающий и единственный инструмент продаж (целевая география – вся Россия, а офлайн-точек продаж не было).
• Рабочие процессы делаются вручную – ведение базы клиентов, выставление счетов, отправка документов.
• Список заказов и клиентскую базу вели в административной части сайта.
• Менеджер работал с документами в привычном Excel. 

Все это приводило к ошибкам с комплектацией заказов, оформление документов и их отправка покупателям занимала много времени. 

Решение задачи

Приняли решение внедрить CRM Битрикс24 и автоматизировать рабочий процесс. 

Что сделали

1. Первоначально для автоматизации предполагалось использовать CRM в облачной версии Битрикс24, настроив ее интеграцию с интернет-магазином. 

На наше счастье в этот момент появилась редакция «Интернет-магазин + CRM», и не пришлось настраивать интеграцию. Стоимость перехода с существующей редакции Бизнес оказалось примерно в 4 раза дешевле, чем годовая стоимость облачной версии, и это не считая затрат на интеграцию. 

Вся информация о заказах и покупателях, экспортировалась в CRM, при этом на переходный период остались все прежние возможности для обработки заказов в административной части.

2. Разработали бизнес-процесс по обработке заказов.

Добавили соответствующие этапы заказа: проверка, подтверждение заказа, подтверждение оплаты, комплектация заказа, готовность заказа к отгрузке, передача в транспортную компанию. 

3.Автоматизировали отправки счетов и сообщений покупателю по установленным формам в зависимости от условий:

• заказ должен быть проверен и подтвержден менеджером;
• реквизиты и форма оплаты зависят от выбранного способа оплаты, суммы заказа и страны покупателя.

4. Настроили контроль основных действий сотрудников в процессе занесения информации по заказу в CRM. При ошибках заполнения полей выводятся соответствующие уведомления, и блокируется перевод заказа в следующий статус.

5. В карточку заказа добавили дополнительные пользовательские поля и задали необходимые фильтры в журнале заказов.

6. Для удобства работы менеджера и руководителя настроили сохранение документов по заказам на диск Битрикса в определенной иерархии папок (по годам, по диапазонам номеров заказов, по номерам заказов).

7. Добавили поле комментария к позициям заказа (в 1С-Битрикс и готовом решении - не было такой функции).

8. Интегрировали службу доставки "ПЭК", в части автоматического формирования и загрузки через API заявок на доставку заказов. Также в CRM разработали специальный документ в формате excel - ведомость по отгрузке заказов в службу доставки, содержащий необходимый набор полей и штрих-код, по требования службы доставки.

Результаты

• получили организованную базу клиентов в CRM, где хранится вся необходимая информация и можно быстро найти историю заказа или переписку с клиентом;
• менеджеру стало удобнее работать с заказами, отслеживать их состояние;
• у руководителя появилась возможность контролировать выполнение всех заказов и выявлять проблемные места;
• автоматизация обработки заказов в CRM значительно сократила время на сборку и передачу заказов для отправки;
• исключили ошибки вследствие «человеческого фактора».