Модернизация государственной ИС управления грантами и конкурсами «Москва — добрый город»
- Заказчик
- Департамент информационных технологий Правительства Москвы (ДИТ)
- Задача
- Модернизация государственной информационной системы «Москва — добрый город»
Внедрение и последующее развитие информационных систем стало одним из ключевых элементов современных городских процессов. Яркий пример реализации подобных инструментов — платформа «Москва — добрый город». Она открывает возможности для сотрудничества между органами исполнительной власти и социально ориентированными некоммерческими организациями (СО НКО).
Перед нашей командой поставили задачу модернизировать государственную информационную систему «Москва — добрый город», сделав ее более удобной и эффективной для представителей органов власти и СО НКО. В частности, важно было улучшить модуль технической поддержки, осуществить внедрение интерактивного помощника и расширить аналитические возможности системы.
Для решения этих задач мы использовали комплексный подход, который включал в себя как разработку и внедрение новых модулей, так и оптимизацию уже существующих функций платформы. Кроме того, был улучшен пользовательский интерфейс.
Что такое государственная информационная система и зачем она нужна?
Информационные системы (ИС) предназначаются для сбора, хранения, обработки и распространения информационных данных и обеспечивают автоматизацию различных процессов. Столичная ИС «Москва — добрый город» используется для автоматизации взаимодействия между органами исполнительной власти Москвы и подведомственными им учреждениями, которые принимают участие в реализации социально ориентированных проектов. С помощью платформы СО НКО могут участвовать в муниципальных конкурсах и получать гранты для проектов, направленных на поддержку жителей Москвы.
Основные функции ИС
Каждая информационная система выполняет большое количество функций, среди которых:
Сбор информации. ИС аккумулируют данные из разных источников, как внутренних, так и внешних, и систематизируют их в единой базе данных.
Хранение информации. Они создают безопасное место для хранения значительных объемов данных, обеспечивая их целостность и защиту.
Обработка информации. Автоматизируют процесс обработки данных, превращая их в ценные сведения для принятия решений.
Анализ данных. На основе собранных и обработанных данных ИС выполняют аналитические исследования, выявляя закономерные тенденции и выдвигая прогнозы.
Техническая поддержка
Для обеспечения стабильной работы ИС мы разработали и внедрили ряд модулей, среди которых важным является модуль автоматизации учета пользовательских обращений.
В процессе взаимодействия со специалистами техподдержки выяснилось, что одной из ключевых проблем является недостаток информации, которую пользователи предоставляют, когда обращаются за помощью. Это приводит к тому, что специалистам техподдержки требуется больше времени на решение проблемы, поскольку им приходится тратить дополнительные усилия на получение недостающей информации.
Чтобы улучшить ситуацию, мы составили перечень сведений, необходимых для быстрого устранения возникающих проблем:
Тема обращения. Правильно указав тему обращения, пользователь сокращает время отправки запроса к нужному специалисту.
ФИО пользователя и его контактные данные, включая e-mail. Это важно для оперативной обратной связи.
Наименование организации. Оно помогает оперативно находить в журнале запросов историю событий.
ИНН. Он используется для нахождения истории взаимодействия в ИС.
Параметры рабочего места (браузер и ОС). Эта информация помогает быстрее идентифицировать источник проблемы.
Описание проблемы. Чем более детальным оно будет, тем быстрее найдется решение.
Ссылка на страницу с ошибкой. Она позволяет точно локализовать инцидент.
Для облегчения работы специалистов и ускорения процессов решения проблем был разработан модуль, обеспечивающий автоматизацию учета обращений в техническую поддержку. Он значительно упрощает взаимодействие между специалистами техподдержки и пользователями.
ИС автоматически собирает данные из заявок и скриншоты страниц с ошибками, существенно ускоряя обработку обращений.
Модуль реализован в виде отдельного окна, доступного из любой части ИС. В нем пользователи могут заполнить форму обращения в техподдержку и прикрепить необходимые файлы. Удобно, что каждый человек может самостоятельно настраивать форму подачи заявок, добавляя или убирая поля.
Интерактивный помощник
Одним из ключевых элементов в обновленном варианте ИС стало внедрение интерактивного помощника, созданного для упрощения процесса подачи заявок на гранты и другие формы поддержки. Этот инструмент помогает пользователям быстро находить нужную информацию, корректно заполнять формы и получать своевременные уведомления о статусе поданных заявок.
На странице заявки теперь размещена еще и кнопка «Интерактивный помощник», при нажатии на которую пользователи запускают интерактивный сценарий с подсказками по корректному заполнению формы. После этого ИС автоматически проверяет верность введенных данных.
Экспертиза
Анализируя прежний пользовательский интерфейс для обработки заявок на конкурс, мы поняли, что текущее расположение элементов на экране было недостаточно комфортным для экспертов. Было выявлено неэффективное использование экранного пространства, затруднявшее процесс оценки поступающих заявок.
Чтобы улучшить пользовательский опыт, мы разработали обновленную форму экспертизы заявок. Формат страницы был изменен с вертикального на горизонтальный. Теперь в верхней части экрана размещен раздел «Заявка», в нижней — «Форма экспертизы». Каждая из этих секций имеет свою прокручиваемую полосу. Это позволяет экспертам параллельно просматривать информацию, представленную в заявке, и делать необходимые оценки.
В левой части раздела «Заявка» добавлено меню для перехода между подразделами. Внедрена возможность сворачивать разделы, позволяющая пользователям адаптировать интерфейс под свои предпочтения. Эти изменения сделали работу с ИС более удобной и уменьшили время, необходимое для оценки конкурсных заявок.
Инструменты аналитики
В ходе общения со специалистами из Департамента труда и социальной защиты населения Москвы мы обнаружили, что текущие аналитические инструменты не обеспечивали должной наглядности и не способствовали эффективному анализу распределения бюджетных средств. Для устранения этих недостатков мы внесли изменения в модуль «Аналитика», добавив два дополнительных раздела — «Инфопанель» и «Аналитика бюджета».
Раздел «Инфопанель» предназначен для визуализации данных. С помощью специального конструктора пользователи могут создавать графики, исходя из количества заявок, средних и запрашиваемых объемов финансирования грантов, названий конкурсов, сроков их проведения и других параметров. С такими графиками удобно оценивать информацию и принимать взвешенные решения.
Пользователи могут выгружать графики в виде таблиц и изображений для более глубокого анализа и использования в отчетах.
Раздел «Аналитика бюджета» был разработан для детального изучения распределения средств, направленных на проекты. Пользователи могут просматривать расходы по каждой СО НКО и формировать отчеты в виде электронных таблиц. Это значительно облегчает мониторинг и анализ бюджетных средств и оптимизирует управление финансированием социальных проектов.
Электронная цифровая подпись
В ИС появилась электронная цифровая подпись (ЭЦП), предназначенная для обеспечения безопасности и юридической значимости документооборота, а также защиты персональной информации, используемой в процессе оформления заявок на гранты. Именно внедрение ЭЦП позволило сделать процедуру оформления и подписания документов полностью цифровой. Благодаря этому рабочий процесс значительно ускорился, а риск появления ошибок снизился.
Результаты
По итогам выполненных работ информационная система «Москва — Добрый город» приобрела новые функции, стала более безопасной и удобной. Улучшилось качество обслуживания пользователей. Кроме этого, сократилось время обработки заявок и повысилась прозрачность процессов. Успешная реализация данного проекта подтвердила, что государственные ИС могут занять важное место в развитии социальной инфраструктуры и укреплении взаимодействия с всевозможными НКО.