Рекламное агентство построило эффективные процессы с нуля за 14 дней
- Заказчик
- Компания «Амкелин» — бывший производитель торгового оборудования, с 2022 года работает в сфере дизайна рекламной продукции
- Задача
- Быстро выстроить бизнес-процессы в новой сфере, наладить контроль времени и расчеты с клиентами по почасовой оплате
Компания «Амкелин» начинала свой путь в 2001 году как производитель сетчатого торгового оборудования. За два десятилетия организация освоила выпуск:
Стоек
Промостолов
Стеллажей
Комплектующих для торговых точек
Однако в конце 2021 года ситуация изменилась кардинально:
Спрос на торговое оборудование начал падать
Выручка снижалась
Компания столкнулась с трудностями в выплате зарплат сотрудникам
«За 20 лет работы мы завоевали доверие множества клиентов и постоянно совершенствовали производственные процессы. Но экономические условия внесли свои коррективы в развитие бизнеса», — объясняет руководитель «Амкелин».
В сентябре 2022 года было принято непростое решение — полностью сменить сферу деятельности. Руководство выбрало направление дизайна рекламной продукции, понимая, что накопленный опыт эффективного ведения бизнеса поможет найти правильные решения в новой области.
«Такое решение далось крайне тяжело — посвятить столько лет одному направлению, вложить огромные ресурсы и в один момент все кардинально изменить», — делится руководитель.
Системный подход к перестройке
Смена сферы потребовала полной реорганизации:
Нового коллектива
Других рабочих процессов
Иной логистики
Главным приоритетом стала организация эффективных бизнес-процессов. Руководство понимало, что новые сотрудники должны работать результативно с первого дня. Времени на раскачку и исправление ошибок просто не было — нужно было действовать быстро и точно.
Ранее в производственной деятельности компания успешно использовала специализированную программу для оптимизации процессов. Этот опыт подсказал, что и для нового направления потребуется подходящая система управления.
За короткий период руководитель проанализировал рынок CRM-решений и остановил выбор на Аспро.Cloud. Система предоставила 14-дневный бесплатный период с полным доступом к функционалу, что позволило детально изучить возможности платформы.
Персонализация под специфику деятельности
После завершения пробного периода руководители записались на консультации со специалистами Аспро.Cloud. Цель была амбициозная — использовать систему на максимум, но некоторые модули требовали настройки под специфические задачи дизайн-агентства.
На первой встрече обсуждались модули «Проекты» и «Задачи». Ключевые вопросы касались:
Контроля рабочего времени сотрудников с фиксацией почасовых ставок
Выставления счетов по затраченному времени
Использования шаблонов проектов
Добавления инициаторов в проекты
Настройки виджетов рабочего стола
Специалисты по внедрению продемонстрировали применение модулей на примерах из дизайнерской сферы. Однако для полноценной работы потребовались дополнительные доработки, запросы на которые были переданы команде разработчиков.
Кастомные решения для почасовой оплаты
Основная особенность бизнес-модели «Амкелин» заключается в том, что клиенты платят не за готовый продукт по фиксированной стоимости, а за затраченное время. При этом у компании есть прайс-лист с временными нормативами и ставками для дизайнеров.
«Заказчик оплачивает плановое время, а переработки сотрудников покрывает сама компания. Поэтому критически важно понимать итоговую сумму по завершении проекта и ее соответствие реальным цифрам», — поясняет руководитель.
Разработчики Аспро.Cloud добавили в список задач поле «Сумма», позволяющее руководителям видеть стоимость отдельных задач и проектов целиком. Эта доработка дала возможность отслеживать расхождения между планируемой и фактической прибылью для последующего анализа причин несовпадений.
Следующий запрос касался разделения оплачиваемых и внутренних задач. Например, когда над проектом работает новый сотрудник, его результат должен проверить наставник — такая задача учитывается в проекте, но заказчик за нее не платит.
Специалисты создали фильтр в списке задач для отображения количества оплачиваемых и неоплачиваемых задач по проектам или отдельным исполнителям.
Третья доработка решила проблему контроля выставленных счетов. В проектах может быть множество задач, и вручную отследить статус счетов крайне сложно. При этом пропуск выставления счета напрямую влияет на зарплату дизайнеров.
В списке задач появился дополнительный фильтр, позволяющий в один клик увидеть, по каким задачам счета выставлены, а по каким — нет. Это помогает быстро выявить причины: нужно принять правки или просто забыли отправить документ.
Ключевые инструменты в ежедневной работе
Автоматизация счетов по времени
Поскольку заказчики оплачивают выполненные задачи еженедельно или ежемесячно по плановому времени, процесс включает три этапа:
Менеджер создает проект с настройкой оплачиваемого времени
Система автоматически рассчитывает сумму выполненных работ
Документ отправляется заказчику напрямую из системы
Работа с инициаторами через пользовательские поля
В «Амкелин» есть категория «инициаторов» — сотрудников компаний-заказчиков, которые ставят задачи. Для решения этой задачи:
Создана отдельная группа инициаторов через пользовательские поля
В каждой задаче можно выбрать конкретного инициатора
Менеджер может просмотреть карточку инициатора и связаться с ним
Для отчетов применяется фильтр по инициаторам в списке задач
Аналитика эффективности сотрудников
Руководителю критически важно анализировать работу команды, поскольку переработки оплачиваются из собственных средств компании. Для этого используются отчеты по показателям:
Количество завершенных задач
Задачи в работе
Соотношение планового и фактического времени выполнения
Руководитель может отслеживать соблюдение планов уже на стадии выполнения задач через специальный отчет, что позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы.
Централизация работы с электронной почтой
Компания получает заявки исключительно по электронной почте. Ежедневно приходят десятки писем от разных категорий отправителей. Решение включает:
Подключение почтовых ящиков менеджеров к Аспро.Cloud
Автоматический сбор поступающих заявок
Создание карточек клиентов с полной историей взаимодействия
Возможность отвечать на письма непосредственно из системы
Достигнутые результаты
«Аспро.Cloud мы используем больше как систему планирования, нежели классическую CRM. Мне удобно контролировать деятельность сотрудников: понимать, что делалось вчера и что запланировано на сегодня. Это обеспечивает уверенность в том, что клиенты получат качественный результат в установленные сроки», — отмечает руководитель компании.
«Особенно ценным оказалось то, что с помощью Аспро.Cloud удалось не только перестроить рабочие процессы, но и сделать это максимально оперативно. Нам не пришлось искать специализированную систему для дизайнерской сферы — все необходимые функции были доработаны специалистами или получены через альтернативные способы настройки», — добавляет он.
