- Заказчик
- Негосударственный пенсионный фонд «Открытие» — один из крупнейших и надежных фондов страны, работающий на пенсионном рынке более 25 лет.
- Задача
- Перезапустить интранет-систему для сотрудников Фонда.
Задача
В основе прежней версии интранет-портала была CMS-система, которая устарела и долгое время не поддерживалась разработчиком. Портал было сложно развивать и кастомизировать. Мы должны были перенести его на новую платформу, переработать всю структуру, добавить новые функции и сделать редизайн сайта.
План работ:
- Перенос существующего функционала портала на платформу 1С-Битрикс24.
- Обновление дизайна (согласно структуре 1С-Битрикс24, исключая уникальные страницы).
- Упрощение наполнения портала для контент-менеджеров.
- Упрощение последующей доработки портала за счёт использования гибкой платформы.
Интеграция MS Active Directory
Изначально авторизация осуществлялась с помощью логина и пароля, из-за этого усложнялся процесс коммуникации между сотрудниками.Руководством компании было принято решение внедрить MS AD, при которой регистрация пользователей выполняется автоматически при импорте из MS Active Directory списка сотрудников.
Ключ учетной записи – логин AD. На один логин может быть создана только одна учетная запись. При повторной выгрузке тех же самых данных для уже созданной учетной записи – данные перезаписываются.
Авторизация пользователей на портале осуществляется без ввода логина/пароля с помощью технологии NTLM-авторизации при условии интеграции с MS AD Заказчика. Если компьютер, с которого осуществляется доступ, не находится в домене MS AD, или пользователь домена не выгружался на портал в рамках интеграции с MS AD, сотрудник увидит страницу авторизации и может войти на портал с помощью логина/пароля обычного пользователя (не пользователя MS AD).
По умолчанию настраивается механизм стандартной NTLM-авторизации 1С-Битрикс24, чтобы сотрудники, которые уже авторизовались в рабочей станции домена Заказчика, могли без дополнительного запроса логина и пароля попасть на корпоративный портал.
MS AD управляет также статусом активности учетной записи и после увольнения учетная запись также автоматически блокируется, если MSAD передаст соответствующий статус на портал.
Мы разработали нестандартную интеграцию с несколькими системами заказчика для оперативного взаимодействия сотрудников. Теперь на портале можно быстро авторизоваться без ввода учетных данных и синхронизировать и отобразить события в календаре для пользователей и переговорных комнат — это упрощает процесс планирования рабочего времени сотрудников.
Автоматизация онборд
Ранее у нового сотрудника при прохождение и выполнение задач испытательного срока, все данные записывались в хайлоад блок, из-за большого потока задач руководитель не всегда мог отследить процесс онбординга. На первом этапе руководитель создает для сотрудника задачи на испытательный срок.
Новые сотрудники компании видят пошаговый адаптационный план с обучающими материалами и персональными задачами. Руководитель может контролировать прохождение онбординга и загружать в план любые дополнительные задачи. Также он получает пуш-уведомления о том, какие задачи выполнил новичок.
Также для сотрудника предусмотрена кнопка «Экспорт в эксель», которая позволяет выгрузить список задач файлом Эксель по структуре: Номер задачи, Название, Описание, крайний срок, Статус.
Интранет упрощает работу руководителей, позволяет им ставить задачи на одного или нескольких сотрудников сразу, комментировать задачи и экспортировать их в EXCEL для печати внутренних документов. По окончании испытательного срока руководитель оценивает и принимает решение о дальнейшем найме прямо в интерфейсе.
Сервисы и заявки
У заказчика были особые требования к доработке сервсиов и заявок, в первой итерации правок, мы изменили дизайн. при старом дизайне пункты меню не адаптировались под разные разрешения экрана и верстка корреткно отображалась тоько на desktop версии.
Теперь пункты, которые не помещаются для отображения на разрешении экрана пользователя, скрываются за штатным выпадающим меню «Еще» справа. При нахождении пользователя на любой из страниц меню или вложенных в них страниц – пункт меню выделяется цветом и подчеркиванием.
Мы составили категории потребностей сотрудников: заказ визиток, транспорта, вызов курьера. Разработали раздел, в котором для каждой потребности есть своя форма заявки. После заполнения формы задача автоматически отправляется ответственному сотруднику, а ее статус отображается в интерфейсе.
Бизнес-процессы стали быстрее и прозрачнее. Портал помог исключить лишние действия: звонки, составление таблиц, написание писем.
Ранее на портале обрабатывались не все типы заявок. Часть из них отправлялись на электронную почту и статусы на портале не контролировались.
Теперь любая смена статуса заявки сопровождается оповещением автора заявки (для заявок, которые обрабатываются через портал) письмом на email с указанием нового статуса и комментария, если он был написан.
Все созданные заявки отправляются на почту сотрудникам с ролью, или на конкретные email-адреса с подробностями заявки (перечнем заполненных полей) в том формате, который описан в блоке описания заявки.
Корпоративное обучение
До реализации проекта, сотрудникам приходилось проходить курсы на отдельных внешних сервисах, такой подход усложнял взаимодействие между струдниками и руководителями.
Для улучшения коммунакций мы разработали раздел «Обучение» с опциями очного и дистанционного прохождения курсов. В очные курсы входят онлайн-лекции и возможность записи на очные мероприятия. Дистанционное обучение — это заранее записанные видео, текстовые лекции и практические задания, а также тестирование в конце обучающего курса.
Корпоративное СМИ
Предыдущая версия была не очень удобная, контент-менеджерам приходилось делать лишние шаги.
- переходить в админ панель
- искать элемент
- заполнять его
- проверять наличие контента в публичной части.
Мы разработали удобную административную панель для контент-менеджеров, чтобы они могли быстро верстать статьи для раздела новостей и спецпредложений. Теперь они могут быстро загружать тексты на портал, добавлять обложки, менять цвета и формат шрифтов.
Также мы установили сбор статистики по лайкам и просмотрам, чтобы контент-менеджер мог отслеживать динамику просмотров и выделять наиболее волнующие сотрудников темы.
Результат
— Разработали портал с новыми функциями и свежим дизайном, который можно будет легко масштабировать и развивать.
— Снизили трудозатраты сотрудников на оформление рабочих задач и оптимизировали коммуникацию внутри команды.
— Цифровизировали процесс онбординга в компании.
Итог:
Компания-заказчик получила backend-решение — автоматизированной системы обучения сотрудников. Администраторы уже работают над наполнением разделов, обучающим контентом и настройкой различного вида тестов. В свою очередь, команда Extyl продолжает сотрудничать и поддерживать портал.