WeinTour: снижаем расходы на организацию выставки за счет собственной системы регистрации участников
- Заказчик
- WeinTour - проект B2B-платформы о вине WEIN-PLUS. Компания организует ежегодные выставки для виноделов, которые проходят в Германии, включающие дегустации, экскурсионные маршруты, ярмарки и т.д.
- Задача
- Создать новую систему для регистрации участников выставки в рамках жесткого дедлайна и ограниченного бюджета
WeinTour — это ежегодные выставки для виноделов, которые проходят в Германии. Они включают дегустации, экскурсионные маршруты, ярмарки, кулинарные шоу и другие мероприятия для участников и туристов. Ключевой организатор выставки — портал wein.plus, B2B-платформа о вине и виноделии.
ПРОБЛЕМА
Один из способов продвижения и заработка для клиента — организация профессиональных выставок для виноделов. 1–2 раза в год wein.plus занимается сложной подготовительной работой: приглашает 80–100 участников, каждый из которых обычно презентует до 5 разных вин. Администратор выставки собирает информацию о производителях и винах. Затем организаторы оформляют стенды участников, подготавливают программу дегустаций и экскурсий по выставке, а также печатают буклеты для посетителей.
Чтобы ускорить и упростить подготовку выставки, клиент использовал специализированный облачный сервис. С его помощью участники самостоятельно регистрировались онлайн и заполняли анкеты, где указывали подробную информацию о себе и винах. Однако сервис не удовлетворял все потребности wein.plus: не хватало функциональности для переноса данных о предыдущих выставках, нельзя было авторизовать пользователей основного портала.
Кроме того, использование облачного сервиса обходилось в крупную сумму. За регистрацию участников на каждую выставку нужно было заплатить несколько тысяч евро. При этом за любую доработку функциональности владелец сервиса также просил дополнительную плату. Например, небольшое изменение в анкете могло стоить еще несколько тысяч евро сверх подписки.
Клиент предположил, что разработка собственной системы онлайн-регистрации участников, полностью подходящей под нужды бизнеса, со всей необходимой функциональностью, будет дешевле, чем использование готового сервиса. Такой проект должен окупиться в течение 2–3 лет, не будет требовать доработок и дополнительных финансовых вливаний. В мае 2021 года клиент обратился к надежному знакомому подрядчику: в это время Resolventa уже работала с основным порталом wein.plus.
ЗАДАЧА
Новую систему нужно было создать, протестировать и запустить к 1 сентября. Жесткий дедлайн был привязан к выставочному сезону: винодельческие выставки проходят в октябре-ноябре, но подготовка к ним начинается заранее. Также важно было не выйти за рамки бюджета, потому клиент хотел сэкономить по сравнению со старым сервисом.
РЕШЕНИЕ И РЕЗУЛЬТАТ
Система регистрации участников на выставки WeinTour (Event registration for WeinTour, ERW) упростила и автоматизировала сразу несколько важных для клиента процессов.
В первую очередь, это регистрация участников на выставки. Старый сервис справлялся с этой задачей, однако пользователи портала wein.plus вынуждены были создавать отдельный аккаунт. В новой системе Resolventa реализовала единую авторизацию и связала данные на портале для виноделов с регистрационной карточкой участника.
Второй важный процесс — это автоматическое заполнение анкеты, если винодел принимает участие в выставке не впервые. Resolventa импортировала всю информацию из старого сервиса в новую систему, поэтому у пользователей ERW есть полный архив анкет с предыдущих выставок. Участники могут оставить данные без изменений или обновить их в ручном режиме.
Доступ к архиву есть также у администратора выставки. Он может проверить информацию в карточках и убедиться, что в ней нет ошибок, или связаться с участником и уточнить детали.
Третий автоматизированный процесс — верстка буклетов. Благодаря полным и точным данным об участниках выставки и винах, которые они представляют, клиент может без дополнительных проверок автоматически сверстать рекламный буклет в формате .pdf. После этого его достаточно отдать в печать без ручной доработки.
На проект было выделено всего три месяца. Чтобы уложиться в ограниченный срок, Resolventa использовала методологию Scrum. Это позволило на самых ранних этапах разработки оценить скорость работы команды и завершить проект вовремя.
К началу сентября ERW была полностью готова к использованию. Интерфейс пользователя системы немного отличается от того, который предлагал облачный сервис. Однако теперь в нем учтены особенности бизнес-процессов клиента: участник выставки предоставляет все необходимые данные о себе, своей компании и продукции. Карточка участника стала более специализированной и подходящей для виноделов.
Стоимость разработки новой системы уложилась в ожидания и бюджет клиента. При этом система полностью подходит под все его требования: после запуска не было ни одной доработки функциональности.
Индивидуальная разработка зачастую оказывается выгоднее и удобнее, чем работа с готовыми системами, платформами и CMS. Кейс ERW wein.plus доказал это на практике.
ТЕХНОЛОГИИ
PHP, Laravel, MySQL, Vue.js, Docker, GitlabCI, PHPUnit
ИНТЕГРАЦИИ
OAuth, Amazon SES