- Заказчик
- «Роснефть» — лидер российской нефтяной отрасли и крупнейшая публичная нефтегазовая корпорация мира. Каждый год компания проводит обязательное собрание акционеров.
- Задача
- Перевести в онлайн и ускорить процесс организации годовых собраний акционеров. Разработать внутреннюю систему для работы сотрудников «Роснефти» в команде.
Этап аналитики: схема бизнес-процессов
Чтобы создать онлайн?инструмент для подготовки, проведения и подведения итогов ежегодного собрания акционеров, сначала необходимо было разобраться в том, как всё устроено на текущий момент. Поэтому мы приступили к аналитике, в результате которой построили схему бизнес?процессов:
Каждый элемент на схеме — отдельный микро?процесс, который занимает у команды организаторов около трёх месяцев. В детализации каждый из этих процессов выглядит так.
В организации собраний участвует множество сотрудников. Необходимо было спроектировать сценарии для разных пользовательских ролей и соединить их в один общий логичный процесс взаимодействия.
Митя Коновалов, операционный директор
Нельзя отказаться, но можно ускорить
В большой государственной компании сложная иерархия, много бюрократических процедур, от которых нельзя отказаться — но можно улучшить и ускорить. После того как была готова карта бизнес?процессов, стало ясно, какие ключевые этапы включает в себя организация годового собрания акционеров.
- Приказ об организации собрания передаётся менеджеру административно?хозяйственного отдела. Он формирует служебную записку, в которой определяет формат встречи — очный или заочный, и примерное время проведения, например, с апреля по июнь.
- После этого менеджер формирует рабочую группу для анализа и сбора подходящих площадок в различных городах России. Команда изучает условия аренды, количество посадочных мест, возможности организации питания. Каждый член рабочей группы составляет свой список площадок; он проходит цепочку согласований в бумажном виде. Наконец, когда выбор сделан, запускается процесс подготовки.
- План подготовки состоит из 250 пунктов. В нём учитываются все задачи: от изготовления листовок до приглашения иностранных гостей. Для каждой задачи составляются приказы и служебные записки, которые приходилось печатать и подписывать — именно поэтому организация собрания начиналась за год.
Подготовка к собранию: оптимизация процессов
Корпоративная система помогла ускорить сбор и согласование площадок за счёт того, что подготовка проходит централизованно, онлайн. Правки можно вносить, не дожидаясь, когда сотрудники распечатают общий список.
Работать с планом мероприятия тоже стало гораздо удобнее. Если до внедрения портала менеджер собирал план в текстовом редакторе Microsoft Word и раздавал задания сотрудникам, а потом собирал отчёты по каждому заданию, то теперь все организаторы ведут работу в едином интерфейсе. Изменения в задачах происходят в режиме реального времени, перед глазами руководителя.
Поле «комментарий для руководителя» позволяет ему смотреть план и понимать статусы задач, не открывая каждую подзадачу.
План проекта формируется автоматически по данным предыдущего года — его нужно только отредактировать и указать ответственных за задачи. Ответственные получают уведомления и ведут работу внутри своей задачи. Отметки статусов и сбор отчётной документации также происходит внутри портала — большая часть процессов теперь не нуждается в офлайн?согласованиях.
Митя Коновалов, операционный директор
Например, внутри системы менеджер может сформировать группу на 300 адресов электронной почты (email) и разослать письма. Руководитель наблюдает за процессами и видит, что готово, где есть задержки, какие статусы у задач.
Для тех согласований, которые всё ещё происходят на бумаге, в системе реализована возможность печати документов и загрузки сканов.
Подведение итогов собрания
Портал помогает не только в организации мероприятия, но и в подведении итогов собрания, хранении информации. По окончании годового собрания акционеров организаторы загружают в портал отчёты, ответы на вопросы и презентации для дальнейшего внутреннего использования.
Раньше, чтобы найти нужную информацию, приходилось искать ответственных сотрудников и запрашивать данные. Это вызывало трудности, особенно если кто-то уже уволился. Теперь это делается в пару нажатий.
Запуск итерациями
Необходимо было создать такую внутреннюю информационную систему, которой сотрудники «Роснефти» смогут и захотят пользоваться. Поэтому сначала мы запустили минимальную жизнеспособную версию продукта (MVP), содержащую только основной список задач. Пользователи тестировали её в работе и предлагали нужные доработки.
Например, по результатам обратной связи мы добавили уведомления по электронной почте (email) для руководителей, когда их секретари принимают решения по задачам. Также за время работы внесли множество локальных корректировок, вроде изменения названий кнопок, возможности добавлять комментарии сразу в список плана или прикреплять сканы документов к задачам.
Результат
- Проанализировали бизнес?процессы компании «Роснефть» в части подготовки к собраниям акционеров и оцифровали всё, что возможно было перевести в онлайн.
- В несколько раз сократили нагрузку сотрудников и время на организацию и обработку большого потока документов.
- Создали инструмент контроля для руководителей.
- Запустили внутреннюю информационную систему таким образом, чтобы она была удобна в повседневной работе — учли в разработке обратную связь от пользователей.
- Провели серию обучающих мероприятий для сотрудников, разработали специальные шпаргалки для каждой пользовательской роли.
