Улучшили взаимодействие внутри НКО и упростили работу с персональными данными

Заказчик

Религиозная некоммерческая организация (НКО) с общей численностью сотрудников до 100 человек. Возрождение духовных традиций и уклада еврейской религиозной жизни в регионе

Задача

Упростить взаимодействие между руководством религиозной общины, ее участниками и волонтерами, включая обработку персональных данных согласно требованиям законодательства.

Клиент

Религиозная некоммерческая организация (НКО) с общей численностью сотрудников до 100 человек. Деятельность некоммерческой организации направлена на возрождение духовных традиций и уклада еврейской религиозной и национальной жизни в регионе.

Руководство общины реализует внутренние задачи в сфере образования, культуры, просвещения и благотворительности с привлечением волонтеров, которые работают безвозмездно и на основе договора гражданско-правового характера.

Ситуация до начала проекта

Заказчик организует мероприятия и реализует проекты, для которых привлекает добровольцев, т.к. некоммерческие организации в силу специфики своей деятельности не могут нанимать работников по ТК РФ. Часть бизнес-процессов заказчика была настроена в облачной «Битрикс24», функциональных возможностей которой со временем стало не хватать для решения текущих задач. Также заказчика не устраивала работа интегратора, с которым он сотрудничал.

Важно было автоматизировать работу с мероприятиями (планирование, рассылку приглашений и обработку обратной связи), создать условия для быстрой обработки обращений волонтеров, информирования руководителей и участников общины о важных событиях, а также выстроить работу с персональными данными в соответствии с требованиями законодательства.

Изначально заказчик обратился к нам с другим проектом, но в процессе обсуждения мы выяснили, что решение планируется интегрировать с «Битрикс24», поэтому мы предложили разработать корпоративный портал в формате личного кабинета и перейти на коробочную версию «Битрикс24» для последующей доработки.

Цель и задачи

Цель проекта — упростить взаимодействие между руководством религиозной общины, ее участниками и волонтерами, включая обработку персональных данных согласно требованиям законодательства.

Задачи:

• Разработка корпоративного портала (личного кабинета участника общины).
• Переход на коробочную версию «Битрикс24» с доработкой функционала под процессы заказчика.
• Настройка интеграций с самописными решениями.

Реализация проекта

1. Создание блока для работы с мероприятиями. Разработали модуль, который позволяет планировать мероприятия в «Битрикс24», рассылать приглашения участникам и работать с обратной связью.
2. Разработка портала волонтерской деятельности. Создали еще один блок для «Битрикс24» и веб-интерфейс, с помощью которых сотрудники религиозной некоммерческой организации могут быстро просмотреть и обработать обращения, а также иную входящую информацию с портала для волонтеров.
3. Настройка CRM-системы. С помощью стандартного функционала автоматизировали ключевые бизнес-процессы организации, чтобы сотрудники и руководство могли быстро принимать решения и не терять важную информацию.
4. Подключение СМС-рассылки. Настроили интеграцию с сервисом рассылки для решения задачи оперативного информирования участников некоммерческой организации.

Уникализировали поля в карточке участника религиозной общины с учетом особенности деятельности заказчика.

Работа с персональными данными

Большой блок доработок связан с организацией процессов обработки и хранения личных данных с соблюдением требований законодательства. Мы разработали специальные формы участников некоммерческой организации, чтобы вносить их в базу CRM-системы.

Для форм настроена система верификации: пользователь вносит данные, ставит в чекбоксе отметку о согласии с правилами политики конфиденциальности и отправляет их сотрудникам.

В некоторых случаях сотрудники некоммерческой организации самостоятельно вносят данные, поэтому дополнительно доработали карточку клиента и добавили кнопку верификации. Она отправляет форму пользователю, при необходимости тот дополняет или уточняет информацию, заполненную сотрудником, а после проставляет отметку в чекбоксе о согласии на обработку и хранение персональных данных.

Добавили поля и кнопку верификации для получения согласия на обработку персональных данных участников НКО.

Результат

Создание портала и интеграция его с «Битрикс24» ускорили работу с волонтерами и позволили быстрее находить добровольцев для разных проектов и мероприятий. А форма участника НКО с чекбоксом для согласия на обработку персональных данных позволила автоматизировать работу и соблюсти требования законодательства.

В частности, для заказчика был настроен следующий функционал:

• добавление новых общин, приглашению на портал руководителей общин,
• управление правами доступа (руководитель общины, участник общины),
• управление сегментами рассылки для руководителей общин.

В карточку пользователя в CRM-системе внесены значительные доработки, связанные со спецификой некоммерческой организации как религиозной общины.

Некоммерческие организации (НКО) могут использовать настроенную под свои задачи CRM-систему для эффективного управления деятельностью, упрощения взаимодействия с партнерами и волонтерами.

При этом не обязательно искать специализированное решение. Коробочная версия «1С-Битрикс24» имеет весь необходимый функционал и недорогая в обслуживании. Это решение идеально для планирования и отслеживания мероприятий, подбора добровольцев, мониторинга выполнения проектов и ведения отчетности.