- Заказчик
- ООО «Простые Коммуникации»
- Задача
- Создать собственный сервис трекинга времени
Острая необходимость в сервисе трекинга времени наступила, когда привычный Harvest перестал принимать оплату. Игнорировать это, как и невозможность более плотно интегрировать сервис в наши процессы, мы больше не могли, а изобретать костыли надоело. Поэтому мы решили направить энергию в созидательное русло и создать собственный сервис трекинга времени, который любовно назвали Violet Tracker.
Проблема: главной проблемой стала необходимость замены уже существующего сервиса с улучшением его возможностей.
Решение: мы использовали Harvest с 2016 года. За эти 6 лет мы пришли к собственному паттерну использования. Мы перепробовали все функции сервиса и поняли, что для нас критично, что совершенно не нужно, что удобно, а что не очень. Эти результаты мы зафиксировали.
Некоторые UX решения мы скопировали, потому что наши сотрудники привыкли к определенному пользовательскому пути и к конкретному интерфейсу. Новое — это, конечно, здорово. Но переучивать 60 человек делать не так, как они привыкли, — задача далеко не эффективная. Тем более, когда привычные действия были удобными, логичными и простыми.
Другие юзкейсы мы спроектировали с нуля. Мы не анализировали их на глубинном уровне, потому что рассчитывали на быстрый запуск. Так что продукт сразу тестировался на реальных людях — наших сотрудниках.
Во время пилотного запуска мы обнаружили два прецедента, которые нас не устроили:
1. Оказалось, что мы не выводили комментарии в списке потраченного за неделю времени. Они были очень нужны для дополнительных отметок о задачах и блокерах.
2. Выяснилось, что менеджерам не хватает аналитики проекта — они скрупулезно следят за планированием и фактической тратой бюджета на фичу.
Основная задача сервиса — отмечать затраченное время. Поэтому мы не загрузили его дополнительными фичами и сделали максимально простой интерфейс.
Так что в Violet Tracker интуитивно понятный пользовательский путь: от регистрации до исправления внесенного времени. Пользователи — сотрудники — могут вносить данные вручную и редактировать их. Еще они видят список отработанных за неделю часов.
Для самых педантичных ребят мы создали возможность запускать таймер — так ни одна отработанная секунда не ускользнет из виду.
Если говорить о технологиях, то мы решили отказаться от кода бэкенда. Что упростило и ускорило процесс создания. Так что мы собрали базы данных и бизнес-логику на no-code технологиях — с помощью Airtable.
Помимо простоты создания, это позволило легко интегрироваться с другими нашими процессами, которые тоже используют Airtable.
Проблема: с трекингом времени разобрались, но не ручками же привязывать время к задачам.
Решение: для этого нужно было придумать алгоритм, который бы не только учитывал временные затраты, но и связывал их с соответствующими задачами.
Поэтому сервис интегрирован с нашим трекером проектов и автоматически «подтягивает»:
список проектов и процессов компании;
список сотрудников компании и их связь с проектами;
- информацию о нерабочих днях, согласованных отпусках, днях отсутствий сотрудников и нестандартных режимах работы (речь про удаленку и аутстаф).
А еще Violet Tracker учитывает часовой пояс пользователя. Это важно в условиях распределенной команды — чтобы менеджеры знали, в какой день сотрудник отмечает время, а не какой это день у головного офиса.
Проблема: помимо затраченного времени и задач администраторы должны были видеть загрузку команды и отслеживать фактическую сложность реализации фичей.
Решение: для решения этих задач, мы добавили в сервис возможность молниеносно отслеживать переработки и недоработки.
Из внесенных данных Violet Tracker формирует таблицу, в которой в режиме реального времени отображаются записанные часы работы каждого сотрудника.
Затем система считывает эти часы, умножает на зарплату конкретного специалиста и складывает их с стоимостью часов работы других специалистов, задействованных в проекте. Так она рассчитывает примерный бюджет проекта.
Заключение
Благодаря использованию no-code решения мы за месяц разработали продукт. За две недели мы его запустили и внедрили. За следующие 2 недели — полностью заместили Harvest со всем его функционалом.
Вот так кардинально мы решили проблему с оплатой далеко не самого удобного для компании инструмента. Плюс теперь мы экономим на подписке около 800 тысяч — 1 млн рублей в год. При фактических затратах на проект меньше чем в 350 тысяч рублей.
Violet Tracker живет, им пользуются все сотрудники. У трекера есть мобильная и веб-версии (ее все очень ждали).
Есть те, кому стало удобнее, чем было с Harvest. Есть и другие, кто скучает по части функций предыдущего трекера. И этих людей поровну.
Поэтому можно считать проект весьма успешным — мы не забываем о том, что Harvest — международный, известный и давно работающий продукт. А мы запустили только первую версию за неполных два месяца.
Новый функционал мы добавляем потихоньку и продолжаем собирать обратную связь от сотрудников. Чтобы аккуратно и спокойно делать свой продукт удобнее.