- Заказчик
- Счетная палата — высший орган госконтроля финансов. Они следят за эффективностью использования бюджетных средств. В штате — 2000 сотрудников в 31 департаменте.
- Задача
- Выявить внутренние процессы, которые можно автоматизировать. Спроектировать архитектуру программного обеспечения, разработать и внедрить интранет-систему.
Разработка велась в два этапа. Сначала мы провели бизнес-аналитику и запустили базовый функционал портала. Внедряя систему и тестируя ее на пользователях, мы параллельно разрабатывали вторую часть — блог руководства, обратную связь, «Палату идей» и интеграции с внешними системами и базами данных.
Требования безопасности
Особенность заказчика — высокий уровень требований к безопасности данных. Есть внутренний и внешний контур серверов Exchange, в которых хранятся данные сотрудников и компании. Мы сделали две версии портала с разными уровнями доступа. Во внутреннем контуре доступна вся информация, но нет доступа в интернет. Внешний работает через интернет, но не отображает личные данные, документы и информацию по денежному содержанию.
Для доступа с рабочего компьютера мы сделали NTLM-авторизацию, которая автоматически пропускает пользователя в систему. Зайти на портал через интернет, например, из дома, можно только в ограниченный внешний контур. Пользователю будут доступны только новости и мессенджер.
Мы также провели интеграцию с системой Microsoft Active Directory для создания и хранения учетных записей пользователей. В AD хранятся внешние и внутренние логины пользователей, поэтому мы делали склейку учетных записей для корректной работы системы.
Елена Б. — Backend Developer, Extyl
Формирование отпусков
Когда сотрудники планируют отпуск на следующий год, руководители следят, чтобы для каждого отсутствующего была замена, а в квартал уходило не больше 30% сотрудников. Это непросто, когда в компании большой штат и сложная иерархия.
Раньше, чтобы сопоставить эти данные в единый документ, использовали таблицы Excel. Ответственный за процесс табельщик напоминал всем сотрудникам, что пора планировать отпуск, а потом вносил корректировки вручную.
Теперь в портале всем приходит уведомления, что нужно заполнить форму на отпуск. Из этих форм автоматически складывается сводная таблица, в которой информация обновляется риал-тайм.
Табельщик, ответственный за согласование графика, может быстро проверить таблицу, скорректировать и уведомить сотрудников об изменениях в плане прямо на портале.
Также участники видят свои персональные графики и могут отметить «тип» отсутствия, который помогает остальным планировать работу с ним.
Сокращение бумажной работы
В компаниях с большим штатом простые вещи, такие, как получение справки или трудовой книжки, превращается в долгий процесс. Например, чтобы получить справку о доходах, нужно пойти в бухгалтерию и написать заявление. Затем прийти еще пару раз, чтобы проверить готовность или напомнить сотруднику о себе.
Чтобы исключить эти усилия и сэкономить рабочее время сотрудников, мы сделали конструктор заявок на портале. Теперь каждый может сформировать заявку самостоятельно, а потом получить уведомление о готовности и забрать ее.
Виды этих заявок:
Оформление расчетного листка
У госслужащих зарплата каждый раз формируется по множеству критериев: оклад, надбавка за секретность, надбавка за выслугу лет и еще с десяток пунктов.
У сотрудников часто возникают вопросы по поводу расчетов. Чтобы сделать этот процесс прозрачным и исключить обращения в бухгалтерию, мы добавили возможность скачать расчетный лист на портале.
На портале реализована интеграция с 1С. Раз в сутки через нее обновляется информация о пользователях. Когда сотрудник запрашивает расчет зарплаты за указанный им период, формируется Runtime-запрос — информация обновляется в моменте.
Елена Б. — Backend Developer, Extyl
Общий календарь и подготовка совещаний
Чтобы оптимизировать совместную работу сотрудников, мы синхронизировали их привычные инструменты — почту и календарь Microsoft Exchange — с порталом. Теперь видна занятость каждого сотрудника и их совместные встречи.
В функционале календаря мы сделали возможность бронировать переговорные, а также добавлять «подготовку комнат» к мероприятию. Например, если к совещанию нужны дополнительные маркеры, доски, телевизоры и колонки — то все это можно отметить в чек-боксе при бронировании. Ответственным людям автоматически отправится задача на подготовку переговорной.
Коммуникация в коллективе
Мы предусмотрели несколько инструментов для информирования сотрудников. Первый — это лента новостей, которая заменяет массовую рассылку на почту. Там регулярно появляются сообщения, новости и опросы.
Иногда появляется особенно важная информация. Например, новый регламент или инструктаж. Чтобы убедиться, что такие сообщения прочтут все сотрудники, мы сделали кнопку «ознакомился» юридически значимой и равноценной подписи в бланке с прохождением инструктажа. Все сотрудники подписали приказ. Важные сообщения нельзя закрыть и продолжить пользоваться порталом, пока не прочитаешь их.
Чтобы сформировать такое сообщение, инженеру по охране труда достаточно указать в задаче соответствующий номер документа. Он автоматически загрузится из базы.
Мы провели интеграцию портала с Oracle и базой данных системы электронного документооборота САДЭД.
Чтобы каждый, кто проходит инструктаж, не обращался к базе за нужным документом, мы сделали так, что документ отображается внутри задачи портала сразу. Для этого нам не подошел стандартный PDF-конвертор, так как в закрытом контуре портала нет интернета. Мы установили специальный конвертор прямо на сайт.
Елена Б. — Backend Developer, Extyl
Телефонные справочники
Чтобы сотрудникам могли быстро связаться друг с другом, мы кастомизировали телефонный справочник компании. Добавили номера кабинетов в профили и возможность сохранять контакты в избранное.
Руководителям нельзя позвонить напрямую, поэтому мы добавили приемные с их секретарями.
Палата идей
В корпоративной культуре Счетной палаты принято делится идеями, обсуждать и внедрять предложения сотрудников. Благодаря порталу эта инициатива поддерживается и легче модерируется. Каждый сотрудник может оставить предложение в разделе «Палата идей», за которое будут голосовать.
Дополнительно мы сделали инфографику со статистикой о том, как эти идеи меняют жизнь компании.
Результат
- Проанализировали бизнес-процессы Счетной палаты и оцифровали то, что возможно было перевести в онлайн.
- Снизили затраты ресурсов компании на обработку большого потока заявок и документов.
- В несколько раз сократили время и нагрузку сотрудников на организацию отпуска и совместных совещаний.
- Сделали несколько инструментов для коммуникации в портале, чтобы сотрудникам было удобно общаться в режиме «одного окна».
- Продолжаем поддерживать и развивать интранет-систему, добавляя новые функции.