Цифровой профсоюз на базе Битрикс24 в Профессиональном союзе работников здравоохранения РФ

Заказчик

В Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации входит более 2 млн. человек.

Задача

Необходимо было создать удобную онлайн-среду для работы, настроить документооборот внутри Битрикс24.

В Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации входит более 2 млн. человек. Профсоюз объединяет работников учреждений системы здравоохранения, научных центров, аптечных, санаторно-курортных и других организаций, студентов и учащихся учреждений высшего и среднего профессионального образования. 

Ситуация до обращения

Прежняя система документооборота была разработана в 2013 году и на данный момент уже начала переставать отвечать современным требованиям. Новая система позволяет сделать процесс документооборота прозрачным и увеличить скорость обработки документов. В дальнейшем планируется, чтобы документооборот обеспечивал связь, начиная от аппарата Профсоюза, и до первичных профсоюзных организаций и партнеров.

Выполненные работы

• Проведен анализ внутренней работы организации
• Создан портал
• Настроена система коммуникации с территориальными организациями Профсоюза
• Создана система обработки обращений из различных источников, распределены ответственные сотрудники
• Настроена генерация документов
• Разработаны 5 сложных бизнес-процессов документооборота

Почему именно коробочная версия Битрикс24?

Выбор коробочного Битрикс24 - ответственное решение, где нужно принимать во внимание не только возможности, но и появляющиеся обязанности. С одной стороны это решение подходит для тех, кто не хочет хранить где-либо кроме своего сервера персональные данные, с другой стороны необходимо самостоятельно обеспечивать безопасность этих данных.

Для коробочной версии доступно резервное копирование. То есть можно вручную создать и выгрузить копию портала и при возникновении проблемы или удалении важной информации эту копию можно развернуть и вернуть таким образом данные обратно. Частота копирования определяется владельцами портала, здесь ограничений нет.

У данного решения доступно гибкое управление и доступ к открытому исходному коду, то есть можно осуществлять дополнительные настройки, доработки и кастомизацию. Доступ к системному API позволяет интегрировать Битрикс24 с другими системами и при необходимости создавать новые модули.

Разработка документооборота

Разработка документооборота большой и сложный процесс, который необходимо разбивать на отдельные этапы.

Для разработки документооборота необходимо четко понимать структуру организацию, знать, кто участвует в нем и какие у них должны быть права. На каждом этапе могут быть отдельные требования к предоставляемой и запрашиваемой информации и это надо выяснять в самом начале разработки документооборота.

Преимуществами внедрения электронного документооборота можно назвать не только увеличение скорости обработки документов и снижение затрат ресурсов, но и такие вещи, как:

• Возможность отслеживать где и у кого находится документ;
• Снижение человеческого риска, возможность автоматизировать работу с заполнением документов;
• Возможность параллельной работы над документами;
• Возможность отслеживать историю изменений, видеть предыдущие версии документа;
• Единая база документов;
• Снижение риска потери и порчи документов;
• Рост производительности труда.

Электронный документооборот не должен быть оторван от тех, кто в нем задействован. В ходе работы мы проводили частые совещания с делопроизводством, подстраивали процессы под их нужды и получали обратную связь. Такой подход позволяет вовлечь сотрудников, а не презентовать им полностью готовый продукт, который может совсем не соответствовать их ожиданиям и вызывать отторжение.

Было разработано 5 бизнес-процессов:

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Постановления
• Распоряжения
• Внутренние документы

Для каждого из этих процессов была разработана своя схема и техническое задание. Также для каждого процесса разработаны реестры (универсальные списки) и там сохраняется вся информация из процесса. Мы настроили автоматическую нумерацию для документов которая тоже отображается в реестрах.

В бизнес-процессах учтен не только порядок движения документа, но и другие действия. Так можно запросить дополнительную информацию, поставить задачу, получить уведомление, отправить письмо. Это не окончательный список так как нужное действие зависит от ситуации.

Процессы идут по схеме согласования в зависимости от роли, порядок зависит от того, кого на начальном этапе выбрал тот, кто запустил процесс.

Чтобы все сотрудники понимали как правильно работать в системе мы провели обучение и затем заполнили Базу знаний организации, куда внесли всю необходимую для работы информацию и инструкции. В дальнейшем База знаний может использоваться как инструмент онбординга новых сотрудников.

Входящие документы

1. Процесс начинается с того, что делопроизводитель заполняет карточку входящего документа и затем процесс идет на согласование к выбранному сотруднику.

2. Далее выбранный сотрудник получает информацию о документе и две кнопки «На исполнение» и «Ознакомиться и завершить».

3. Если будет выбрана опция «Ознакомиться и завершить», то это значит, что документ не требует никаких действий и с ним нужно только ознакомиться.

4. Если выбрать кнопку «На исполнение», то специалисту необходимо выбрать кто будет далее работать с документом. Он может самостоятельно продолжить работу или передать документ другому ответственному. Также можно выбрать сразу нескольких ответственных.

5. Если специалист выбрал себя в качестве исполнителя, то ему ставится задача, где постановщиком будет указан тот, от кого пришел этот процесс. В этой задаче специалист работает над документом и после завершения работы он прикладывает в задачу результат. В карточке процесса появляются две кнопки «Документ исполнен» и «Запросить продление срока исполнения».

6. Когда для работы над документом необходимо дополнительное время, то специалист может запросить увеличение срока исполнения и запрашивает дополнительное время через кнопку «Запросить продление срока исполнения». Там необходимо также указать причину продления срока, а процесс возвращается к тому, кто последним оформил резолюцию. Он может или установить другой срок, или перенаправить процесс вышестоящему специалисту для уточнения сроков. Измененный срок будет отражен в реестре документов в поле «Измененный срок исполнения»

7. После того, как все работы по документу были осуществлены, результат прикладывается в задачу, а задача закрывается. Затем исполнитель может кликнуть на кнопку «Документ исполнен» и дальше завершить процесс или нажать на кнопку «Подготовить исходящий документ».

Как изменилась работа после внедрения

В результате внедрения у организации появился удобная среда для работы, а также электронный документооборот, который отвечает потребностям организации. В процессе работы мы много времени уделили совещаниям с делопроизводителями, которые будут непосредственно учавствовать в работе с документами.

Перейти на сайт