DEEPSOUND оптимизировала управление арендой сценического оборудования
- Заказчик
- DEEPSOUND — техническое обеспечение мероприятий с 2009 года, портфолио 2500+ проектов
- Задача
- Перестройка бизнес-процессов после пандемии, отход от CRM к проектному управлению
Челябинская компания DEEPSOUND много лет специализируется на техническом обеспечении культурных событий. Организация охватывает полный спектр услуг — от проектирования сценографии до аренды профессионального оборудования.
Клиентская база включает концертные агентства, муниципальные учреждения и культурные организации. За годы работы команда реализовала тысячи мероприятий различного масштаба.
Вызовы рынка проката оборудования
Значительные изменения на рынке потребовали от компаний полной реорганизации бизнес-процессов. DEEPSOUND также столкнулась с необходимостью пересмотра подходов к управлению заказами.
Специфика деятельности компании не предполагает активных продаж в классическом понимании — клиенты обращаются самостоятельно при необходимости аренды оборудования. Это потребовало создания новой системы управления.
Переход от сделок к проектному управлению
Аудит бизнес-процессов выявил, что классические подходы к управлению не полностью соответствуют потребностям бизнеса. Специалисты Аспро.Cloud предложили альтернативное решение — ведение всех этапов взаимодействия с заказчиками через проекты.
Ранее возникала ситуация, когда работа велась в разных системах, что создавало двойную работу и потерю данных. Команда реализовала возможность вести весь цикл работы в рамках проектного управления, что позволило оптимизировать процессы.
Был создан универсальный шаблон проекта, подходящий для двух основных направлений деятельности компании:
Комплексное обслуживание мероприятий «под ключ».
Аренда оборудования без дополнительных услуг.
Шаблон исключил излишнюю детализацию задач. Вместо множества мелких задач были созданы укрупненные задачи с детализированными чек-листами.
Теперь при поступлении запроса руководитель проекта быстро инициирует проект по шаблону. Автоматически формируется перечень необходимых мероприятий, назначаются ответственные сотрудники. Коммерческие предложения и счета создаются непосредственно в системе с возможностью отправки клиенту.
Оптимизация финансового учета
Внедрение включало реорганизацию финансового учета по проектам. Были проведены консультации для руководителей проектов и бухгалтера по корректному ведению затрат.
Бухгалтер фиксирует все поступления и затраты, одновременно распределяя платежи по статьям для точного анализа плановых и фактических показателей. Все финансовые документы централизованы с возможностью быстрой фильтрации по статусам и срокам.
Бюджетирование реализуется на уровне каждого проекта. Менеджеры указывают плановые поступления и затраты, затем добавляют фактические данные. Система автоматически выявляет отклонения от графика платежей.
Учет договоров через пользовательские списки
Для управления договорной базой был настроен специальный шаблон списка. Гибкий конструктор таблиц позволил создать структуру с необходимыми полями.
Один договор может быть одновременно привязан к клиенту и проекту. При работе с клиентом, имеющим несколько договоров, все соглашения отображаются в карточке контрагента. На странице проекта сразу видно, по какому договору ведется работа.
Интеграция с телефонией и дополнительные настройки
Была настроена интеграция с системой телефонии. Все звонки автоматически фиксируются и записываются в системе. Для компании с распределенной структурой это обеспечивает удаленный контроль работы сотрудников.
По запросу клиента в карточку контрагента добавили поле для информации из социальных сетей. Эти данные используются для формирования целевой аудитории маркетинговых активностей.
Планирование ресурсов через календарь
Активное использование календаря помогает избежать накладок по оборудованию между проектами. Сотрудники отмечают мероприятия и даты необходимости предоставления техники.
Руководители проектов используют личные календари для напоминаний о важных коммуникациях с клиентами.
Комплексное обучение команды
Внедрение сопровождалось многоэтапным обучением сотрудников:
Онлайн-консультации в процессе настройки.
Очная встреча по итогам внедрения.
Демонстрация полного цикла ведения клиентов, проектов и финансов.
Результаты трансформации
Проект внедрения позволил DEEPSOUND:
Стандартизировать ведение проектов.
Повысить прозрачность работы.
Создать готовые шаблоны для типовых процессов.
Обучить команду работе в новой системе.
Настроить эффективный финансовый учет.
Специалистам по внедрению удалось адаптировать универсальную платформу Аспро.Cloud под специфику прокатного бизнеса, выстроив все этапы работы с заказами в единой цифровой среде.
