Автоматизация бизнес-процессов транспортной компании с помощью Битрикс24 Enterprise

Заказчик

ООО «Транспортный проект» — российская компания, специализируется на поставке и обслуживании оборудования для транспорта, разработке и внедрении решений в области автоматизации транспортных процессов

Задача

Упорядочить существующую систему, автоматизировать рутинные операции и повысить прозрачность работы всех подразделений

О компании

ООО «Транспортный проект» — российская компания, специализирующаяся на поставке и обслуживании оборудования для транспорта, а также разработке и внедрении решений в области автоматизации транспортных процессов.

Компания работает с корпоративными заказчиками, реализуя проекты по оснащению автотранспорта тахографами, навигационным оборудованием и специализированными программными решениями. Оказывает техническую поддержку и сопровождение внедренных систем.

Деятельность компании связана с обработкой большого объема заявок, технических данных и сопроводительной документации, что требует системного подхода к управлению процессами и информацией.

Задача

До начала проекта компания использовала корпоративный портал Битрикс24 Энтерпрайз, но ключевые процессы — обработка заявок, работа с документами и контроль выездных сотрудников — выполнялись через несколько разрозненных систем. Данные о клиентах и задачах были разбросаны, а руководству приходилось тратить много времени на проверку выполнения и соблюдение сроков. Необходимость ускорить процессы, повысить прозрачность и объединить данные подтолкнула компанию к доработке портала и автоматизации.

Очевидна была необходимость упорядочить существующую систему, автоматизировать рутинные операции и повысить прозрачность работы всех подразделений.

Компания решила расширить возможности корпоративного портала и CRM, чтобы:

• централизовать работу с заявками, документами и выездными сотрудниками;
• автоматизировать планирование маршрутов и контроль передвижений персонала;
• обеспечить автоматическое создание и распределение заданий и маршрутов для водителей;
• создать прозрачный и регламентированный документооборот, включая описи документов и контроль комплектности;
• реализовать интеграции с внешними системами и внутренними базами для повышения эффективности работы.

Решение

После изучения текущих процессов и с учетом возможностей Битрикс24 Энтерпрайз была определена стратегия дальнейшего развития системы. Совместно с командой заказчика проводились регулярные встречи, обсуждались текущие трудности и формировались задачи, которые требовалось решить для повышения эффективности работы.

Были предложены рекомендации по оптимизации логистики, документооборота и работы с заявками клиентов. Каждое решение согласовывалось с заказчиком, чтобы внедрение автоматизации соответствовало реальным сценариям сотрудников и не нарушало привычные бизнес-процессы.

В рамках проекта было решено:

• автоматизировать сбор и структурирование данных о маршрутах, сотрудниках и заявках;
• настроить простое и прозрачное управление задачами и этапами процессов;
• реализовать автоматическое формирование документов и отчетов;
• интегрировать портал с внешними системами, включая АТЛАС-КАРТ и ведомственные сервисы;
• унифицировать работу с CRM и процессами для всех подразделений компании.

Реализация

После анализа текущего портала и бизнес-процессов ООО «Транспортный проект» команда приступила к поэтапной доработке системы и автоматизации процессов. Совместно с заказчиком были согласованы ключевые сценарии работы, определены точки интеграции с внешними сервисами и ведомствами, а также оптимизированы процессы документооборота и обработки заявок. Работы выполнялись с учетом специфики выездных сотрудников, логистики и требований к учету документации.

Автоматизация логистики и маршрутов

Одной из задач при настройке портала стала интеграция с системой АТЛАС-КАРТ для управления маршрутами выездных сотрудников.

АТЛАС-КАРТ обеспечивает визуализацию клиентов, контрагентов, складов и торговых точек на карте, а также позволяет отслеживать местоположение сотрудников в реальном времени. Система собирает и структурирует данные о пройденных маршрутах, времени на объектах и пробеге, предоставляя руководству удобные отчеты для анализа и оптимизации работы выездных команд.

Выполненные работы:

• Настройка интеграции портала с АТЛАС-КАРТ и CRM для синхронизации данных о клиентах, точках и маршрутах.
• Автоматизация планирования маршрутов для курьеров, сервисных инженеров и торговых представителей.
• Контроль передвижений сотрудников в реальном времени на карте.
• Привязка объектов (клиентов, контрагентов, складов, торговых точек) к карте.
• Формирование отчетов по маршрутам, времени на объектах и пробегу.
• Возможность сотрудникам получать задания и отмечать выполнение прямо в мобильном приложении.

