YO! — сервис для интеграции учетных систем и автоматизации работы в компании

Заказчик

Spectr

Задача

Разработали сервис, который интегрирует между собой все учетные системы компании, предоставляет интерфейс для сотрудников и помогает автоматизировать рутинные бизнес-процессы.

В процессе разработки и добавления в продукт новых интеграций архитектура неоднократно пересматривалась. Текущее архитектурное решение —  Single Page Application, где бэкенд представляет собой несколько микросервисов и реализует всю бизнес-логику и интеграции со сторонними системами.

Фронтенд

Для его реализации использовали фреймворк Svelte, одно из ключевых преимуществ которого — маленький размер бандла и высокая отзывчивость интерфейса. Так как на момент реализации фреймворк еще не успел обрасти экосистемой, при работе над многими задачами мы были первопроходцами и не могли использовать готовые решения для ряда типовых задач (как это было бы в случае, например, с React). Например, собственная реализация была написана для канбан-доски.

Бэкенд

Реализован на PHP-фреймворке Laravel 7 (актуальная версия на момент старта разработки). В качестве административной панели используется пакет Backpack, который позволил существенно увеличить скорость разработки в силу того, что имеет в себе большое количество готового функционала (например, ролевую модель). 

В качестве брокера очередей используется PostgreSQL, где обрабатывается 4 независимые очереди под разные задачи. В качестве базы данных используется PostgreSQL. 

Весь важный для бизнеса функционал покрыт автотестами на PHPUnit.

Дизайн

Для быстрой реализации интерфейсов используется готовый Material Design UI-кит для фреймворка Svelte. Все собранные на основе UI-кита прототипы передаются на разработку, что позволяет сосредоточиться на технической составляющей проекта, минимизируя затраты ресурсов на дизайн. 

Метрики производства

Специально написанные алгоритмы позволяют рассчитывать себестоимость часа разработки и позволяют детально видеть, сколько часов было отгружено в разрезе дня, недели и месяца.

В системе можно оперативно считать и визуализировать в виде графиков и таблиц основные метрики производства: 

• Utilization Rate — отношение отработанных часов к доступным за определенную отметку времени;
• Realization Rate — отношение коммерческих часов к запланированным на определенный промежуток

Данные можно получить в рамках текущего месяца, года или произвольного периода. Также можно видеть детальную информацию в разрезе определенного проекта или этапа. 

Проекты

Каждый проект разбивается на этапы, где есть данные о его статусе, формате, бюджетах, сроках, сделанных и планируемых отгрузках часов разработки. Отчетность можно формировать как по каждому отдельному этапу, так и в целом по проекту.

В разрезе каждого проекта и этапа осуществляется детальный расчет рентабельности: исходя из выручки, стоимости производства, постоянных издержек компании.

Бухгалтерия и финансы

Сервис YO! интегрирован с системой управленческого учета ПланФакт в части взаиморасчетов с клиентами и сотрудниками. С ПланФактом синхронизируется информация о текущих проектах, выставленных счетах, проведенных реализациях, суммах поступления и сроках оплаты. Благодаря этому корректно строятся P&L по кассовому методу и методу начислений. 

Система автоматизирует работу с первичными документами: все счета и акты привязаны к конкретным проектам, этапам и клиентам, что позволяет отслеживать их статусы и синхронизировать между учетными системами все их обновления.

При изменении статусов первичных документов ответственному за соответствующий проект приходит уведомление.

HR-портал

Сервис позволяет структурировать информацию по сотрудникам: должность, даты приема и увольнения, данные о зарплате и ее изменениях.

Сервис позволяет фиксировать отсутствия сотрудников (больничные/отпуска) и не забывать о запланированных отпусках. Данные об отсутствиях учитываются при расчете показателей эффективности производства. 

Полностью автоматизировано согласование зарплатных реестров. При формировании нового реестра сотрудник получает уведомление и может видеть детали расчета, переписываться с бухгалтерией и подтверждать реестры в интерфейсе платформы.

Реализована работа с внутренней системой лояльности. В рамках компании существует внутренняя валюта — «коины» — и платформа автоматизирует работу с ней со стороны отдела HR и со стороны сотрудников: текущий баланс, история начислений, каталог и заявки на расходование.

Личный кабинет сотрудника

Доступ к различным разделам сервиса предоставляется исходя из роли пользователя, при этом ряд разделов доступен всем пользователям. Каждому сотруднику доступна информация об отсутствиях, доступном балансе внутренней валюты, своих зарплатных реестрах и данные о рабочем времени. 

В специальном разделе есть информация о товарах, которые можно получить за корпоративную валюту. 

Интеграции

Сервис интегрирован со следующими системами: 

• ПланФакт — для финансово-управленческого учета;
• 1С:Бухгалтерия — для обмена первичными документами;
• DaData — для создания и выгрузки информации по контрагентам;
• Redmine — для получения данных о трекинге рабочего времени сотрудников;
• Почта/Telegram/Slack — для оперативных уведомлений.

Итоги внедрения YO!

Теперь в компании есть единый инструмент, который предоставляет всегда актуальные данные от деятельности компании: как о финансах, так и об показателях производства. 

Интеграция систем между собой помогла оперативно видеть отчеты с текущими показателями, а увеличение количества сотрудников и объема данных не приводит к увеличению затрат на администрирование работы с этими отчетами. Скорость сбора данных и построения отчетов позволяет принимать управленческие решения, основанные на актуальных данных.

Срок составления и согласования с сотрудниками зарплатных реестров сократился до одного рабочего дня, а также снизилось количество ошибок в расчетах.

Благодаря детальной аналитике рентабельности по проектам своевременно выявляются убыточные проекты.

Мнение сотрудников

«Легко сформировать первичные документы по клиентам компании, а также оперативно получить информацию о текущих проектах и выставленных счетах, суммах поступления и сроках оплаты.Можно сразу загрузить печатные формы документов на фирменном бланке организации с логотипом компании. Удобно формировать отчеты по рабочему времени, отсутствиям и выплатам. Также плюс в том, что все суммы можно отредактировать в системе, если, например, предполагаются отпуска, больничные и т. д.»

Елена, главный бухгалтер Spectr

«Функционал позволяет мне видеть всегда актуальные данные о показателях Realization Rate и Utilization Rate в системе, и в случае обнаружения проблем локализовывать их до конкретного проекта или человека. Также очень удобно рассчитывать премии для функциональных руководителей, основанные на объемах отгрузок.»

Олег Казаков, Технический директор Spectr

Перейти на сайт