Win&Joy автоматизировала управление 30 параллельными юридическими проектами
- Заказчик
- Win&Joy — юридическая компания, специализирующаяся на арбитражных спорах и корпоративных конфликтах с 2015 года
- Задача
- Организовать эффективное управление 30 одновременными проектами и оптимизировать контроль рабочего времени команды
Юридический бизнес — это постоянная гонка со временем. Пропущенная встреча с судьей может стоить дела, а невыполненное в срок поручение — репутации компании. Особенно остро эта проблема стоит перед командами, которые одновременно ведут десятки проектов.
Именно с такой ситуацией столкнулась юридическая компания Win&Joy, когда количество параллельных дел достигло 30. Ольга Яшукова, основатель компании, поделилась опытом цифровой трансформации бизнес-процессов.
Специализация на сложных арбитражных делах
Win&Joy работает на рынке юридических услуг с 2015 года. Компания сосредоточена на защите бизнес-интересов клиентов в арбитражных судах и разрешении корпоративных споров. За десятилетие специалисты реализовали свыше 100 проектов различной сложности.
Среди клиентов компании:
Агрохолдинг «Московский» — ведущий производитель плодоовощной продукции
Аптечная сеть «Мелодия здоровья»
АО «Энергокомплекс» — поставщик электрооборудования федерального масштаба
Сервис проката пауэрбанков «Бери заряд!»
Штат Win&Joy состоит из пяти специалистов: руководителя, ассистента и трех юристов, которые привлекают внештатных помощников для работы над крупными делами.
Одновременная работа над тремя десятками проектов создавала серьезные операционные вызовы. Согласование временных рамок, мониторинг выполнения поручений, коммуникация с заказчиками и распределение нагрузки между юристами отнимали критически важные ресурсы. Результатом становились просроченные дедлайны, повышенный стресс в команде и потенциальные ошибки в правовых заключениях.
Поиск подходящего решения для автоматизации
Команда Win&Joy изначально работала в удаленном и гибридном режимах, поэтому требовалась система с качественным дистанционным доступом. На раннем этапе развития бизнеса Ольга Яшукова использовала Trello для организации задач, однако рост компании потребовал более функционального решения.
Ключевыми критериями при выборе новой системы стали:
Интуитивно понятный пользовательский интерфейс
Инструментарий для проектного менеджмента
Возможности учета затраченного времени
Первоначально команда остановилась на специализированной CRM для юридических фирм ProjectMate и использовала ее около двух лет. Однако интерфейс системы оказался неудобным для ежедневной работы.
«По словам Ольги Яшуковой, ProjectMate ассоциировался у нее с устаревшей операционной системой MS-DOS из-за невыразительного серого интерфейса, который затруднял работу».
При выборе альтернативы рассматривались Мегаплан и Аспро.Cloud. Оба решения привлекли внимание качественным дизайном и функциональностью, однако Аспро.Cloud предложил более выгодную модель ценообразования — оплату за группу пользователей, а не за каждого отдельного сотрудника.
Как отмечает основатель Win&Joy, такой подход к тарификации особенно удобен при привлечении стажеров или внешних исполнителей — их можно подключить к системе без дополнительных затрат на отдельные лицензии.
Плавная интеграция в рабочие процессы
Внедрение Аспро.Cloud прошло без значительных трудностей благодаря продуманной архитектуре интерфейса. Ольга Яшукова самостоятельно занималась настройкой системы под специфику юридической деятельности.
На начальном этапе команда воспользовалась бесплатной консультацией специалистов Аспро.Cloud. В ходе онлайн-встречи эксперт продемонстрировал ключевые возможности платформы, объяснил принципы настройки и применения конкретных инструментов для оптимизации бизнеса.
Главным препятствием стало сопротивление сотрудников новым технологиям. Как объясняет Ольга Яшукова, юридическая отрасль отличается консервативностью, и специалисты неохотно осваивают цифровые инструменты. Проблема заключалась не в сложности системы, а в особенностях самоорганизации юристов.
Несмотря на первоначальное сопротивление, команда успешно освоила большинство модулей платформы и активно использует их в повседневной работе.
Комплексная автоматизация бизнес-процессов
За год использования Аспро.Cloud команда Win&Joy внедрила практически все доступные инструменты системы.
