Создали сервис контроля прибыльности проектов: учета доходов, расходов и времени

Заказчик

Riverstart

Задача

Найти или создать сервис силами своей команды.

Задача

У нас в Riverstart собралась большая команда, в работе бывает до 100 проектов одновременно. Для контроля их окупаемости мы ведем статистику денежных поступлений от клиента, времени, потраченного командой на задачи по проекту, а также расходов компании на зарплаты и прочие статьи.

Соотношение доходов с расходами и временем позволяют понять, какие проекты более рентабельные, а где компания теряет прибыль.

Для отслеживания этих данных нужен удобный инструмент, сочетающий в себе нужные функции:

• формирование команд для каждого проекта;
• подсчет времени, затраченного сотрудником на задачи по конкретному проекту;
• подсчет зарплаты в зависимости от ставки, оклада или других форм вознаграждения;
• статистика денежных поступлений от клиентов;
• дельта доходов и расходов по каждому проекту;
• формирование всевозможных отчетов за разные периоды.  

При этом лучше, если решение будет отечественным, чтобы не волноваться, что компания уйдет с российского рынка.

Задача — найти или создать такой сервис силами своей команды.  

Решение

Мы провели исследование рынка, чтобы понять, можем ли мы закрыть потребность существующим решением. 

Мы искали терминал трекинга рабочего времени, который бы позволил каждому сотруднику отмечать время, затраченное на выполнение задач. В сервисе должны быть пользовательские роли с разным доступом, система подсчета расходов, аналитика и отчетность. 

Сторонние сервисы, включая 1C, Google Таблицы и Microsoft Excel и прочие, которые компании часто используют для ведения бухгалтерии и отчетности, не подходили под наши нужды — не хватало функций. 

Самым удобным решением задачи стала разработка собственной платформы — Liana. Для реализации нам потребовалось:

1. Проработать алгоритм отслеживания затрат на проекты и поступлений от клиентов. 
2. Создать формулы для расчета зарплаты в зависимости от формата вознаграждения.
3. Добавить функцию подсчета дельты по отдельному проекту и проектам в общем.
4. Реализовать функцию добавления сотрудника в проект.
5. Ввести пользовательские роли с разным доступом.
6. Настроить конструктор отчетов.
7. Протестировать сервис во внутреннем пользовании, чтобы понять, каких функций не хватает и как упростить работу.

1. Как разделены пользовательские роли

В системе есть сотрудник, менеджер конкретного проекта и руководитель с разными функциями и доступами к информации:

1. Сотрудник может отметить выполненную задачу в том проекте, куда его добавил менеджер. Он видит только свои задачи, сводку по потраченному времени и заработку за месяц.
2. Менеджер видит всю информацию, но только по своим проектам. Ему доступны задачи каждого сотрудника, затраченное время, расходы и поступления от клиентов, а также отчеты по своим проектам.
3. Руководитель — админ, у него высший доступ. Он видит всю информацию, может смотреть статистику по всем проектам и генерировать отчеты за отдельные проекты и периоды, которые ему интересны.

2. Как система отслеживает рентабельность проекта

1. Доходы

Менеджер добавляет проект в Liana и составляет график, когда компания должна получить очередную сумму от клиента. Когда оплата приходит, менеджер отмечает это в системе. Так можно отследить просадки, когда забыли выставить счет или клиент отказался от обычной услуги в этом месяце.

2. Расходы на зарплату

Сотрудник выбирает проект и вносит в него выполненную задачу с указанием времени или фиксированной суммы, если эта по этой задаче есть такая договоренность. Задача находится на проверке, менеджер должен одобрить ее или отправить на пересмотр.

Как только сотрудник указывает задачу, система сразу считает, сколько эта работа стоила компании. Все зависит от системы поощрения. Сотрудник может получать фиксированный оклад, оплату за час работы или за количество задач, у него может быть смешанная модель заработка. 

В зависимости от модели, применимой к конкретному сотруднику, система посчитает его зарплату. Если у сотрудника фиксированная сумма в месяц, система распределит расходы на него по всем проектам, в которых он занят. Премии тоже пойдут в расходы компании.

3. Сводка

Liana собирает данные по доходам и расходам, считает дельту по каждому проекту и делает общую сводку. 

Руководитель может выбрать любые данные, чтобы посмотреть отчет: все расходы, все доходы, все проекты, отдельные проекты, данные за год, за квартал, за месяц, за конкретный период, динамика прибыли компании и другие.

3. В чем польза для сотрудника, менеджера проекта и руководителя

Liana экономит время каждого члена команды и делает отчетность автоматической — буквально по клику. Свои отчеты есть у каждого пользователя:

1. Сотрудник следит за заработком и загрузкой.

В личном отчете он видит, сколько потратил времени и сколько денег за это получит. Особенно за загрузкой и зарплатой интересно следить, если работа сдельная. Ему не нужно вести таблицы по проектам и передавать данные. Внести задачу занимает около 10 секунд, и она сразу попадает к менеджеру проекта.

2. Менеджер управляет своими проектами.

Он видит, сколько времени каждый сотрудник тратит на задачи, может разгрузить занятого специалиста, обсудить с ним приоритеты по проектам. У каждого сотрудника есть характеристика, так что менеджер может найти свободного человека по компетенциям — например, того, кто владеет AfterEffects.

3. Руководитель контролирует дела компании и строит прогнозы.

Ему видны отчеты по эффективности сотрудников, расходам, доходам, поступлениям от клиентов, а также динамика развития компании, статистика по периодам и всевозможные сравнения данных.

Результат

В результате работы над проектом получился универсальный сервис, который:

— Освобождает время руководителя:

Liana автоматизирует аналитику и выдает готовые результаты, которые руководитель использует для принятия управленческих решений. Сервис полностью автоматизирует составление отчетов: время на получение готового отчета сократилось до пары секунд, а усилия — до пары кликов. В неделю освобождается до 4-х часов, которые можно потратить на другие задачи.

— Упрощает работу менеджеру:

Менеджер стал тратить меньше времени на сбор информации от сотрудников, поскольку система передает ему информацию в удобном виде и позволяет анализировать загрузку команды и перераспределять задачи.

— Мотивирует сотрудника:

Трекинг потраченного времени на задачу сократился до 10 секунд. У сотрудников выросла мотивация отслеживать время, поскольку так удобнее следить за своей загрузкой и заработком.

Liana могут использовать любые компании, которые занимаются проектной деятельностью. Функциональность закрывает большинство потребностей малого и среднего бизнеса. Liana была только в нашем внутреннем пользовании, но в итоге мы вывели сервис из внутреннего пользования на рынок. 1 ноября 2023 года Liana включили в официальный Реестр российского ПО — https://reestr.digital.gov.ru/reestr/1910597/

Проект занял 2 место в конкурсе Workspace Digital Awards 2023 и взял номинацию «Продукт/Сервис» конкурса Digital-Оттепель в 2022 году.

Перейти на сайт