Комплексное внедрение Битрикс24 и интеграция с тендерной площадкой Seldon для текстильной компании

Заказчик

Компания — крупный производитель текстиля для комплектации спальных мест и прочих нужд гостиниц, отелей, лагерей, больниц и прочих организаций. Большое внимание компания уделяет работе с тендерами.

Задача

Интегрировать и настроить CRM-систему.

Ситуация на момент обращения

• Менеджеры вели заявки в программе Excel, что способствовало возможной потере заказов, а также отсутствию полной картины по ведению заказов;
• Тратилось время на анализ фактических изменений по тендеру (срока подачи, окончания заявки на участие в тендере, и др.);
• Долгое оформление документов коммерческих предложений и договоров приводило к затягиванию процесса продажи;
• Менеджеры тратили время на ручное составление отчета по расходам и прибыли заказов в excel, а также на составление плана продаж;
• Совсем не было отчетов и аналитики по звонкам;
• Нигде не фиксировалось общение с клиентами (до фактической продажи это было особенно важно, так как было невозможно проанализировать причины отказов);
• Разрозненное общение сотрудников в разных мессенджерах.

Оценивая и понимая всю текущую ситуацию, руководство компании исследовало рынок подходящих информационных систем для решения проблем и пришло к выводу, что необходим именно Битрикс24, ведь эта система объединяет в себе множество функций (от общения сотрудников между собой до возможности сложных интеграций с другими информационными системами).

Клиент обратился в нашу компанию и выбрал ее по нескольким причинам (из отзыва Заказчика):

1. Понравилось общение с сотрудниками компании - конструктивный диалог.
2. Понятно сформировано коммерческое предложение.
3. Адекватная стоимость предложенного решения.
4. Наличие успешного положительного опыта внедрения Битрикс24 для компаний с аналогичным бизнесом – текстильное производство.

Что требовалось

• объединить всех сотрудников компании для удобной работы и общения;
• настроить CRM-систему для 2-х отделов: тендерного и прямых оптовых продаж;
• интегрировать систему Битрикс24 с тендерной площадкой Seldon для автоматического получения новых заявок в Битрикс24, а также для уведомлений в Битрикс24 по изменениям тендеров из Seldon;
• настроить шаблоны коммерческого предложения и договоров для сокращения времени путем быстрой генерации в пару кликов;
• объединить заявки из разных источников (сайт, мессенджеры, телефония).

Почему выбрали Битрикс24

CRM, план продаж, отчеты по звонкам, возможность построения своих отчетов по CRM, возможность интеграции с необходимой тендерной площадкой, контроль за сотрудниками – основные первоначальные запросы заказчика. 

Все это и многое другое объединяет система Битрикс24.

После внедрения Битрикс24 компании удалось увеличить свои продажи путем организации слаженной работы, автоматизации, а также удобного и быстрого контроля за сотрудниками. Компания стала стремительно развиваться и расти.

Что было сделано

1. Настройка коробочной версии Битрикс24 и базовая настройка портала

Мы посоветовали взять именно коробочную версию Битрикс24 – с помощью нее можно было быстрее реализовать потребность заказчика в плане интеграции с тендерной площадкой Seldon. Также в коробочной версии больше возможностей автоматизаций.

Базовая настройка портала включала в себя настройку коробочной версии на выбранном сервере, приглашение сотрудников на портал, настройку рабочего времени и ежедневных отчетов руководителю.

2. Воронки для департамента продаж

У компании департамент продаж делится на несколько направлений:

• Тендерные продажи (работа с тендерной площадкой Seldon)
• Прямые оптовые продажи
• Проектные продажи

С учетом похожей специфики обработки заказов мы объединили прямые и проектные продажи в одну воронку и создали 2 основных направления CRM: обработка тендеров и обработка прямых/проектных продаж. Это позволило сократить компании расходы на дальнейшую техническую поддержку CRM.

3. Автоматические заявки по тендерам из Seldon

Менеджеры тендерного отдела теперь получают заявки ежедневно автоматически из Seldon. Они видят все новые заявки в Битрикс24 и сами отбирают для себя подходящие, берут в работу по регламенту «кто первый взял». 

Все изменения по тендерной заявке со стороны Seldon автоматически приходят в карточку Битрикс24 и уведомлением менеджеру. 

По причине загруженности менеджеров и для исключения их забывчивости подать заявку на участие, мы настроили автоматические уведомления - за несколько дней, а также в день окончания.

4. Совместная работа по расчету 

Закупщики и логисты автоматически получают задачу на расчет с калькуляцией. В документе они все вместе одновременно работают и заполняют свои данные в режиме онлайн. 

