Цифровая трансформация ЛТППО ОППО ПАО «Татнефть»

Заказчик

ЛТППО ОППО ПАО «Татнефть» объединяет более 3000 членов и включает 28 первичных организаций.

Задача

Повысить уровень прозрачности, улучшить управление мероприятиями и упростить учет выплат.

Лениногорская территориальная первичная профсоюзная организация ОППО ПАО «Татнефть» насчитывает более 3000 членов и включает 28 первичных организаций. Она активно работает на территории Лениногорского района и города Лениногорска, обеспечивая защиту трудовых прав, поддержку поддержки труда и развитие корпоративной культуры посредством организации различных мероприятий.

Современные реалии требуют более эффективных методов управления и взаимодействия с членами профсоюза. С развитием цифровых технологий возникла необходимость в комплексной автоматизации процессов. Главной целью стало создание удобной и функциональной цифровой платформы, которая позволит не только вести детальный учет членов профсоюза, но и отсрочить ресурсы материальной помощи, наград и премий, а также регулировать управление мероприятиями и документооборотом.

Внедрение единой цифровой экосистемы улучшает рабочие процессы, повышает оперативность принятия решений и обеспечивает прозрачность всех операций. Это не только ограничение качества взаимодействия профсоюза с ее участниками, но и повышение уровня доверия и прозрачности участников в деятельности профсоюзной организации.

Цели и задачи проекта

Основная цель

Разработка современной и удобной цифровой платформы, которая позволит автоматизировать процессы взаимодействия соединений с его компонентами, повысить уровень прозрачности, улучшить управление мероприятиями и проверить учет результатов.

Ключевые задачи

• Создание сайта профсоюзной организации с интеграцией с CRM-системой.
• Настройка системы учета членов профсоюза, их активности и участия в мероприятиях.
• Внедрение автоматизированного механического оборудования для обработки изделий на материальную помощь, награды и премии.
• Автоматизация процессов документооборота.
• Удобный механизм регистрации участников мероприятий и обратной связи.
• Интеграция различных каналов связи (мессенджеры, электронная почта, сайт).

Реализованные решения

1. Разработка и настройка сайта

Разработанный функциональный и понятный сайт, ориентированный на представительскую профсоюзную организацию. Он стал приспособлением для взаимодействия с членами профсоюза, предоставляя актуальную информацию, доступ к мероприятиям и возможность оперативного оформления заявок.

Ключевые возможности сайта:

• Актуальные новости и события – оперативное обновление информации о деятельности профсоюза, анонсы мероприятий и важных инициатив.
• Электронные формы – удобный способ предоставления материальной помощи, участия в мероприятиях и обратной связи с профсоюзной организацией.
• Интеграция с CRM – минимальное взаимодействие с базой данных, что обеспечивает быстрое управление учетными заявками, членство и персонализированную работу с пользователями.

Созданный веб-ресурс позволяет не только повысить прозрачность работы профсоюза, но и значительно упростить взаимодействие с его компонентами, выполнять процессуальные предложения, а также доступность и удобство получения информации.

2. Внедрение CRM для учета членов профсоюза.

Для эффективного управления участниками профсоюза была внедрена современная система учета на базе Битрикс24. Она обеспечивает централизованное хранение данных и автоматизирует ключевые процессы, связанные с членством и активностью профсоюзных работников.

Основные элементы карточки члена профсоюза:

• Личные данные – ФИО, дата рождения, семейное положение.
• Документы – паспортные данные, необходимые для формирования спецификаций.
• Информация о членстве – дата запроса, номер и проверка профессионального билета.
• Участие в мероприятиях – фиксируется история посещений, что позволяет формировать рейтинг активности.
• Материальная помощь и награды – учет всех выданных выплат, премий и наград.
• Аттестация по охране труда – система отслеживает время проведения аттестаций и автоматически уведомляет о необходимости их обновлений.

Благодаря этой системе удалось значительно сократить администрирование профсоюза, повысить прозрачность процессов и создать удобный инструмент для работы с участниками организации.

