ГеоКорп увеличила пропускную способность до 100+ параллельных проектов

Заказчик

ГеоКорп — компания инженерных изысканий и проектирования линейных объектов, работает с Газпромом, 70 сотрудников

Задача

Устранить хаос в управлении множественными проектами, создать единую систему для всех отделов

Рост бизнеса — это не только новые возможности, но и серьезные организационные испытания. Когда объем проектов превышает способность команды контролировать процессы, успех может обернуться проблемами. Именно с такой ситуацией столкнулась компания «ГеоКорп», которая занимается проектированием и инженерными изысканиями.

О компании «ГеоКорп»

Специализация «ГеоКорп» — комплексное изучение природных условий территорий и оценка техногенного воздействия. Компания анализирует состояние воды, воздуха и почвы, что позволяет создавать экологически безопасные проекты в строительстве, энергетике и транспортной сфере.

Приоритетное направление — проектирование линейных объектов:

• Электрические сети

• Линии связи

• Системы газоснабжения

С момента основания в 2012 году компания стабильно развивается, выполняя подрядные и проектные работы для таких заказчиков, как «Газпром», «Газпром межрегионгаз» и «Газпром газораспределение».

Команда из 70 специалистов структурирована по четырем ключевым направлениям:

• Отдел сбора исходных данных — обработка документооборота и кадастровые работы

• Отдел проектирования — разработка технических решений и документации

• Отдел изысканий — геодезические, экологические и геологические исследования

• Отдел главных инженеров — клиентское сопровождение на всех стадиях проекта

   

  

Вызовы растущего бизнеса

Критический момент наступил, когда количество заказов резко возросло, и все новые проекты требовали параллельного выполнения. Отсутствие системного подхода делало эффективную работу невозможной.

«В компании царил полный хаос — некоторые руководители проектов фиксировали всю информацию по объектам и финансам в обычных блокнотах, даже не используя электронные таблицы», — отмечает Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп».

Растущий штат также требовал создания единой информационной среды, которая помогла бы новым сотрудникам быстро интегрироваться в рабочие процессы.

Первоначально компания попробовала один из популярных сервисов управления проектами, но через четыре месяца поняла необходимость поиска более подходящего решения.

«Команду не устраивал неудобный интерфейс системы, который я характеризую как недружелюбный. Кроме того, отсутствовала возможность получить общее представление о состоянии всех проектов одновременно», — говорит Ксения Голубева.

Критерии выбора новой системы

Новая система должна была соответствовать нескольким критериям:

• Интуитивно понятный интерфейс

• Функционал планирования и контроля проектов

• Интеграция проектного и финансового учета

• Эффективная коммуникация между подразделениями

Выбор пал на платформу Аспро.Cloud.

Процесс интеграции системы

«Знакомство с Аспро.Cloud началось по рекомендации заместителя генерального директора. Сначала систему освоил управленческий состав, затем к работе подключились исполнители с соответствующим обучением», — рассказывает Ксения Голубева.

Интеграция стартовала в июле 2023 года. Главный инженер проекта самостоятельно изучала возможности платформы и адаптировала инструменты под специфику бизнеса.

Полная миграция заняла около месяца.

«Спустя полгода работы отмечаю, что команда стала уверенными пользователями системы. Особую ценность представляет качественная документация — новым сотрудникам достаточно предоставить ссылку на руководство, чтобы они могли самостоятельно освоить функционал без знания специальной терминологии», — делится Ксения Голубева.

Ключевые инструменты для проектной деятельности

Шаблонизация процессов

Самым важным инструментом для «ГеоКорп» стали шаблоны проектов. Эта функция позволяет команде не тратить время на создание структуры с нуля и быстро запускать новые объекты.

«Первоначально команда придерживалась линейного принципа закрытия этапов и задач. Но затем пришло понимание, что это не критично, и от последовательного выполнения отказались. Проектная деятельность — это творческий процесс, который может быть цикличным и даже хаотичным. Визуализация проекта в Аспро.Cloud помогла улучшить процесс его реализации», — объясняет Ксения Голубева.

Обновленный шаблон включает:

• Этап «Приостановка» для случаев прерывания договора с клиентом

• Этап «Выпуск» с ограниченным доступом

• Гибкие задачи между этапами «Инициация» и «Завершение»

  

Распределение ответственности

В «ГеоКорп» каждый заказ курирует главный инженер. При трех таких специалистах каждый может одновременно вести до 30 проектов.

Для четкого распределения ответственности при создании проекта главный инженер добавляет себя в «менеджеры проекта». Это позволяет специалисту отслеживать изменения только по своим объектам, избегая информационного шума.

Руководитель может видеть распределение проектов между главными инженерами и при необходимости углубляться в детали процесса.

Управление документооборотом

Модуль «Списки» используется для работы с входящей и внутренней документацией, а также контроля договоров с подрядчиками и клиентами.

«Команде очень удобно работать с этим модулем. Дополнительно был создан список по всем проектам компании. Поскольку не всех сотрудников интересует финансовая составляющая, была организована статистика по направлениям и этапам работы, например, по инженерным изысканиям», — рассказывает Ксения Голубева.

Адаптация персонала

С помощью модуля «База знаний» руководство создало программу адаптации для новых сотрудников. В ней собрана вся необходимая информация:

• История компании

• Распорядок работы

• Процедуры оформления больничных и отпусков

Этот инструмент избавляет руководителей от необходимости каждый раз объяснять базовые принципы работы.

«При утверждении нового шаблона проекта его также можно добавить в базу знаний, что поможет отразить процесс работы для всей команды», — отмечает Ксения Голубева.

Мобильность решения

Специфика работы «ГеоКорп» предполагает частые командировки, выезды на объекты и совещания. Поэтому команда активно использует мобильное приложение Аспро.Cloud.

«В процессе работы можно забыть заходить в систему для контроля проектов. Мобильное приложение решает эту проблему — уведомления на телефон напоминают о необходимости проверить Аспро.Cloud», — говорит Ксения Голубева.

Управление контактами

«Команда активно использует список контактов, в котором уже накоплена обширная база контрагентов — клиентов и подрядчиков. Удобно, что любой контакт можно привязать к конкретному проекту», — комментирует Ксения Голубева.

Результаты цифровизации

Внедрение Аспро.Cloud позволило «ГеоКорп» устранить хаос в рабочих процессах. Теперь компания уверенно ведет более 100 параллельных проектов, что создает основу для дальнейшего роста.

Ключевые достижения:

• Сохранение информации при смене персонала

• Уверенное управление 100+ параллельными проектами

• Быстрая адаптация новых сотрудников

• Прозрачность всех бизнес-процессов

«Если сотрудник уходит в отпуск или увольняется, вся информация по его проектам остается в системе, и замещающий специалист может продолжить работу без проблем», — подчеркивает Ксения Голубева.

«Первоначально система воспринималась как нечто официозное, но теперь понятно, что для удобства нужно использовать привычный рабочий язык. По моему мнению, через полгода команда придет к оптимальному принципу работы», — делится планами Ксения Голубева.

Опыт «ГеоКорп» демонстрирует, как правильно выбранная система управления проектами может кардинально изменить эффективность растущей компании и подготовить ее к новым масштабам деятельности.

Перейти на сайт