5 кейсов отказа от Excel в бизнес-процессах

Заказчик

Несколько заказчиков

Задача

Автоматизация бизнес-процессов

Бизнес-процессы, завязанные на Excel, мы называем excel-driven процессами. Excel – удобный базовый инструмент для решениях многих задач. Но часто он замедляет процессы работы и понижает операционную эффективность компаний. Рассмотрим 5 историй, когда компаниям удалось отказаться от excel-driven процессов. 

Одна из наших специализаций — автоматизация бизнес-процессов. С 2015 года разрабатываем сервисы для этих целей, поэтому знаем, с какими проблемами сталкиваются компании в попытках повысить операционную эффективность.

  Почему компании строят процессы с помощью Excel Excel и Google Sheets — универсальные инструменты для составления отчётов, создания графиков и анализа даже больших объёмов данных. Готовый табличный интерфейс: берёшь и делаешь. Если компания начала строить процессы с помощью этих инструментов, отказаться от них становится сложно. Достойных аналогов нет или мало, либо это SaaS-решения, что не всем подходит из-за политики безопасности. А разработка собственных сервисов может потребовать много вложений.

У Excel есть и минусы: 

• Информации в таблице может быть так много, что приходится десять раз скроллить вбок, чтобы изучить всё. 
• Нет возможности прикреплять дополнительные файлы к строкам или сделать так, чтобы развёрнутая информация по пункту открывалась в отдельном окне. 
• Если облако недоступно, долгая синхронизация информации. 
• Сложности с интеграцией.

Главная боль, на которую заказчики жалуются чаще всего, — в Excel и Google Sheets нельзя скрыть часть данных от разных участников процесса. Например, сделать так, чтобы сотрудники видели только свою зарплату в общем списке работников. Если столбцы с приватной информацией нужно скрыть, приходится делать индивидуальные файлы и рассылать их лично. Мало того, что это долгий и утомительный процесс, он ещё и провоцирует появление ошибок в данных. 

Частый запрос к нам в последнее время — это переезд из Excel в веб-сервис. Расскажем пять кейсов, как мы помогли компаниям из разных сфер перейти из Excel.

Кейс 1. Рекрутинговое агентство Сделали веб-сервис для управления кандидатами и сотрудниками агентства.

Проблемы

Долгое время компания вела базу резюме в excel-файлах. С какими проблемами сталкивались: 

1. — Нельзя скрывать какой-то столбец от части пользователей. Чтобы передать часть сведений из базы кому-то из рекрутеров, руководитель создавал новый файл, дублировал информацию и присылал всё на почту
2. — Постоянная рассинхронизации данных, если каждый рекрутер ведет свой файл. 
3. — Потеря файлов, появление и дублированию ошибок. 
4. — Много времени уходит на синхронизацию в единую базу.
5. — Расширенные данные о кандидатах хранятся в отдельных местах в других файлах.
6. — Сложно переставить управление группой вакансий с одного рекрутера для другого.

Решение

Разработали веб-сервис — единое хранилище данных с возможностью экспорта резюме в разных форматах. 

Функциональность 1. Управление пользователями: настройка прав доступа и ролей

В системе настраиваемые уровни доступа к информации для разных ролей и групп пользователей. Администраторы получают полный доступ к базе резюме, в то время как рекрутерам выдают права на работу с заданными категориями специалистов или к прикреплённым к ним кандидатам. Например, если рекрутер занимается подбором дизайнеров — ему выдадут доступ только к этой категории. А если за рекрутером прикреплена группа из 50 специалистов из разных сфер, которых он привёл, — можно настроить права на работу только с ними.

Система позволяет скрыть часть данных о кандидатах от выбранных сотрудников. Например, они не смогут просматривать подробную карточку соискателя или видеть его имя и фамилию.

Администратор добавляет, редактирует и удаляет пользователей. Если рекрутер уходит из компании, по кнопке для него закрывают доступ к системе, чтобы он не забрал с собой файлы. 

2. Фильтрация и текстовый поиск.

Система позволяет фильтровать и сортировать резюме по различным параметрам: специализация, опыт работы, город проживания, навыки, какой рекрутер привёл и так далее. 

Доступен текстовый поиск по всем параметрам резюме, включая включая зарплатную вилку, опыт работы, навыки, портфолио и образование.

3. Расширенная информация о кандидате

В систему можно добавить расширенную информацию о кандидате в отдельно открывающемся профиле: детали биографии, ключевые проекты, недостающие навыки, краткие итоги после встреч и другое. Раньше для информации по каждому кандидату приходилось создавать отдельные файлы.

