Онлайн-платформа автоматизации процессов по охране труда в организации «Спектр 360»

Заказчик

«Спектр 360» - аутсорсинг охраны труда

Задача

Создать современную онлайн-платформу, автоматизирующую процессы охраны труда в соответствии с законодательством

О заказчике

Компания «Спектр 360» специализируется на оказании услуг по аутсорсингу охраны труда на предприятиях и в организациях различных отраслей. «Спектр 360» предлагает комплексное решение для обеспечения безопасности и соблюдения законодательства в области охраны труда, включая консультации, разработку документации, обучение персонала и проведение аудитов.

Идея

Малые предприятия часто сталкиваются с нехваткой времени, ресурсов и знаний для эффективного управления охраной труда и соблюдения требований законодательства. Найм и обучение специалиста могут быть затратными и не всегда эффективными. Поэтому многие отдают этот блок на аутсорс. За 6 лет работы «Спектр 360» накопил обширную клиентскую базу, и чтобы разгрузить экспертов и обслуживать больше клиентов, было принято решение автоматизировать услуги через онлайн-платформу.

Цели и задачи

Цель проекта — создать современную онлайн-платформу, автоматизирующую процессы охраны труда в соответствии с законодательством.

Основные задачи:

• разработать инструмент для экспертов по контролю процессов охраны труда у клиентов
• создать функционал для ведения и хранения данных сотрудников клиентов
• внедрить систему для планирования и проведения инструктажей, обучений и медосмотров
• разработать функции для формирования отчетов по аудиту состояния охраны труда

Пользователи

Исходя из целей и задач проекта, мы выделили 3 основные роли пользователей:

1. Клиент (руководители предприятий, начальники производства, HR-специалисты): имеет доступ к просмотру информации, но не может ее редактировать.
2. Эксперт: управляет дашбордами, следит за календарем событий, редактирует информацию о сотрудниках и процессах, загружает документы.
3. Администратор: создает и редактирует пользователей, управляет справочниками и просматривает логи.

ЛК клиента

Клиент — это ресторан, производственное предприятие, складское помещение или другой бизнес. Мы разработали личный кабинет для клиента, который обеспечивает:

• круглосуточный доступ к системе для управления охраной труда с любого устройства
• хранение всей документации в одном месте для быстрого поиска
• прозрачное и удобное управление процессами охраны труда без бумажной волокиты
• контроль за выполнением задач и получением отчетов о проделанной работе экспертом соблюдение всех законодательных требований и минимизацию рисков и расходов

Клиент может просматривать данные в следующих разделах:

• календарь событий
• список сотрудников и их детальная информация информация о компании
• реестр обучений
• списки рабочих мест, инструктажей, медосмотров, профессиональных рисков и аудитов

ЛК эксперта

Эксперта назначает и закрепляет за клиентом администратор платформы. У одного эксперта могут быть несколько компаний-клиентов, и для удобства работы предусмотрен выпадающий список выбора клиента в шапке профиля.

Эксперт может управлять следующей информацией о клиенте:

• список клиентов и детальные страницы каждого с календарем событий
• список сотрудников и их детальные страницы
• загрузка сотрудников через Excel и добавление вручную
• формирование списков на обучение
• список рабочих мест, инструктажей, медосмотров, проф. рисков и аудитов

Роль эксперта — самая функциональная на платформе, и далее подробнее рассмотрены его задачи и возможности.

Сотрудники

Сотрудник является ключевым элементом, вокруг которого строятся основные процессы на платформе. Эксперт может добавить сотрудников вручную или загрузить через xls-файл. На детальной странице сотрудника отображаются личные данные, даты приёма и увольнения, должность, адрес и подразделение, в котором он работает.

Эксперт может редактировать эту информацию и просматривать данные по обучению, инструктажам, медосмотрам, рабочим местам и оборудованию, материалам, с которыми работает сотрудник, и отчётам СОУТ.

Календарь событий

Календарь событий — важный инструмент для эксперта, который помогает отслеживать даты обучения, медосмотров, инструктажей, проверки оборудования и обновления документов. Он позволяет контролировать все мероприятия по охране труда, планировать действия клиента и заранее готовиться к предстоящим событиям.

Календарь также полезен клиентам «Спектр 360», предоставляя информацию о предстоящих мероприятиях и необходимых ресурсах. В календаре есть фильтры по типу события и пагинация, а также отображаются просроченные события. События можно добавлять вручную или автоматически.

Календарь интегрирован с производственным календарём и поддерживает автоматические уведомления о сроках завершения событий и просроченных событиях.

Медосмотр

В разделе «Медосмотр» собрана вся информация о прохождении медицинских осмотров сотрудниками. Здесь можно найти данные по каждому осмотру: должность, приказ, дата, статус, сроки, результаты и заключения. Удобные фильтры позволяют быстро найти нужную информацию.

Основные возможности:

• Уведомления: система напоминает о предстоящих медосмотрах и их сроках.
• История осмотров: можно посмотреть результаты всех медосмотров и рекомендации врачей для каждого сотрудника.
• Редактирование и добавление записей: эксперт может добавлять и редактировать данные о медосмотрах, которые автоматически попадают в календарь событий.
• Хранение документов: удобно загружать и хранить все необходимые документы, такие как справки и результаты анализов.
• Автоматизация: для должностей, требующих регулярных медосмотров, система автоматически создает записи.

Этот раздел помогает упростить процесс медосмотров, делает взаимодействие между сотрудниками и работодателями более удобным и обеспечивает доступ к важной информации о здоровье работников для поддержания безопасности на рабочем месте.

Обучение

В этом разделе эксперт может управлять обучением сотрудников, формируя списки и графики для повышения квалификации, переподготовки, обучения технике безопасности и других видов. История обучений хранится в системе, а новые обучения автоматически добавляются в календарь с уведомлениями для клиента и эксперта.

Инструктажи

Система поддерживает разные типы инструктажей: вводный, первичный, повторный и целевой. Эксперт назначает инструктажи сотрудникам, проверяя их квалификацию и срок действия обучения. Инструктажи сохраняются в электронных журналах, и к каждой записи можно прикрепить подтверждающий документ, что упрощает поиск нужной информации.

Профессиональные риски

Этот раздел представляет собой онлайн-журнал документов, с которыми должны ознакомиться сотрудники. После ознакомления результаты загружаются на платформу, и статус меняется на «ознакомлен». Руководители могут в любой момент проверить статус без необходимости искать бумажные документы.

Аудит

В этом разделе хранятся акты аудитов, где указываются дата, название аудита, устранение нарушений и комментарии эксперта. После выполнения всех мероприятий статус аудита автоматически меняется на «Устранено».

Документы

Раздел для хранения и управления документацией по охране труда. Эксперты могут загружать и скачивать документы различных типов в иерархической структуре.

Что в итоге

Разработка и внедрение собственной IT-платформы позволили нашему Заказчику оптимизировать процессы по охране труда на предприятиях их клиентов и тем самым масштабироваться. Сейчас 1 эксперт может вести и контролировать в 3 раза больше клиентов, чем до внедрения сервиса. Для клиентов Спектра — это удобный инструмент для контроля и отслеживания работы эксперта, мероприятий для соблюдения норм и требований. Благодаря ведению процессов по охране труда на платформе у клиентов заказчика значительно сократился объём бумажной документации.

Перейти на сайт