Прозрачное управление проектами и наймом в LAVA AGENCY
- Заказчик
- LAVA AGENCY — digital-агентство с более чем 7-летним опытом продвижения бизнеса в социальных сетях и digital-каналах.
- Задача
- При росте команды и количества проектов агентство столкнулось с потерей задач, перегрузкой коммуникаций в мессенджерах и отсутствием прозрачного контроля процессов.
Проблема
На этапе активного роста LAVA AGENCY вела проекты и внутренние задачи в Telegram. Команда общалась в рабочих чатах и личных сообщениях, там же ставили задачи и обсуждали дедлайны.
Со временем такой подход перестал работать. Задачи терялись в переписках, дедлайны пропускались, а контроль за проектами требовал постоянного ручного вмешательства.
Команда попробовала внедрить систему управления проектами, но столкнулась с новыми сложностями. Сервис не развивался, интерфейс выглядел устаревшим, а функциональности не хватало для агентских процессов. В результате инструмент приходилось подстраивать под проекты, а не наоборот.
Решение
LAVA AGENCY начала искать систему, которая могла бы закрыть сразу несколько задач:
управление проектами и задачами;
прозрачную работу с дедлайнами и ответственными;
поддержку регулярных процессов;
возможность выстроить HR-процессы без сторонних сервисов;
удобный интерфейс и регулярные обновления.
После тестирования нескольких решений команда выбрала Аспро.Cloud. По словам операционного директора Ивана Ревкова, система оказалась не просто инструментом для документов, а полноценной платформой для управления бизнесом.
Внедрение прошло самостоятельно. Команда адаптировала систему под особенности агентства, настроила проекты, шаблоны задач и проверила работу всех модулей. На запуск ушла одна неделя.
В Аспро.Cloud агентство выстроило:
проектную работу с карточками проектов, шаблонами и историей взаимодействия;
регулярные задачи для отчетности и повторяющихся процессов;
HR-воронку в CRM с этапами найма и базой кандидатов;
календарь встреч с напоминаниями;
базу знаний с регламентами, инструкциями и материалами для команды;
онбординг новых сотрудников;
финансовый учет с автоматической загрузкой данных из банка.
Результаты
После внедрения Аспро.Cloud агентство получило единый центр управления всеми процессами.
Ключевые изменения:
задачи и дедлайны перестали теряться;
коммуникация внутри команды стала быстрее и прозрачнее;
HR-менеджер начал обрабатывать отклики в 2 раза быстрее;
команда сократила количество рутинных операций;
решения стали приниматься быстрее за счет доступа к актуальной информации.
Аспро.Cloud используется не только в клиентских проектах, но и для управления собственной SMM-командой агентства. Принципы работы одинаковы: прозрачность, единые правила и контроль всех этапов.