3. Автоматизация документооборота

Для оптимизации документооборота в профсоюзной организации была внедрена система упрощенного формирования деклараций и отчетности. Это сокращает время на обработку запросов, сводит к минимуму возможные ошибки и повышает эффективность взаимодействия с заинтересованными профсоюзами.

Ключевые возможности системы:

• Автоматическая подготовка документов – составление заявлений о предоставлении материальной помощи, премий и наград без необходимости ручного заполнения.
• Оповещение о мероприятиях – автоматическая отправка участников о предстоящих конференциях, тренингах и других значимых событиях.
• Формирование заключения – создание структурированной республики по выплатам, наградам и активности членов профсоюза, что является эффективным контролем и анализом данных.

Благодаря внедрению данной системы профсоюз получил удобный инструмент для управления документацией, что позволило повысить скорость обработки запросов и улучшить координацию внутри организации.

4. Организация мероприятий

Для повышения эффективности управления мероприятиями была разработана и внедрена интеллектуальная система автоматизации, которая значительно упростила процесс регистрации участников, учета посещаемости и обратной связи.

Основные возможности системы:

• Создание карточки мероприятия – в системе фиксируются основные данные: название, тип, место и дата проведения мероприятия.
• Упрощенная онлайн-регистрация – участники могут записаться на мероприятие через удобную цифровую форму.
• Автоматические уведомления — участники получают уведомления о событии через WhatsApp и по электронной почте о том, что ограничения допускают мероприятие.
• QR-коды для входа – проверка присутствия осуществляется с помощью уникального кода, что означает окончательный контроль посещаемости.
• Сбор отзывов и пожеланий – после мероприятия участники могут оставить свои оценки и комментарии, что позволяет улучшить организацию будущих событий.

Благодаря внедрению данной системы профсоюз получил удобный инструмент для эффективного администрирования мероприятий, повышения прозрачности участников и повышения качества мероприятий организации и корпоративной активности.

5. Автоматизация учета материальной помощи.

Разработан новый модуль для учета заявок на материальную помощь, который обладает рядом удобных функций.

Особенности системы:

• Автоматический сбор и обработка заявок в кратчайшие сроки.
• Фильтрация данных по различным параметрам, например, по дате или разделению.
• Генерация отчетов о нарушениях Выплата.
• Возможность выгрузки данных в различных форматах для дальнейшего использования в Республике Беларусь.

6. Учет премий и наград

Система позволяет вести учет выдаваемых наград и премий.

Возможности:

• Регистрация всех наград и премий в цифровом формате.
• Формирование республики по выдаче.
• Генерация документов о присуждении наград.

7. Интеграция с параметрами связи

Для удобства общения с участниками профсоюза были подключены различные каналы связи:

• Telegram и ВКонтакте — для информирования и обратной связи.
• Виджет на сайте — для отправки заявок.
• Доменная почта — для официальных обращений.

Результаты получения

После внедрения цифровой системы руководитель получил государственный инструмент для управления элементами организации, автоматизации всех ключевых процессов и улучшения коммуникаций.

Основные достижения:

• Полный учет членов профсоюза и их активности.
• Автоматизированный документооборот (заявления, отчеты, уведомления).Упрощение регистрации и учета посещаемости мероприятий.
• Цифровая обработка заявок на материальную помощь и награды
• Интеграция с современными методами связи (мессенджеры, электронная почта, сайт).
• Возможность быстрого формирования результатов и выгрузки данных.

Заключение

Благодаря цифровым трансформациям Лениногорская территориальная первичная профсоюзная организация ОППО ПАО «Татнефть» значительно повысила эффективность своей работы. Автоматизация позволяет упростить ключевые процессы, улучшить взаимодействие с представителями профсоюзов и обеспечить прозрачность всех операций.

Новый подход не только оптимизировал основные процессы, но и создал удобную систему, которая делает работу профсоюза более современной, доступной и эффективной.

Перейти на сайт