Настройка воронки продаж под юридическую специфику
Руководитель компании адаптировала воронку продаж под особенности юридического бизнеса. Гибкие настройки позволили создать уникальную последовательность этапов:
Поступление новой заявки
Проведение юридической консультации
Согласование условий сотрудничества
Подписание договорных документов
Выполнение юридических услуг
Подготовка документации
Финансовые расчеты
Особенность юридических проектов заключается в том, что карточка сделки может неоднократно перемещаться между этапами «Исполнение» и «Документы». Это связано с комплексным характером услуг — в рамках одного дела могут оказываться консультации, подготовка претензий, составление исков и судебное сопровождение.
Воронка продаж обеспечивает руководителю:
Визуальный контроль над статусом каждой сделки
Мониторинг прогресса выполнения задач
Непрерывную связь с клиентами на всех стадиях
В Win&Joy воронкой пользуется исключительно руководитель, тогда как юристы работают в проектном модуле. Система настроена так, что оба инструмента функционируют параллельно — сделки остаются активными до полного завершения всех связанных задач.
Проектное управление с готовыми шаблонами
Для типовых юридических процедур команда использует предварительно настроенные шаблоны проектов. В них уже определены основные стадии и задачи для каждого этапа, что позволяет сразу приступать к работе без затрат времени на планирование.
Например, проекты по банкротству физических лиц включают следующие стадии:
Анализ финансового положения клиента
Сбор и подготовка необходимых документов
Подача заявления о признании банкротом
Представительство в арбитражном процессе
Для нестандартных дел команда работает без использования шаблонов, выполняя задачи в произвольном порядке.
Контроль времени и ресурсов
Сотрудники фиксируют временные затраты по каждой задаче, а система автоматически генерирует детализированную отчетность. Руководитель получает полную картину того, какой специалист, сколько времени и на какие задачи потратил в определенный период.
Такой подход помогает точно оценивать себестоимость проектов, анализировать их рентабельность и при необходимости корректировать рабочие процессы.
Финансовый учет и документооборот
Ольга Яшукова ежемесячно формирует счета по завершенным этапам проектов. Система автоматически извлекает информацию из сделок: реквизиты контрагентов и суммы за оказанные услуги. Это ускоряет процесс выставления счетов и минимизирует вероятность ошибок при ручном вводе данных.
По окончании проектов можно непосредственно из системы сформировать акты выполненных работ для отчетности перед клиентами.
Интеграция с банковскими системами упрощает ведение финансового учета — платформа автоматически отслеживает поступления по счетам и формирует отчеты о прибылях и убытках, движении денежных средств.
Координация команды через общий календарь
В едином календаре команда синхронизирует свои задачи и мероприятия. Сотрудники отслеживают загруженность коллег для лучшей координации работы. Это также помогает не пропускать судебные заседания и встречи с клиентами.
Формирование корпоративной базы знаний
Команда начала создавать внутреннюю базу знаний с полезными материалами. В статьях содержится информация о завершенных делах, анализ успешных и неудачных кейсов, шаблоны договоров и нормативная база.
Централизованное хранение информации помогает быстро находить необходимые данные. Новые сотрудники и помощники юристов могут быстрее адаптироваться к рабочим процессам, самостоятельно изучая регламенты и инструкции.
Ощутимые результаты цифровизации
Переход на Аспро.Cloud существенно оптимизировал бизнес-процессы и снизил нагрузку на руководителя. Ольга Яшукова отмечает следующие улучшения после внедрения системы:
Упростился контроль над проектами, загруженностью сотрудников и качеством работы
Работа с продажами стала более удобной и эффективной
Снизилась операционная нагрузка на руководителя за счет экономии времени на рутинных задачах
Упростилось ведение финансового учета благодаря банковской интеграции
«Как подчеркивает основатель компании, система отличается приятным и дружелюбным интерфейсом, в котором комфортно работать. Главное достижение — значительное упрощение контроля бизнес-процессов. Ранее мониторинг качества работы и предотвращение потери информации требовали гораздо больше времени и усилий».
Планы развития и расширения функциональности
В ближайшее время Win&Joy планирует масштабировать спектр услуг. В ожидании роста количества сделок руководитель компании рассматривает подключение интеграции с телефонией и мессенджерами.
Интеграция позволит консолидировать все входящие заявки в едином интерфейсе. Система будет автоматически подтягивать обращения из различных каналов связи в CRM и создавать карточки сделок. Это снизит нагрузку на сотрудников за счет сокращения ручной работы и позволит больше времени уделять клиентам.
