Цифровая платформа для проведения приёмных кампаний Южного федерального университета

Заказчик

К нам обратился Южный федеральный университет. Вуз со столетней историей, инновационное ИТ-пространство, которое готовит квалифицированных специалистов в технической и гуманитарной сферах.

Задача

Для упрощения подачи документов и привлечения студентов из других регионов РФ ЮФУ запланировал перевести процедуру поступления в online-формат и автоматизировать все процессы.

Задачи клиента

Для разработки сервиса подачи документов мы погрузились в процесс проведения приёмной кампании вуза. Команда изучила целевую аудиторию, аналогичные системы на рынке и предложила следующие идеи:

• создать интуитивно понятный и продуманный UX/UI-дизайн для поступающих, сделать «единое окно» для поступления и подачи заявления о зачислении;
• упростить работу представителей приёмной комиссии ЮФУ и подготовить удобный инструмент для работы с заявлениями.

Цифровая платформа решает сразу несколько важных задач:

• сокращает документооборот;
• уменьшает количество ошибок при подаче заявлений;
• быстро формирует отчёты и статистические показатели для улучшения сервиса.

Решение задач

В этом году государство изменило правила приёмной кампании незадолго до старта сбора документов. Поэтому команда в сжатые сроки, учитывая требования министерств и ведомств, сделала следующее:

• сформировала систему подачи заявлений, согласий и документов для абитуриентов;
• ускорила и автоматизировала процесс проверки информации от будущих студентов;
• автоматизировала создание и актуализацию конкурсных списков;
• сделала автоматическое формирование приказов о зачислении и отчислении абитуриентов;
• организовала автоматическое добавление информации об абитуриентах из сервиса «Госуслуги»;
• создала автоматическую выгрузку данных абитуриентов в ФИС ГИА.

Дизайн цифровой платформы

С цифровой платформой будут взаимодействовать три группы пользователей: абитуриенты, родители и менеджеры приёмной комиссии. Было необходимо спроектировать понятный интерфейс, который поможет абитуриентами и родителям подать все необходимые документы, заполнить все данные без ошибок. Также требовалось позаботиться о менеджерах — автоматизировать и упростить их работу.

Сотрудники ЮФУ могут отсматривать десятки тысяч заявлений, большинство полей заявок однотипные и с большим количеством текста. Чтобы минимизировать риск совершения ошибок, решили:

• отметить блоки с информацией, которые нужно проверять особенно внимательно;
• обозначить разделы, в которых абитуриент изменил информацию, которые требуют дополнительной проверки.

Цифровая платформа помогла достигнуть главную цель — абитуриент понимал порядок действий, быстро заполнял заявку и получал обратную связь, а менеджер эффективно выполнял свою работу без ошибок.

Интеграции и технологии

Для корректной работы цифровой платформы с другими сервисами потребовались интеграции.

1. Суперсервис «Госуслуги» — «единое окно», через которое абитуриент подаёт заявление в вузы. Благодаря интеграции было обработано более 50 000 заявлений.
2. ФИС ГИА — сервис Рособрнадзора, куда передаются данные поступающих.
3. Moodle — система, на которой проводятся вступительные испытания.
4. 1С — интеграция с системой для ведения учёта и структурирования данных.

Также нам помогли облачные решения и микросервисы. При их помощи можно:

• в момент максимальной нагрузки системы быстро масштабироваться и обработать большое количество заявок;
• использовать сразу несколько технологий в одном цифровом решении;
• быстро и эффективно обновлять ИТ-продукт;
• ускорить разработку за счёт микрокоманд;
• выработать высокую отказоустойчивость 24/7.

Ограничения и сложности

Цифровую систему разработали и внедрили за очень короткие сроки для такого большого проекта. Работу осложняли разные факторы: меняющееся законодательство и требования государства, фиксированный дедлайн. Но работы выполнили в срок, и приёмная кампания в университете завершилась благополучно.

Жёсткие сроки

Условия работы часто менялись, новые государственные ИС были в активной фазе разработки, требования заказчика периодически обновлялись. Поэтому и функциональность сервиса, и логика интерфейса адаптировались. Чтобы успеть выполнить работы в срок и достичь целей заказчика, несмотря на внешние неконтролируемые условия, наша команда:

• увеличила количество ИТ-специалистов с 15 до 40;
• работала в выходные и ночью, чтобы успеть к началу приёмной комиссии.

Российские ИС

Так совпало: государственные ИС находились в активной стадии разработки во время проведения приёмной кампании. Этот нюанс повлёк за собой ряд серьёзных изменений в исходном коде цифровой платформы ЮФУ. Для своевременной передачи данных в информационные системы наша команда оперативно вносила все необходимые правки.

Маппинг данных

Информация об абитуриентах, которая отправлялась в разные ИС, не была согласована по идентификаторам и имела разные значения. Так, например, в информационной системе ЮФУ для идентификационного номера очной формы обучения были одни значения, а в государственной ИС совершенно другие. Чтобы привести все значения к общему знаменателю и исправить ситуацию, команда совершила маппинг данных — мы сделали таблицы соответствия всех ИС.

Игра не по правилам

Некоторые поступающие нарушали правила приёма заявлений. Создавали профиль в цифровой системе ЮФУ, далее одни формы специально заполняли с ошибками, другие пропускали вовсе. После дублировали аккаунты с идентичными ФИО, но с разными электронными адресами. Игнорировали ввод ИНН, по которому проходила проверка, выбирали различные специальности и регистрировали похожий профиль при помощи суперсервиса «Госуслуги».

Для повышения шанса на поступление абитуриенты специально создавали дубли и усложняли работу проверяющих. Чтобы не допустить случайное зачисление дубля, команда создала алгоритм поиска, который вычислял совпадения и объединял их.

Иностранные абитуриенты

В Южный федеральный университет поступает много иностранцев, всего в этом году было принято более 1000 заявлений. Эта категория абитуриентов не имеет некоторых обязательных социальных данных, поэтому их нельзя было синхронизировать с разными информационными системами.

Вместе с представителями университета мы разработали алгоритм поиска таких коллизий и выработали решение проблемы.

Результаты

Мы и эксперты ЮФУ за небольшое количество времени создали комплексную и удобную платформу для абитуриентов. Цифровое решение помогло автоматизировать процедуру поступления и повысить эффективность сотрудников. Приёмная кампания 2022 года прошла успешно и охватила большее количество абитуриентов за счёт возможности дистанционной подачи заявления. Реализованная платформа гибкая, кастомизированная, легко масштабируемая, и её проще поддерживать, чем 1С. Благодаря совместной и плодотворной работе с Южным федеральным университетом:

• абитуриент может подавать заявления, отслеживать их статус, прикреплять документы, сдавать вступительные экзамены и вносить необходимые изменения;
• менеджер в личном кабинете может проверять заявления поступающих, вносить в них правки;
• система легко экспортирует и импортирует данные с «Госуслуги»;
• заявления экспортируются в государственную систему ФИС ГИА;
• конкурсные списки, приказы о зачислении и отчислении формируются системой автоматически.

Технологический стек

ASP.NET, Core, С#, Python, React.js, Figma, Microservices, Kubernetes, PostgreSQL.

Перейти на сайт