Автоматизация бизнес-процессов для HR-отдела. Или как Iq Dev помогал в добыче золота

Заказчик

Золотодобывающая компания (NDA)

Задача

Нам предстояло разработать блок «изменение графика работы сотрудников», необходимый для внедрения цифровых HR-сервисов

Всё больше компаний переходят с ручного труда на автоматизированный, это эффективный способ оптимизации труда и затрат бизнеса. Как правило клиенты к нам обращаются за помощью в автоматизации процессов в отделах продаж и реже закупа. Обычно это крупные торговые компании, для которых online - продажа один из важных каналов продаж. Для таких клиентов IT-технологии - способ в увеличении прибыли и сокращении затрат.

Сегодня же хотим рассказать о необычном клиенте - золотодобывающей компании (NDA), которая встала на путь цифровизации несколько лет назад, и к моменту обращения в IT-компанию, автоматизировала многие бизнес-процессы. 

Важно отметить, что у клиента уже была собственная автоматизированная система управления предприятием (АСУП), в качестве CRM использовалась Bitrix24.

Для реализации задачи мы выделили несколько блоков работы:

Сбор данных и обмен между Bitrix24 и АСУП

• данные сотрудников (ФИО, должность, подразделение);
• графики работы сотрудников и подразделений.

Описание бизнес-процессов и перенос их в Bitrix24

• распределение ролей в бизнес-процессе и разграничения прав доступа;
• разработка функционала «Создание заявки».

Блок 1. Сбор данных и обмен между Bitrix24 и АСУП

Изначально все данные по сотрудникам, подразделениям и графикам работы хранились только в АСУП, нашей задачей было настроить передачу этих данных в Bitrix24 для того, чтобы начать формировать бизнес-процесс. Сам этап не представлялся сложным, это была простая интеграция между сервисами.

По итогу этого этапа мы получили:

1. Список сотрудников с ФИО, должностью, подразделением

2. График работ каждого сотрудника

После чего научили Bitrix24 передавать данные обратно в АСУП.

Блок 2. Описание бизнес-процессов и перенос их в Bitrix24

Основной этап, ради которого все и затевалось. Перед началом работ клиент передал нам описание всех бизнес-процессов в рамках модуля «Изменение графика работы».

Бизнес-процесс имеет составляющие:

• черновик заявки на изменение графика работы
• отправка на согласование руководителю подразделения/сотруднику;
• автоматическая постановка задачи адресату в Bitrix24;
• статус по заявке на изменение;
• согласование с HR;
• уведомление инициатора о решении;
• просмотр графика работы в календарном виде с учетом изменений.

Получив все бизнес-процессы и их описание, логику следования документов мы взялись за перенос и их настройку в Bitrix24.

Распределение ролей в бизнес-процессе

Для начала определили совместно с клиентом роли в бизнес-процессе. Выделили ключевые роли:

1.Сотрудник

2.Руководитель отдела

3.Сотрудник HR

В зависимости от роли назначили права доступа в рамках блока «Изменение» :

Сотрудник:

• изменение личных данных пользователя;
• создание заявлений на изменение графика;
• просмотр графика работы.

Руководитель:

• привлечение сотрудников отдела к работе в праздничные и выходные дни;
• согласование заявлений сотрудника;
• создание заявлений на изменение графика;
• доступ к изменениям и просмотру графика работы любого сотрудника и отдела в целом.

Сотрудник HR:

• согласований заявлений сотрудника, руководителя;
• создание заявлений на изменение графика.

Разработка функционала «Создание заявки»

Данный функционал позволяет сотрудникам избавится от бумажной волокиты, а руководителям и HR-специалистам не тратить время на подписание каждого документа.

Приступая к работе мы совместно с клиентом определили, что бизнес-процесс может быть инициирован либо сотрудником, либо руководителем. Процесс будет отличаться согласующим и составом тех, на кого распространяется измененный график (в случае сотрудника - только на него, в случае руководителя на выбранных им сотрудников)

Реализованный бизнесс процесс Шаг 1. Создание заявки Если заявку инициирует руководитель, то он выбирает подразделение, где требуется изменить график работы. Создает заявку на изменения, в которой указывает новый график, период действия графика. Добавляет сотрудников, к которым будет применен график работы. Предусмотрена функция, которая не позволяет создать график работы, если на эти даты уже есть заявка и заявлен другой сотрудник. Также предусмотрели задвоение заявок на 1 сотрудника в графике. Например, если уже создана заявка на сотрудника Иванова М.В. с графиком с 1-15 ноября, то невозможно создать на него заявку на график с 3 по 12 ноября, не скорректировав предыдущий график.

Для удобства руководителя добавили возможность просмотра текущего графика интересующего сотрудника или отдела в целом.

Если же инициатором изменения является сотрудник, то он видит в заявке только свой график и, соответственно, только его и может изменить.

Шаг 2. Отправка на согласование. Если инициатор руководитель:

Заявка отправляется на согласование сотрудникам. Каждый сотрудник, выбранный руководителем на предыдущем шаге, получает уведомление о поступившей заявке на согласование, при этом изменения в графике он видит не по всем сотрудникам в группе рассылки, а только по себе.

Сотрудник может проставить статус по заявке:

• согласовано;
• отклонено.

Если сотрудник поставил статус «отклонено», то заявка уходит на доработку руководителю.

При этом руководитель видит на какой стадии заявка: кто ее согласовал, кто только посмотрел, а кто отклонил.

Если же инициатор сотрудник:

Заявка уходит руководителю на согласование. Он также получает уведомление о поступившей заявке.

На этапе согласования заявки, мы реализовали для руководителя функционал «Доработка», при котором он может написать замечания и вернуть заявку сотруднику на доработку.

Шаг 3. Согласование с HR-отделом После согласования руководителем/всеми сотрудниками заявка отправляется в HR отдел ответственному за подразделение. После согласования HR-специалистом измененный график работы попадает в делопроизводство и становится доступен для просмотра сотрудниками.

Пример логистики заявления от лица руководителя:

Пример логистики заявления от лица сотрудника:

Если говорить о технической части, то тут на стороне АСУП создается документ «Изменение графика списком» по данным заявки:

• структурное подразделение;
• новый график работы;
• период действия нового графика;
• перечень сотрудников, которым устанавливается новый график работ на период.

Итоги работы

Достаточно простой функционал позволил сэкономить время и нервы сотрудникам, ведь теперь сотруднику не нужно ехать в офис, чтобы писать заявление на смену графика, а в условиях того, что сотрудники золотодобывающей компании - это далеко не «белые воротнички» и находятся в отдалении от офисов - это значительно упростило процесс.

Но приступая к реализации кейса мы понимали, что сотрудники могут воспринять нововведения не как заботу о времени сотрудника, а скорее как дополнительную нагрузку, ведь в новом функционале надо разобраться.

Для того, чтобы сотрудникам и руководителям было проще пользоваться функционалом мы совместно с представителем клиента подготовили Инструкцию, разместили ее прям в личном кабинете, в котором работал сотрудник и откуда мог подавать заявки на изменение графика работы.