Собрали финансы в одной системе и сократили рутину на 90% — опыт рекламного агентства

Заказчик

Рекламное агентство с проектной структурой работы, управляет маркетинговыми кампаниями для разных клиентов, средний бизнес.

Задача

Финансовый учет велся в Excel и Google-таблицах, что вызывало ошибки, долгую подготовку отчетов и сложности с контролем проектов. Необходимо было внедрить систему, объединяющую финансы и автоматизирую

С чего все начиналось

Павел стал финдиректором агентства и сразу заметил, что финансовый учет полностью строится на таблицах.
Проблемы были очевидны:

• нет отчета о прибылях и убытках;

• отсутствие детализации по операциям;

• трудности с учетом НДС по разным юрлицам;

• долгий сбор отчетности и высокие временные затраты;

• ошибки в расчетах из-за человеческого фактора.

Руководство получало только устаревшие или неполные данные, поэтому решения принимались на интуиции. Павел понял: необходимо уйти от хаоса в таблицах и внедрить систему, которая объединит финансы и автоматизирует процессы.

Поиск системы: задача и выбор

Специфика агентства — проектная работа. Денежные потоки нужно учитывать по клиентам и кампаниям, важна аналитика по юрлицам, направлениям и контрагентам. Павел изучил десятки сервисов финучета и остановился на Аспро.Финансы.

Причины выбора:

• Полная интеграция инструментов, включая проектное бюджетирование.

• Автономная работа без привлечения дополнительных программ.

• Быстрое внедрение с минимальными затратами времени.

Час на финучет вместо целого дня: что изменилось

Нет перерасходов по проектам
Ранее менеджеры проектов вручную учитывали доходы и расходы. Данные часто запаздывали, и ошибки появлялись на этапе свода таблиц.
С Аспро.Финансы:

• операции автоматически попадают в карточку проекта;

• план и факт сравниваются системой;

• отклонения видны сразу, что ускоряет принятие решений.

Деньги каждого клиента под контролем
Ранее проекты одного клиента велись в разных таблицах, отчеты были разрознены.
Система объединила все проекты в портфели, с визуальными виджетами и фильтрацией. Теперь команда видит:

• рентабельность клиента;

• баланс поступлений и расходов;

• детализацию по услугам.

Оплата счетов без просрочек
Платежи создавались через систему управления проектами, что приводило к просрочкам.
В Аспро.Финансы плановые платежи создаются за пару кликов, бухгалтер сразу видит предстоящие списания, а после оплаты система отмечает операцию как выполненную.

Большой горизонт планирования
Ранее долгосрочные бюджеты не строились. Теперь агентство формирует прогнозы ДДС и ПиУ, сравнивает план/факт и при расхождениях:

• ищет причину;

• оптимизирует издержки;

• корректирует план.

Структурированная и актуальная информация о финансах

Отчеты теперь формируются автоматически, данные полные и корректные. Виджеты на рабочем столе позволяют отслеживать ключевые показатели: поступления, расходы, прибыль, издержки по отделам.

К какому результату пришла команда

• отказ от таблиц и централизованный финучет;

• систематизация данных и сокращение рутинной работы на 90%;

• автоматическое формирование отчетов ПиУ и ДДС;

Перейти на сайт