4. Экспорт резюме в разных форматах

Клиенты агентства выставляют разные требования к оформлению резюме. Веб-сервис может генерировать документы для экспорта в разных текстовых форматах. Если нужно отправить CV кандидата в зеленый банк, рекрутер одним кликом может выгрузить его в выбранном формате. 

  Кейс 2. Нефтяная компания Разработали веб-сервис для мониторинга поставок.

В нефтекомпаниях необходимо вести ежедневную статистику объёмов отгруженной продукции. Для отчётности использовали Excel — несколько отделов ежедневно вручную из разных источников обновляли данные в таблицах и обменивались ими. Затем менеджер сортировал информацию и формировал отчёты для руководителей и ответственных лиц.

Проблемы

1. — Нельзя использовать облачные решения для отчётов (вроде Google Sheets), а информацию нужно обновлять постоянно. 
2. — Данные о поставках — конфиденциальные, поэтому все документы с ними должны храниться только на серверах компании. 
3. — Много ручной работы и ошибок из-за человеческого фактора.
4. — Рутинная работа по составлению отчётов отнимает много рабочего времени.  

Решение

Разработали веб-сервис, который агрегирует все источники данных в одном месте. Пользователь выбирает файл Excel, данные из него парсятся и заносятся в веб-таблицу. Сервис размещён внутри инфраструктуры компании — это не облачное решение.

Функциональность

1. Фильтрация и текстовый поиск

В сервисе можно фильтровать данные по дате, городам отгрузки сырья, заводам переработки, объёмам сырья, ответственным лицам и ряду других параметров. Любую информацию можно найти текстовым поиском.

2. Сводная аналитика по данным

Система может автоматически построить отчёт по заданным параметрам. Например, сколько и какой продукции получил один филиал за один месяц. 

3. Автоматическое формирование и отправка отчётов для руководителей и ответственных лиц

Раньше менеджер собирал большой excel-файл с данными по всем филиалам, фильтровал их, создавал вручную несколько мини-отчётов и рассылал их нужным людям. Теперь саммари по отгрузкам можно сделать в два клика — система автоматически направит таблицу нужному человеку и пришлёт уведомление.

4. Импорт таблиц в разных форматах

Система поддерживает разные форматы файлов. Таблицу и отчёт из сервиса можно экспортировать в любом виде: от XLSM до JPG. На случай, если потребуется отправить файл человеку, у которого нет доступа в сервис.

  Кейс 3. Лицензии Сделали базу лицензионных прав. 

Клиент – держатель большого количества лицензий на произведения, которые он перепродает. Лицензий он покупает много, нужно вести список, что он купил, кому и что продал и когда заканчивается срок лицензии. Нужно было организовать и структурировать их владение и продажи.

Проблемы

1. — Большое количество купленных и проданных лицензий, тяжело следить за всеми сроками одновременно.
2. — Много путаницы и ручной работы. 
3. — Большие штрафы за просрочку. 

Решение

Разработали базу лицензионных прав. С его помощью компания отслеживает, кому, какую сумму и по каким договорам она должна перевести.

Функциональность

1. Фильтрация и текстовый поиск.

В таблицах можно фильтровать данные по товарам, менеджеру, дате заключения договора, дате истечения срока лицензии, контактам правообладателей. Доступен текстовый поиск по всей информации.

2. Отправка уведомлений на почту.

Менеджер, ответственный за своевременное продление лицензии, получает уведомление на почту, когда сроки договоров истекают.

3. Интеграция с «1С».

База обновляется автоматически — система самостоятельно берёт данные из «1С».

  Кейс 4. Согласование промоакций в ритейле для торговой сети Компания в течение года договаривается с сотней поставщиков, чтобы согласовать проведение акций. Согласование промоакций всегда происходит по email: менеджеры магазина, поставщики и маркетолог обмениваются сотнями файлами excel по почте, согласовывая и утверждая акции и скидочные товары. 

Проблемы

1. — Документы постоянно терялись или попадали в спам.
2. — Из-за большого количества ручной работы в таблицах появлялись ошибки и несогласования между условиями акций. 
3. — Огромная нагрузка на маркетолога, который согласовывает итоговые акции и высокая вероятность ошибок. 

Решение

Согласование файлов шло по email, мы сделали согласование акций в интерфейсе.

Сначала разработали веб-сервис для обмена данными, а затем доработали до системы управления акциями с личным кабинетом для поставщиков, менеджеров и маркетолога. Так создавать, редактировать, согласовывать и продлевать специальные предложения можно в едином пространств без обмена файлами по почте. Полный кейс можно прочитать тут.

