Автоматизация контрольно-ревизионной деятельности Минобрнауки

Заказчик

Министерство науки и высшего образования РФ — государственный орган, контролирующий деятельность университетов, научных центров и исследовательских институтов.

Задача

Создать информационную систему для автоматизации контрольно-ревизионной деятельности Минобрнауки России.

О проекте

Министерство науки и высшего образования РФ контролирует работу подведомственных организаций: университетов, научных центров и исследовательских институтов.

До внедрения новой системы работа с планированием и проведением проверок выполнялись вручную и были распределены между разными документами и регистрами. 

Задачи

В рамках проекта необходимо было решить следующие задачи:

• Создать систему планирования проверок подведомственных организаций — как годовые, так и внеплановые.
• Перенести в цифровой формат данные по проверкам: акты, нарушения, документы и результаты аудитов.
• Добавить инструмент для контроля устранения нарушений.
• Реализовать понятную отчетность и аналитику.
• Соблюсти требования безопасности.

Почему выбрали Экстил

В портфеле компании — проекты для государственных организаций, включая Счетную палату Российской Федерации.

У нас есть лицензии ФСБ и ФСТЭК, поэтому мы можем реализовывать проекты, где важна защита данных и соответствие государственным стандартам.

Решение

Централизованный реестр проверок 

В системе реализован единый реестр проверок, который содержит информацию о планируемых и проведенных контрольных мероприятиях.

Сотрудники департамента могут формировать годовые планы проверок, добавлять внеплановые мероприятия и отслеживать их статус. Все данные хранятся в централизованной базе, что обеспечивает прозрачность процессов и доступ к информации.

Учет результатов ревизий 

Сотрудники могут регистрировать результаты проверок в системе: добавлять акты, фиксировать замечания, указывать выявленные нарушения и прикладывать необходимые документы.

Информация по каждой проверке структурирована и хранится в одном месте, поэтому можно быстро разобраться в результатах и без лишних действий сформировать сводные отчеты.

Контроль устранения нарушений 

После проведения проверки сотрудники могут сразу зафиксировать план действий по устранению выявленных нарушений.

В системе видно, какие задачи поставлены, кто за них отвечает и на каком этапе находится их выполнение. Это помогает не терять первостепенные задачи, контролировать сроки и вовремя реагировать, если что-то идет не по плану.

Аналитика и отчетность 

Система помогает быстро собирать отчеты по результатам проверок без ручной работы и сложных таблиц.

Сотрудники видят общую картину: сколько проверок проведено, какие нарушения выявлены, как устраняются замечания и где есть проблемные зоны. Это упрощает анализ данных, помогает быстрее принимать решения и делает процессы контроля понятнее.

Безопасная архитектура 

Информационная система разработана на базе 1С-Битрикс24 с использованием отечественных программных решений.

В системе настроены механизмы разграничения прав доступа, защита данных и соответствие требованиям информационной безопасности государственных информационных систем.

Результат

Минобрнауки России получила систему для управления контрольно-ревизионной деятельностью, в которой все процессы собраны в одном месте.

Теперь сотрудники планируют проверки, фиксируют их результаты, работают с выявленными нарушениями и контролируют их устранение в едином интерфейсе. Информация хранится в системе, поэтому не нужно искать данные в разных документах — все доступно и структурировано.

Работа с отчетностью стала проще: система автоматически собирает данные по проверкам и помогает быстрее их оформить. 

Тут можно почитать, как Экстил дорабатывал подсистему таможенно-тарифного регулирования Евразийской экономической комиссии.