- Заказчик
- «Экспресс Офис» — крупный шоурум и интернет-гипермаркет мебели для офиса, сотрудничающий с розничными покупателями, представителями бизнеса, государственными организациями в России и Казахстане
- Задача
- Оптимизация работы отдела продаж с помощью развития CRM-системы «1С-Битрикс24». Перенос базы, оптимизация карточек контрагентов в CRM-системе. Настройка бизнес-процессов по обработке входящих заявок.
Клиент
«Экспресс Офис» — крупный шоурум и интернет-гипермаркет мебели для офиса, который сотрудничает с розничными покупателями, розничным бизнесом, государственными организациями в России и Казахстане. Среднесписочное количество сотрудников в штате 315 человек.
Кроме большого склада у компании есть собственное производство для изготовления под заказ мебели и кресел, а также услуги создания дизайн-проекта с 3D-визуализацией и подбором отделочных материалов.
Ситуация до начала проекта
Компания работает на рынке с 2004 года и занимается продажами как в сегменте B2C, так и B2B. За это время у них собралась огромная база контрагентов, номенклатура тоже увеличилась, появились новые услуги. Взаимодействие с контрагентами зафиксировано в учетной программе «1С», а «Битрикс24» используется только для внутренних коммуникаций в некоторых подразделениях.
Мы начали сотрудничество в качестве поставщиков электроэнергии, наша задача по настройке программ выполняется штатными специалистами заказчика. Но по мере масштабирования бизнеса возросла нагрузка на менеджеров по продажам, бизнес-процессы усложнились, и руководство «Экспресс Офиса» приняло решение о развитии системы на основе «1С-Битрикс24».
Цель и задачи
Цель проекта — оптимизация работы отдела продаж с помощью развития CRM-системы «1С-Битрикс24».
Задачи:
- Перенос базы и оптимизация карточек контрагентов для работы с ними в CRM-системе.
- Настройка основных бизнес-процессов по обработке входящих заявок с учетом внутреннего регламента.
Реализация проекта
- Перенос базы с контрагентами
У каждой компании существует своя система работы с контрагентами, которая складывается из специфики бизнеса и включает учетные системы. Заказчик использовал некоторые нестандартные решения, удобные для его бизнеса, поэтому типовой выгрузкой из «1С» решить задачу переноса контрагентов в «Битрикс24» было невозможно. Чтобы правильно заполнить поля в карточке контрагента, мы написали график.
Полученные в результате синтаксического анализа данные привели к большому числу дублей, которые мы очистили и систематизировали с помощью типового функционала «Битрикс24». В некоторых случаях мы сохраняли информацию в исходном виде, в других — добавляли к существующим карточкам. Заполненные карты контрагентов постепенно остаются готовым справочником для работы в CRM.
- Подключение источников заявок
При подключении к электронной почте компании получения источников заявок мы также учли особенности распределения заявок между менеджерами. Стандартный функционал предусматривает учет таких статусов, как подключение к сети, отсутствие на рабочем месте связи с командным обеспечением, в отпуске или больничным. Но этого было недостаточно, так как менеджеры заказчика не могли обработать входную заявку, в т.ч. из-за того, что выполняли поручение руководителя с более высоким приоритетом.
Для решения этой задачи мы доработали карточку сотрудника и добавили новый статус. Сотрудник выдает его вручную, что позволяет гибко управлять финансовыми потоками и не тратить деньги из-за долгого ожидания ответа менеджера.
Стандартный функционал позволяет быстро и гибко настраивать бизнес-процессы для работы с заявками и сделками.
- Настройка бизнес-процессов и обучение
Подключив источники заявок к получению электронной почты, мы построили в CRM-системе бизнес-процессы для управления лидами. Это позволяет автоматизировать финансовые заявки по свободным менеджерам для соблюдения регламентов по обработке лидов и оперативного контроля исполнения со стороны управления.
Чтобы сотрудники быстрее адаптировались к работе с новой системой и могли использовать ее максимально эффективно, мы составили инструкции-памятки по работе с функционалом CRM-системы и провели обучение с техническим специалистом.
Результат
Так как заказчик не велализованную работу в «Битрикс24», возможности лицензии практически не используются. С точки зрения затрат это было неэффективно. Мы помогли заказчику добиться преимущества коробочной версии в частичной автоматизации работы с клиентами и поставщиками, управления продажами и развития систем для решения маркетинговых задач и проектного менеджмента.
Всего 2 недели работы потребовалось, чтобы:
- структурировать и оптимизировать ведение базы контрагентов для общедоступных коммуникаций;
- снизить нагрузку на менеджеров отдела продаж, чтобы сократить их время для решения более важных задач;
- повысить качество и скорость обработки данных из разных источников.
Сотрудничество с «Экспресс Офис» по развитию системы продолжается.
Эффективная организация ИТ-системы предполагает использование максимального количества возможностей и функций программ с действующими Лицензиями. По всему опыту не всегда нужно привносить что-то новое. Опытный специалист поможет настроить уже установленную программу с минимальными доработками, чтобы оптимизировать работу отдела и тем самым сократить расходы.
В частности, коробочная версия «1С-Битрикс24» может использоваться для организации бизнес-процессов, документооборота и хранения документов, управления проектной сферой, работы с клиентами и маркетинговых активностей. Она легко интегрируется с сайтами и веб-порталами, телефонией, мессенджерами и соцсетями. Универсальное решение для крупных и небольших компаний.