- Заказчик
- Московский физико-технический институт (МФТИ)
- Задача
- Создание интранет-портала для университета
Что приходит на ум, когда вы слышите слово «интранет»? Скорее всего, вы представляете неудобный и старомодный корпоративный портал. Действительно, многие интранет-площадки продолжают выглядеть именно так. Однако в ведущих университетах уже осознали, насколько важно предоставлять сотрудникам современные многофункциональные цифровые сервисы. В сентябре 2021 года мы запустили портал под названием «HR.Университет» для МФТИ. Рассказываем о проделанных работах и достигнутых результатах.
Задача
Задача, поставленная со стороны МФТИ, заключалась в создании интранет-портала для более чем 3000 пользователей. Существующий сайт вуза был устаревшим и обладал ограниченным функционалом.
Для нашей команды разработка интранет-портала для вуза стала новым опытом. Сотрудничество с таким крупным и сложным учреждением, как МФТИ, было не только испытанием, но и отличной возможностью для проверки наших гипотез.
Для решения этой задачи мы разработали актуальную и интуитивно понятную платформу, которая объединяет функции сайта с возможностями современных HR-сервисов. Чтобы преподаватели могли пользоваться интранетом в любое время и в любом месте, мы также предложили вузу мобильное приложение.
Механизм внедрения корпоративного портала в организации
Основываясь на собранной информации, мы создали концепцию портала, провели тестирование интерфейса и функциональных возможностей и в настоящее время продолжаем интегрировать новые сервисы. За счет гибкой архитектуры обновление модулей и функций осуществляется без ущерба для стабильного функционирования сайта.
Получившуюся HR-экосистему цифровых сервисов можно подстроить под нужды как государственных, так и частных организаций.
Главным принципом создания современного HR-портала является формирование общей экосистемы, которая объединяет разнообразные инструменты и приложения в рамках одной системы. Пользователи получают доступ не только к своему личному кабинету при помощи единого логина и пароля, но и к мобильному приложению и десктопной версии сайта.
По просьбе клиента мы можем интегрировать в систему любые модули, даже те, что были созданы с использованием других технологий. Также возможно внедрение дополнительных опций, например, возможности подавать заявления на отпуск с помощью чат-бота.
Наша бизнес-модель уникальна тем, что мы не продаем лицензии на каждого пользователя, а создаем кастомизированный программный код и передаем его заказчику. При этом стоимость продукта не зависит от количества сотрудников, что особенно ценно для динамично развивающихся компаний. Также пользователи могут приобрести техническую поддержку для пользователей системы.
Интранет-портал МФТИ
В рамках проекта для МФТИ мы внедрили сквозную авторизацию, а также интегрировали портал с «1С» для работы с организационной структурой.
Интранет МФТИ делится на три автономных сегмента, у каждого из которых свои функции.
У нового подразделения HR.Университета есть два ресурса: внутренний портал, предоставляющий сервисы для сотрудников, и общедоступный сайт, нацеленный на привлечение новых студентов и преподавателей.
Третий сегмент — это исторический интранет-портал, инструменты которого постепенно адаптируются под новую платформу HR.Университета.
HR-портал МФТИ предоставляет потенциальным студентам и сотрудникам возможность глубже познакомиться с инфраструктурой вуза. На виртуальных экскурсиях можно увидеть научные лаборатории, учебные аудитории, музеи и спортивные сооружения. Кликабельные элементы позволяют посетителям портала получить представление об оснащении рабочих мест. Интерактивная карта кампуса постоянно обновляется. На ней есть информация о зданиях, общежитиях, банкоматах, кафе и других объектах.
На портале также представлены сведения о структуре университета, контактные данные отдела кадров и документы для трудоустройства.
Главная страница HR.Университета адаптирована под мобильные устройства на базе iOS и Android. У приложений такой же функционал, как и у десктопной версии портала.
HR.Адаптация
Для новых сотрудников МФТИ на HR-портале разработали модуль «Адаптация». Он облегчает процесс ознакомления с сервисами вуза.
Модуль включает данные о структуре и истории университета, важнейших специалистах и достижениях вуза. В этом разделе новые сотрудники могут найти необходимые документы и контактные данные коллег, познакомиться с корпоративной культурой МФТИ, включая используемые сокращения и официальные телеграм-каналы.
В модуле «Адаптация» представлены сведения о питании, возможности заниматься спортом, порядке вакцинации против COVID-19 и психологической поддержке.
HR.Коммуникации
На портале МФТИ для сотрудников есть информационная база, включающая в себя следующие разделы:
«Новости». В нем представлены актуальные сведения о вузе.
«Опросы». Здесь HR-специалисты могут проводить исследования для оценки работы различных отделов университета.
«Объявления». В этом разделе можно размещать разнообразные сообщения — от предложений об аренде жилья до объявлений о потерянных вещах.
