Агентство «Бамбл» оптимизировало процессы с помощью Аспро.Cloud
- Заказчик
- Агентство интернет-маркетинга «Бамбл», основанное в 2018 году, специализируется на комплексных маркетинговых услугах
- Задача
- Необходимо было наладить контроль проектов, автоматизировать работу с лидами и внедрить финансовое планирование
Маркетинговое агентство «Бамбл» доказало: автоматизация бизнес-процессов эффективна не только для крупных компаний. Небольшая команда из шести специалистов успешно внедрила комплексную систему управления и значительно повысила качество обслуживания клиентов.
Компания работает на рынке с 2018 года, предоставляя услуги интернет-маркетинга полного цикла. Четыре года команда работала без специализированного программного обеспечения, что создавало серьезные операционные трудности.
Вызовы растущего бизнеса
Дарья, генеральный директор агентства, объясняет первоначальные сложности высокой конкуренцией на рынке маркетинговых услуг. По ее словам, завоевать доверие заказчиков в таких условиях крайне непросто, особенно когда внутренние процессы работают неэффективно.
Основные проблемы включали:
Потерю информации при передаче задач между сотрудниками
Нарушение бюджетных рамок проектов
Систематические задержки выполнения работ
Отсутствие единой системы контроля
Руководство приняло стратегическое решение о внедрении системы управления, которая помогла бы оптимизировать все бизнес-процессы. Выбор пал на платформу Аспро.Cloud благодаря ее комплексному функционалу.
Процесс интеграции системы
Внедрение началось с демонстрации возможностей платформы. За полчаса специалист Аспро.Cloud детально показал функционал и ответил на вопросы о специфике работы маркетингового агентства.
Команда столкнулась с выбором: самостоятельно изучать систему или заказать профессиональное внедрение. Дарья отмечает, что первый вариант потребовал бы исключения сотрудника из рабочего процесса, что критично для небольшой команды. Поэтому было принято решение о сотрудничестве со специалистами платформы.
Серьезным препятствием стало сопротивление персонала новым принципам работы. Креативные сотрудники отвергали введенные правила и отказывались использовать систему. Проблему решило специальное обучение от экспертов Аспро.Cloud, которые продемонстрировали практическую пользу системы для каждого специалиста.
Ключевые решения проблем
Систематизация выполнения работ
Агентство предоставляет комплексные услуги, состоящие из множества этапов. SEO-продвижение и выход на маркетплейсы включают 3-4 основных этапа и до 30 отдельных шагов. Без систематизации сотрудники регулярно пропускали важные процедуры.
Модуль «Проекты» позволил создать детальные шаблоны для каждой услуги. Теперь специалисты видят текущий статус проекта и список невыполненных задач. Запуск нового проекта происходит одним нажатием кнопки.
Анализ рентабельности направлений
До внедрения системы компания вела только базовый бухгалтерский учет без анализа прибыльности отдельных услуг. Агентство работало по множеству направлений: таргетированная реклама, email-рассылки, контент-маркетинг и другие.
Модуль «Финансы» помог проанализировать исторические данные о доходах и расходах. Отчеты показали падение рентабельности таргетированной рекламы в течение двух лет. Компания отказалась от убыточного направления и запустила видеопродакшн, который стал самым выгодным сегментом.
Автоматизация выставления счетов
Долгосрочное сотрудничество с клиентами требует регулярного выставления счетов — ежемесячно или еженедельно. Сотрудники забывали даты отправки документов, что приводило к задержкам оплаты выполненных работ.
Система регулярных счетов решила эту проблему. Созданные шаблоны автоматически отправляются клиентам в установленные даты. Например, ЗАО «Фаворит» получает счет каждое 13 число месяца без участия менеджера.
Централизация сбора лидов
Единственный менеджер по продажам не справлялся с растущим потоком заявок из разных каналов: email, сайт, социальные сети, телефонные звонки. Много лидов терялось или обрабатывалось с задержками.
Модуль CRM автоматизировал сбор заявок со всех каналов и создание карточек контрагентов. По словам Дарьи, Аспро.Cloud заменила дополнительного менеджера с минимальными финансовыми затратами.
Координация межотделенческого взаимодействия
Комплексные услуги требуют участия специалистов разных профилей. Один сотрудник анализирует и проектирует сайт, другой занимается версткой и тестированием. Плохая координация приводила к простоям проектов на несколько недель.
Настроенные автодействия решили проблему коммуникации. При завершении этапа система автоматически уведомляет следующего исполнителя. Например, после завершения верстки Анной система уведомляет Александра о готовности к наполнению сайта.
Стандартизация коммерческих предложений
Создание индивидуальных коммерческих предложений отнимало много времени у менеджера. Клиенты жаловались на ошибки в реквизитах и описании услуг.
Достигнутые результаты
Комплексная оптимизация бизнес-процессов с помощью Аспро.Cloud принесла агентству «Бамбл» значительные улучшения:
Возможность работы с высокобюджетными проектами
Гарантированное соблюдение сроков и качества
Выход на международный рынок
Успешное завершение более 300 проектов
«Все прежние проблемы остались в прошлом благодаря системному подходу к управлению небольшой, но амбициозной командой»
