Как юридическая компания Win&Joy систематизировала 30 проектов с помощью Аспро.Cloud
- Заказчик
- Win&Joy — юридическая компания, специализируется на арбитражных спорах, корпоративных конфликтах и судебном представительстве бизнеса.
- Задача
- Компании требовалась система для управления проектами, учета времени и контроля задач при одновременной работе 30 проектов.
Проблема
Юридическая компания Win&Joy ведет комплексные проекты: арбитражные споры, банкротства, корпоративные конфликты и судебные разбирательства. В работе одновременно может находиться до 30 дел.
Каждый проект включает:
процессуальные сроки,
судебные заседания,
подготовку документов,
коммуникации с клиентами,
внутренние поручения.
Рост количества проектов усилил нагрузку на команду из пяти человек. Руководителю приходилось вручную контролировать сроки, задачи и загрузку сотрудников. Это увеличивало риск пропуска процессуальных действий и влияло на качество работы. Компании требовалось более гибкое и удобное решение.
Решение
После анализа доступных решений команда рассматривала несколько CRM-систем, которые могли закрыть задачи проектного управления и учета. В финальный выбор вышел сервис Аспро.Cloud. Он соответствовал базовым требованиям по функциональности и удобству интерфейса. Оплата тарифа распространялась на группу пользователей, а не на каждого сотрудника отдельно. Это упростило подключение стажеров и внештатных специалистов без роста затрат.
Внедрение системы руководитель компании провела самостоятельно. Дополнительно команда воспользовалась бесплатной консультацией эксперта Аспро.Cloud. В рамках онлайн-встречи специалисты разобрали:
базовую логику работы системы,
настройки под юридические процессы,
возможности автоматизации,
сценарии использования модулей.
Это позволило ускорить запуск и сократить период адаптации сотрудников.
Настройка воронки продаж
Первым этапом команда выстроила воронку продаж под специфику юридических услуг. В нее включили стадии:
новая заявка,
юридическая консультация,
согласование условий,
заключение договора,
исполнение,
документы,
оплата.
Особенность воронки заключалась в том, что одна сделка могла включать несколько юридических услуг. Поэтому карточка сделки многократно перемещалась между этапами «Исполнение» и «Документы». Это позволило сохранять целостную картину работы с клиентом до полного закрытия обязательств.
Проектный контур
Параллельно команда внедрила проектный модуль. Юристы ведут работу именно в нем, тогда как воронку использует руководитель для управленческого контроля.
Для типовых процедур разработали шаблоны проектов. В них заранее заданы стадии и перечни задач. Например, в проектах по банкротству фиксируются этапы:
анализ финансового состояния клиента,
подготовка документов,
подача заявления,
участие в арбитражном суде.
Это позволило запускать проекты без ручного планирования и сократить время организационной подготовки.
Если дело нестандартное, сотрудники формируют структуру задач вручную без шаблонов.
Учет трудозатрат
Отдельный блок внедрения — тайм-трекер. Сотрудники фиксируют время, затраченное на каждую задачу. Система автоматически формирует отчеты, где руководитель видит:
кто работал над задачей,
сколько времени затрачено,
на каком проекте велась работа.
Эти данные используют для расчета рентабельности дел и корректировки загрузки команды.
Финансовый контур
Финансовый модуль интегрировали в ежедневную работу. После завершения этапов проекта руководитель формирует счета прямо из сделки — система автоматически подтягивает данные контрагента и стоимость услуг.
Это сократило ручной ввод и снизило риск ошибок. Интеграция с банком позволила автоматически фиксировать оплаты, формировать отчеты ПиУ, контролировать движение денежных средств.
Планирование и знания
Для синхронизации работы внедрили общий календарь. В нем фиксируются:
судебные заседания,
встречи с клиентами,
внутренние задачи.
Это помогло избежать накладок и упростило координацию команды. Дополнительно компания начала формировать базу знаний внутри системы. База знаний ускоряет адаптацию новых сотрудников и снижает нагрузку на старших юристов.
Результаты
После внедрения компания зафиксировала операционные улучшения:
упростился контроль проектов и загрузки сотрудников;
снизилась нагрузка на руководителя;
ускорилась работа с продажами;
финансовый учет стал прозрачнее за счет банковской интеграции.
«Самое главное — с внедрением Аспро.Cloud мне стало значительно проще контролировать процессы. Раньше я тоже следила за качеством работы, но это отнимало гораздо больше времени и сил».
Ольга Яшукова, основатель Win&Joy