Автоматизация работы с заявками клиентов

Автоматизация работы с заявками клиентов позволила выстроить единый процесс обработки обращений — от момента подачи запроса до выполнения задачи сотрудником. Все входящие обращения из веб-форм сайта и электронной почты стали автоматически фиксироваться в CRM, что исключило потерю данных и ручной перенос информации.

Теперь заявки создаются в системе автоматически сразу после заполнения клиентом веб-формы. Данные из входящих писем также распознаются и распределяются по полям карточки сделки без участия сотрудников. При необходимости система назначает ответственного исполнителя, формирует задачу и, если речь идет о выезде, передает информацию в картографический сервис для построения маршрута.

Дополнительно реализовано формирование PDF-документов на основе данных из карточки сделки, что упростило дальнейшую работу и подготовку сопроводительных материалов.

В результате процесс обработки заявок стал быстрее, прозрачнее и полностью контролируемым на всех этапах.

Интеграция с внешними ведомствами

Отдельной сложной задачей стала интеграция корпоративного портала с государственными информационными системами в сфере транспорта. Для заказчика было важно автоматизировать взаимодействие с Министерством транспорта и подведомственными структурами, включая Росавтодор и Федеральные бюджетные учреждения, отвечающие за выдачу разрешений и обработку заявлений. Главная сложность реализации заключалась в необходимости учитывать строгие регламенты и требования к формату документов при подаче заявлений и получении лицензий.

В рамках проекта был настроен процесс передачи данных из CRM для подачи заявлений, получения лицензий, учета транспортных средств и подготовки официальных запросов.

В результате были реализованы:

• автоматизация подготовки заявлений и сопроводительных документов на основе данных из карточек сделок;
• формирование структурированных файлов для передачи в государственные системы;
• настройка процессов подачи запросов в Минтранс и Росавтодор;
• контроль статусов обращений и фиксация результатов в CRM;

Интеграция позволила сократить сроки подготовки документов, повысить точность данных и обеспечить прозрачность взаимодействия с государственными структурами.

Документооборот и отчетность

Важной задачей стало упорядочивание документооборота и создание прозрачной системы отчетности для работы с договорами, актами и внутренними документами. Особое внимание уделялось ускорению рутинных операций, контролю комплектности документов и возможности быстрого формирования отчетов для руководства.

Были настроены следующие процессы:

• формирование описей документов для каждой сделки, заменив ручное составление в Word или Excel;
• проверка комплектности документов и наличие всех необходимых приложений перед согласованием договоров;
• создание печатных форм описей для подписания и архива;
• интеграция документооборота с этапами сделки в CRM для автоматического запуска процессов;
• централизованное хранение и учет документов водителей, включая загрузку и контроль сроков действия карт тахографа;
• формирование регламентированной отчетности для внутреннего контроля и подготовки к проверкам надзорных органов.

Реализация позволила сократить время на подготовку документов, снизить количество ошибок и повысить прозрачность всех процессов внутри компании.

Результат

После внедрения и настройки всех автоматизированных процессов корпоративного портала Битрикс24 Энтерпрайз компания «Транспортный проект» получила комплексное улучшение работы с клиентскими заявками, выездными сотрудниками и внутренними документами. Автоматизация позволила сократить ручной труд сотрудников, ускорить обработку информации, повысить точность данных и прозрачность всех бизнес-процессов.

Настройка портала значительно улучшила работу компании по ключевым направлениям:

• Логистика и маршруты: оптимизация маршрутов и контроль передвижений выездных сотрудников сократили среднее время выполнения маршрутов и пробег, повысив производительность и экономию ресурсов.
• Обработка заявок клиентов: автоматическое создание и распределение заданий сократило время обработки заявок, обеспечив более быструю реакцию на запросы клиентов.
• Интеграция с ведомствами: автоматизация подачи заявлений и получение разрешений минимизировала ручной труд, снизила риски ошибок и обеспечила соответствие требованиям регулирующих органов.
• Документооборот и отчетность: автоматическое формирование описей документов, контроль комплектности и централизованное хранение позволили сократить ошибки и ускорить подготовку отчетов для руководства.