Функциональность

1. Работа с акциями.

Возможность добавлять акции, корректировать по ним массовые и точечные данные, импортировать данные из файлов в систему. Согласовывать акции можно в специальном окне, где владелец процесса принимает или отклоняет изменения.

2. Подсвечивание конфликтов в данных.

Если при загрузке акций какие-то из них дублируются (уже есть в системе), то это подсвечивается в специальном окне «Конфликты».

3. Журнал изменений.

Все изменения логируются в журнале изменений. Видно, какой пользователь и когда корректировал данные, поэтому легко отследить любые изменения в акциях.

4. Разные роли пользователей.

В системе можно создавать новых пользователей и назначать им роли: категорийного менеджера, поставщика, маркетолога, администратора. У всех типов пользователей разные уровни доступа к системе, которые настраивает администратор. 

    Кейс 5. Сервис для создания смет В разработке цифровых продуктов каждый проект разбивают на этапы и декомпозируют их на задачи. На каждом этапе задействованы разные специалисты с разной ставкой оплаты труда: аналитики, дизайнеры, разработчики, тестировщики. Перед каждой сделкой составляют две сметы: одну для производства, чтобы согласовать ресурсы, вторую — для продажи, чтобы согласовать бюджет с заказчиком. 

Проблемы

1. — Две сметы неудобно синхронизировать, переписывать задачи и формулировки. 
2. — Иногда теряются формулы. Нужно проверять, чтобы во всех столбцах и строках были введены правильные. 

Решение

Чтобы не заставлять менеджеров вручную делать два excel-файла с кучей столбцов, колонок, которые потом неудобно синхронизировать, переписывать задачи и формулировки, мы разработали сервис, который делает всё автоматически — «Сметодел».

Функциональность

1. Заданы базовые формулы.

В Excel формулы часто теряются, а ещё чаще их переделывают. В «Сметоделе» базовые формулы заданы вручную. Из-за этого нет динамического вычисления в переменных. В настройки выведены параметры для автоматического расчёта часов, например, ставка или процент на стоимость.

2. Декомпозиция сметы по этапам проекта.

Функциональность позволяет отдельно показать, сколько стоит этап проектирования, дизайна, разработки технического задания и разные спринты. Также можно показать заложенные часы на каждый этап. 

3. База данных с ранее сохранёнными счетами и оценками.

Данные можно переиспользовать в новых расчётах и сохранять шаблоны разных типов проектов.

4. Экспорт сметы в Google Sheets или XSLX-файле.

Менеджер нажимает на одну кнопку, и для него автоматически генерируется гугл-док или xslx-файл, который можно распечатать или отправить по почте. Не нужно вручную создавать десятки файлов.

Полный кейс можно прочитать тут. 

Как быстро разработать веб-сервис на замену Excel Перенести таблицы в веб-интерфейс можно за 2 месяца с помощью нашего инструмента для быстрой оцифровки бизнес-процессов Oberton.

Oberton — платформа для low-code разработки. Не SaaS, не no-code, не коробочное решение. Исключили этапы визуального проектирования и frontend-разработки. За счёт этого уменьшаем сроки и потери контекста при передаче с этапа на этап. Результат — полноценный цифровой продукт, разработанный под конкретные бизнес-требования. Передаётся в виде открытого исходного кода.

Преимущества:

• Короткий цикл разработки. Исключаем этап дизайна и фронтенда.  
• Уменьшенная команда разработки. Обычно в команде не менее 7 людей. Команда разработки на Oberton: руководитель проекта, бизнес-аналитик, backend-разработчик, QA-инженер. Меньше команда — меньше ФОТ и ниже цена запуска продукта.
• Кратное сокращение стоимости и сроков разработки веб-сервиса.

Перенос Excel-файлов в веб-сервис пройдёт быстро и безболезненно. Не нужно годами пользоваться неудобными инструментами из страха, что разработка нового продукта займёт много времени и будет дорогой. С Oberton это не так.

Подробнее про Oberton здесь. 

Итого

Разработка собственного веб-сервиса поможет компании автоматизировать excel-driven процессы. Система будет хранить и обновлять данные в одном месте, сотрудники перестанут обмениваться десятком файлов и страдать из-за ошибок в таблицах. Кроме того, в собственный продукт можно добавить любые интеграции и функции по мере необходимости. 

Запустить собственный сервис для работы с таблицами можно за 2 месяца.

Не бойтесь отказаться от excel — это не так дорого, как вы думаете)