5. Быстрое создание коммерческого и договора 

Менеджеры всех отделов после расчета автоматически выгружают товары из файла в сделку, и далее в пару кликов генерируют и отправляют коммерческое клиенту. Система посылает уведомление о прочтении КП, и менеджер может сразу перезвонить для получения обратной связи. После успешного согласования, аналогично быстро создает и отправляет договор.

Все эти автоматические действия теперь существенно сокращают время обработки заказа всех отделов!

6. Отчет по расходам, прибыли, получаемой марже 

Намного проще и быстрее просто открыть отчет и сразу видеть прибыль компании и маржу со сделок!

Поэтому мы настроили отчет, который показывает все расходы и прибыль компании по обоим направлениям. Теперь менеджерам не нужно тратить время на подготовку данных вручную, а руководителям напоминать менеджерам, ведь система принудительно запросит данные расходов на одном из этапов обработки заказа.

7. План продаж и отчет по конверсии

Как быстро проанализировать продажи ваших менеджеров? Настроить план продаж и анализировать его выполнение!

Так как настройка плана продаж не подразумевает сложных действий, мы настроили только на 1 месяц и обучили руководителей работе с ним. Сейчас они самостоятельно легко вносят планы и контролируют их выполнение.

Удобный отчет по конверсии позволяет руководителям оценить количество дошедших до продажи сделок, проработать ошибки менеджеров и улучшить таким образом качество работы с клиентом.

В свою очередь отчет по обычной воронке (не конверсионной) позволяет проанализировать данные по этапам, с которых чаще всего «отваливаются» заказы и далее можно аналогично проработать ошибки и оптимизировать бизнес-процессы компании.

8. Отчеты по звонкам

Мы настроили телефонию и теперь руководители следят за работой менеджеров. Также могут слушать звонки и оценивать эффективность.

9. Вся история по клиенту и удобный контроль со стороны руководителя

В карточке заказа и клиента теперь есть вся информация о коммуникациях (звонки, письма), а также дела и комментарии, которые составляет менеджер самостоятельно. Таким образом прослеживается история работы с клиентом, ничего не теряется, даже если менеджер уйдет работать в другую компанию.

10. Заявки из различных источников (лиды)

В момент обращения у компании было не так много входящих заявок и не требовалось их подключение к Битрикс24. Но компания стала стремительно развиваться, подключила несколько сайтов. Мы предложили завести все заявки в Битрикс24, в котором компания уже работала. 

Сейчас они получают лиды с форм на нескольких сайтов, звонков, а также из Telegram и Viber. Виджет с этими мессенджерами установлен на сайте, клиент сам выбирает как ему удобнее связаться. 

В итоге все заявки, вне зависимости от источника, менеджер теперь обрабатывает в CRM.

11. Чем еще сейчас пользуются сотрудники компании?

Очень важный функционал в Битрикс24 – Экстранет-группы. 

Это про то, когда не нужно, чтобы сторонний человек видел общий диск компании, новости, общий чат и другие данные. 

Таких людей у данной компании уже несколько – внешний сотрудник по безопасности, сторонний HR-менеджер. Для каждого мы создали свою группу внутри системы, где находятся только своя лента, свой диск, календарь, чат и задачи. Именно задачи помогают эффективно взаимодействовать с этими сотрудниками и добиваться точного результата. Такие группы являются секретными, поэтому многие сотрудники могут быть даже не в курсе, кто у них работает на аутсорсе.

12. Обучение сотрудников компании работе в Битрикс24

Внедрение новой системы невозможно без обучения сотрудников работе с новой системой. Для начала мы познакомили всех сотрудников с основным функционалом Битрикс24 (работа с лентой новостей, задачами, чатами и звонками, диском, календарями, группами). Далее провели обучение для департамента продаж по работе с CRM. 

Наша компания успешно работает с данным заказчиком по сей день. Сейчас осуществляем техническую поддержку портала: консультируем по вопросам новых и текущих сотрудников, реализовываем новые доработки и автоматизации.

Наиболее востребованный функционал Битрикс24 у сотрудников:

• CRM (сделки, клиенты, лиды)
• Отчеты
• Диск
• Задачи
• Чаты
• Группы
• Новости

Результаты

• Мы помогли организовать информационное пространство, где удобно не только общаться и делиться новостями, но и работать многим отделам сразу – продажи, закупки, логисты, внешние сотрудники на аутсорсе.
• Интегрировали стороннюю тендерную площадку Seldon – теперь менеджерам не нужно вручную перебивать данные, тратить время на анализ изменений.
• Все специалисты, участвующие в расчетах, работают в одном встроенном окне редактора Excel, а все товары с ценой и детальной информацией по окончанию расчета автоматически отправляются в CRM.
• Менеджеры в пару кликов генерируют, отправляют коммерческое предложение и договора.
• Руководители анализируют работу отделов, благодаря настроенным отчетам CRM, аналитике звонков, а также корректируют планы продаж.