«События». При помощи интерактивного календаря пользователи узнают о предстоящих мероприятия: вебинарах, конкурсах, лекциях и т. д.
«Проекты». Здесь преподаватели могут находить интересные возможности для взаимного сотрудничества.
HR.Компетенции
Этот модуль открывает для сотрудников вуза доступ к образовательным материалам. Здесь преподаватели могут выбрать подходящие курсы и стажировки, а также оценить свои навыки и умения.
В разделе «Курсы» представлены разнообразные образовательные программы, предлагаемые как самим вузом, так и другими учреждениями и платформами, включая как платные, так и бесплатные варианты.
Что касается программ МФТИ, то сотрудники получают прямой доступ к учебным материалам: текстовым лекциям, видеороликам и поэтапным курсам лекций.
Для удобного подбора курсов в портал был интегрирован наш агрегатор «Образовал».
Чтобы объективно оценивать компетенции сотрудников вуза, мы внедрили на платформу сервис «HR.Оценка 360». Он бесшовно интегрирован с онлайн-сервисом Proaction.pro. Когда сотруднику вуза назначают проверку компетенций, сервис направляет ему электронное уведомление. Пользователю необходимо перейти по ссылке и пройти онлайн-тестирование.
По завершении теста сотрудник получает результаты проверки и рекомендации по развитию нужных навыков и выявлению точек профессионального роста. Полученную информацию можно обсудить с руководством, чтобы совместно разработать план своего дальнейшего развития.
Документы
Этот блок является одним из самых востребованных на портале и ежедневно привлекает внимание сотен сотрудников МФТИ.
Здесь представлены должностные инструкции, нормативные акты, образцы для заполнения и прочие кадровые документы. Для удобства поиска все представленные материалы систематизированы по категориям.
В перспективе мы планируем автоматизировать работу с документами, оцифровать их, а затем перенести из основного портала весь сервис документооборота в систему HR.Университет.
На сегодняшний день этот раздел предоставляет сотрудникам вуза эффективные инструменты, позволяющие оптимизировать рабочий процесс, например, спланировать отпуск и вовремя подать соответствующее заявление. Для этого понадобится всего несколько кликов. Сотруднику не нужно заполнять массу документов и предоставлять много личной информации. Достаточно ввести свою должность и желаемые даты отпуска. После отправки заявления каждый сотрудник может в режиме реального времени отслеживать статус его рассмотрения.
Чтобы облегчить переход с устаревшего интранета на HR.Университет, мы дополнительно внедрили навигацию по самым востребованным функциям портала. Это значит, что постепенно все функции интранет-портала будут внедрены в HR.Университет в соответствии с поступающими пожеланиями.
HR.Рекрутинг
Теперь корпоративный HR-портал МФТИ располагает удобным набором инструментов для подбора новых сотрудников. Он включает в себя раздел с вакансиями и сведениями о конкурсах на вакантные должности.
Мы также помогли вузу создать и запустить рекламную кампанию, направленную на привлечение преподавателей и профессоров на конкурсной основе. С помощью таргетированной и контекстной рекламы мы привели на специальный рекрутинговый сайт потенциальных кандидатов. На сайте они могли сразу же ознакомиться с открытыми вакансиями и при желании заполнить анкету соискателя, чтобы в дальнейшем принять участие в конкурсе на выбранную должность.
Результаты
HR.Университет работает уже 1,5 года. За этот период мы успешно внедрили ряд опций, которые способствуют эффективному взаимодействию сотрудников МФТИ друг с другом и с руководством вуза, упрощают рабочие процессы и помогают находить коллег для совместных проектов.
К тому времени корпоративный интранет-портал ежедневно использовался примерно 200 сотрудниками МФТИ. Средняя продолжительность сеанса составляла порядка пяти минут с глубиной просмотра в более чем восемь страниц. В будущем планируется активнее продвигать сервисы HR.Университета среди специалистов вуза, чтобы они могли лучше освоить навигацию на сайте и максимально использовать все предоставляемые возможности его инструментов.
Специально созданная рабочая группа, в которую вошли представители нашей команды и сотрудники МФТИ, регулярно собирается по пятницам для обсуждения текущих задач, дальнейших планов и корректировки направлений работы.
Перед запуском в общий доступ каждое обновление портала проходит предварительное тестирование среди компетентного круга сотрудников МФТИ.
Помимо этого, дважды в год организуется форум для HR-специалистов высших учебных заведений со всей страны, участники которого обсуждают инструменты и лучшие решения по цифровизации HR-процессов, используемых как в России, так и за рубежом.
HR.Университет — это уникальное решение, разработанное на базе нашего опыта и нужд заказчиков. Платформа объединяет инструменты, по-настоящему полезные для пользователей.
Мы уверены, что в скором времени HR.Университет станет востребованным не только в учебных заведениях, но и в бизнес-структурах.