- Заказчик
- Компания «ИТПИ»
- Задача
- Автоматизация работы с документами и договорами для юридического отдела, HR, секретариата.
О компании
Компания «ИТПИ» специализируется на проведении полного комплекса инженерных изысканий, геотехнических исследований и технического обследования для высотного жилищного строительства, производственных и промышленных комплексов, инфраструктурных объектов. Специалисты компании выполняют работы в разных регионах России, в том числе на уникальных и технически сложных объектах: предприятиях нефтегазохимической отрасли, аэропортах, высотных жилых комплексах.
Задача
До 2023 года бизнес-процессы заказчика были автоматизированы с помощью решений Trello и amoCRM? В Trello содержались доски, на которых менеджеры заводили карточки, прикрепляли к ним нужные документы и передвигали их по мере выполнения задачи. В amoCRM поступали заявки из разных источников, менеджеры брали их в работу и закрывали сделки. Данные хранились на локальном сетевом диске.
Компания Atlassian, владелец Trello, объявила об уходе с российского рынка еще в 2022 году, в 2023-м началось массовое отключение пользователей от сервиса и удаление их данных. Отключения затронули и сотрудников ИТПИ. Возникла острая потребность в новом решении, которое бы поддерживало рабочие процессы в привычном для менеджеров формате многопользовательских канбан-досок. Задачи переноса данных из Trello не стояло, поскольку они относились к операционной деятельности, достаточно быстро теряли актуальность и просто архивировались.
Сопутствующая задача – объединение всех ранее используемых сервисов, включая CRM, в одном рабочем пространстве.
Выбор решения
В качестве решения заказчику был предложен Битрикс24. Это многофункциональный инструмент, способный решать различные задачи, включая обозначенные клиентом. Основные преимущества Битрикс24:
- интуитивный интерфейс позволяет быстро освоить сервис и начать им пользоваться;
- инструменты Битрикс24 легко масштабируются в зависимости от потребностей и роста компании;
- система интегрируется со многими популярными сервисами, что позволяет легко встраивать ее в существующие рабочие процессы;
- благодаря гибким настройкам Битрикс24 легко адаптируется под нужды конкретной организации.
Структура компании
На первом этапе заказчику было предложено приобрести базовую версию Битрикс24, включающую инструменты, необходимые для переноса существующего функционала – многопользовательской доски и CRM. После их настройки и запуска в работу отделов начался второй этап – оптимизация системы под потребности клиента, повышение эффективности работы сотрудников за счет внедрения дополнительных инструментов.
CRM: воронка сделки
Смарт-процессы и рабочие места
После внедрения системы, добавления всех сотрудников, настройки CRM и базовой автоматизации процессов стали очевидны новые задачи. В старой системе все сделки находились на одной доске, что затрудняло работу специалистов конкретных направлений. Было принято решение разделить эти направления на воронки. Кроме того, возникла необходимость добавить смарт-процессы для работы с договорами. В результате на втором этапе был проведен ряд работ по расширению функционала системы и повышению ее эффективности по сравнению с прошлым решением.
1. Смарт-процессы для работы с договорами (с подрядчиками, с заказчиками, общехозяйственные). Изначально все виды договоров обрабатывались в общем потоке, что вело к путанице. Были созданы отдельные рабочие зоны для градации документов по их типу. Классификация выполняется отделом продаж, который обрабатывает все заявки по сделкам. Смарт-процессы обеспечивают стадийность проведения сделки и подключение нужных сотрудников к тем этапам, где необходимо их участие.
Общехозяйственные договоры: карточка
2. Рабочее место HR-менеджера. Задачи отдела кадров обособлены от основного бизнеса, поэтому было решено создать для него отдельное рабочее пространство. Оно состоит из двух категорий – вакансии и отклики. Это система учета, облегчающая работу HR и позволяющая руководству отслеживать процессы найма.
Рабочее место HR-менеджера
3. Рабочее место юриста. Юридические вопросы, не связанные со сделками – иски, банкротства, претензии, штрафы, обжалования, аренды – также выведены в отдельный смарт-процесс.
Рабочее место юриста
4. Рабочее место секретаря. Секретариат получил собственное пространство, где контролируется согласование и подписание документов, их отправка почтовыми и курьерскими службами.
Рабочее место секретаря: список задач
Рабочее место секретаря: карточка
5. Смарт-процессы для работы с проектами. После согласования сделки проект передается в работу проектным менеджерам, а документация попадает в блок смарт-процессов «Проекты». Здесь отслеживается стадийность работ, соблюдение сроков производственным отделом, готовится отчетность для заказчика. Переход в этот блок автоматизирован с помощью роботов и бизнес-процессов.
Проекты
Также в отдельный раздел был выделен ключевой клиент заказчика, работе с которым уделяется основное время сотрудников компании. Это позволило упростить процессы согласования договоров с ним и повысить эффективность контроля над их исполнением.
Реализация проекта
В ходе внедрения Битрикс24 были выполнены работы:
- настроены стадии воронки продаж и смарт-процессов;
- настроены карточки «Сделка», «Контакт», «Компания», «Смарт-процесс»;
- настроен робот для копирования сделки из общей воронки в смарт-процесс «Проекты»;
- настроены бизнес-процесс для передачи информации и документов из заполненных полей «Сделки» в «Проекты»;
- подключены электронные почты сотрудников;
- распределены роли и права доступа по отделам и группам;
- заведены списки учета материальных ценностей;
- настроены онлайн-чат, виджет и формы на сайте.
Бизнес-процесс создания карточек в секретариате
Кроме того, с использованием смарт-процессов были разработаны и настроены цифровые рабочие места:
- Договоры по ключевому клиенту;
- Договоры с подрядчиками;
- Договоры с заказчиками;
- Общехозяйственные договоры;
- Юридические вопросы;
- Проекты;
- Секретариат;
- HR.
Была проведена работа по настройке бизнес-процессов для создания и хранения в отдельных папках на диске договоров и коммерческих предложений.
Договоры с заказчиками
Результат
Благодаря внедрению Битрикс24 специалисты заказчика получили отдельные рабочие места, где осуществляются процессы обработки договоров и проектов. Юридический отдел и отдел кадров получили не привязанные к функционалу CRM рабочие места? Автоматизация позволила сократить время создания карточки в смарт-процессе за счет автозаполнения полей и вложенности документов, сократилось время передачи договоров в работу и их сопровождение. С помощью календарного графика руководители компании имеют возможность отслеживать работу отдела продаж и других подразделений, стадии ведения сделок и проектов, движение документов в юридическом отделе и секретариате.
CRM компании «ИТПИ» в Битрикс24
Проект внедрения Битрикс24 занял 124 часа и был реализован в период октябрь 2023 - апрель 2024. 49 сотрудников заказчика сейчас работают в новой системе.