- Заказчик
- Компания «Бэст» — поставщик медицинского оборудования и расходных материалов для клиник
- Задача
- Устранить потерю задач, наладить контроль продаж, исключить срывы критически важных поставок
Когда речь идет о медицинских поставках, задержки недопустимы. Любой сбой в логистике напрямую влияет на работу клиник и качество медицинской помощи. Именно с такой критической ситуацией столкнулась компания «Бэст», которая на протяжении многих лет обеспечивает медицинские учреждения необходимым оборудованием и расходниками.
Цена роста: когда успех становится проблемой
Парадоксально, но проблемы начались именно тогда, когда бизнес стал активно развиваться. Рост клиентской базы и объемов поставок обнажил слабые места в организации внутренних процессов.
Владимир, руководитель компании, описывает ситуацию следующим образом: устные поручения регулярно забывались или игнорировались сотрудниками. Причина была не в недобросовестности персонала, а в отсутствии системного подхода к управлению задачами.
Особенно показательным стал случай, когда из-за неточности в передаче информации сотрудник перепутал месяц поставки — «июль» вместо «июня». К счастью, ошибка была обнаружена вовремя, но инцидент стал финальной каплей в понимании масштаба проблемы.
Попытки решения подручными средствами
Первоначально команда попыталась наладить процессы с помощью Excel-таблиц и мессенджеров. Схема работы выглядела так: постановщик фиксировал задачу в таблице, затем дублировал ее в сообщении исполнителю.
Такой подход породил новые сложности:
- Сотрудники забывали заполнять таблицы или отправлять уведомления
- Сообщения терялись в общем потоке переписки
- Статус выполнения задач оставался неясным
- Руководство не имело общей картины происходящего
По словам Владимира, при штате более 40 человек отслеживание статуса каждой задачи в индивидуальном порядке грозило полной потерей управляемости.
Критическая точка в работе с клиентами
Отдельной болевой точкой стал отдел продаж. Менеджеры использовали разрозненные инструменты для фиксации информации о встречах — от бумажных блокнотов до личных таблиц.
Попытка систематизировать работу через еженедельные отчеты провалилась. Менеджеры откладывали заполнение документов на конец недели, что приводило к потере важных деталей переговоров. Как отмечает Владимир, крайне неудобно доставать блокнот или запускать таблицу сразу после личной встречи с клиентом.
В результате отчеты содержали неполную информацию и теряли практическую ценность для анализа эффективности продаж.
Системный подход к решению проблем
Поиск решения начался с анализа потребностей отдела продаж. Стало очевидно, что без полноценной CRM-системы наладить учет сделок и контроль работы менеджеров невозможно.
Изучая рынок, команда обратила внимание на платформу Аспро.Cloud. Решающими факторами стали широкий функционал при доступной стоимости и наличие модуля управления проектами, который мог закрыть потребности всей компании.
Чтобы избежать ошибок в настройке, было принято решение воспользоваться услугами специалистов по внедрению. Как объясняет Владимир, команда не хотела по неопытности перегрузить систему излишними автоматизациями и усложнить процессы.
Персонализация воронок продаж
Совместно со специалистами Аспро.Cloud была проведена сегментация клиентской базы. Выделили несколько категорий: постоянные клиенты, горячие и холодные лиды, каждая из которых требует особого подхода.
Для каждого типа клиентов создали отдельные воронки продаж с автоматическим распределением лидов. Это позволило:
- Назначить специализированных менеджеров для работы с постоянными клиентами
- Автоматически направлять сделки, требующие личных встреч, соответствующим сотрудникам
- Оптимизировать нагрузку между членами команды
Дополнительно была настроена сегментация контрагентов по медицинским направлениям — кардиология, рентгенология и другие специализации. Это упростило проведение целевых маркетинговых активностей и формирование персонализированных предложений.
По словам Владимира, теперь категории для новых контрагентов настраивают сами менеджеры в процессе работы.
Мобильность как ключ к оперативности
Внедрение мобильного приложения кардинально изменило подход к фиксации результатов встреч. Менеджеры получили возможность записывать итоги переговоров непосредственно в момент завершения встречи, что значительно повысило качество и полноту информации.
Еженедельные отчеты в табличном формате ушли в прошлое. Вся история взаимодействия с клиентами, включая записи телефонных разговоров и электронную переписку, теперь хранится в карточках контрагентов.
Автоматизация аналитики
Владимир отмечает качественные изменения в системе контроля: теперь в любой момент можно получить полную картину по любой сделке, включая историю переговоров и аудиозаписи разговоров.
Автоматические отчеты по сделкам позволяют:
- Отслеживать причины отказов клиентов
- Анализировать этапы, на которых чаще всего теряются лиды
- Оценивать продуктивность каждого менеджера по количеству и стоимости закрытых сделок
Множество рутинных процессов перешло под управление системы: отправка писем, напоминания о сделках, планирование встреч. Как подчеркивает руководитель, система в отличие от людей ничего не упустит и не забудет.
Революция в управлении проектами
Модуль управления проектами команда начала осваивать параллельно с CRM, настолько острой была потребность в систематизации задач.
Владимир описывает изменения как переход с земли на небо по сравнению с прежними таблицами и мессенджерами. Исчезла проблема потерянных задач, каждое поручение получило четкий дедлайн и прозрачный статус выполнения.
Особенно важным стало разделение крупных поставок на этапы с возможностью отслеживания прогресса в режиме реального времени. Дополнительно настроили автоматические напоминания для сотрудников и интеграцию проектов с соответствующими сделками.
Синхронизация календарей
Интеграция календаря системы с Google Calendar существенно упростила планирование встреч. Менеджеры договариваются о встрече по телефону и сразу создают событие с указанием даты и времени.
По словам Владимира, теперь легко оценить загруженность как собственного рабочего дня, так и графиков сотрудников, что помогает в планировании ресурсов.
Процесс внедрения: партнерский подход
Внедрение заняло шесть месяцев при постоянной поддержке специалистов Аспро.Cloud. Владимир особо отмечает гибкость в организации процесса — созвоны в Zoom проводились в удобное для компании время.
В обсуждениях обычно участвовали руководители профильных отделов, что позволяло максимально точно сформулировать существующие проблемы и найти оптимальные решения. Менеджер проекта Лиза получила высокую оценку за отзывчивость и практические идеи по улучшению процессов.
Техническая поддержка продолжает оказывать помощь и после завершения основного внедрения. Команда изучает возможности дальнейшего развития — рассматривают внедрение пользовательских списков и базы знаний.
Измеримые результаты трансформации
Ключевой показатель эффективности — точность соблюдения сроков поставок — вырос с 87,2% до 99,3%. Как отмечает Владимир, оказалось, что своевременные поставки намного проще обеспечить, когда задачи не теряются в рабочем потоке.
Появилась полная прозрачность в работе всех подразделений. Руководитель может в любой момент оценить общую картину и при необходимости получить детальную информацию по конкретным проектам или сделкам.
Владимир подчеркивает важность многоуровневого видения: возможность контролировать процессы без погружения в микроменеджмент стала настоящим прорывом в управлении компанией.
Заключение
Как резюмирует Владимир, внедрение оправдало ожидания на 100%. Компания не просто стала работать эффективнее — она получила инструмент для стратегического управления развитием.
Возвращение к прежним методам работы с задачами и клиентами руководитель считает уже невозможным. Системный подход к управлению бизнес-процессами стал неотъемлемой частью корпоративной культуры и конкурентным преимуществом на рынке медицинских поставок.
