«Аспро.Cloud — комбайн, который закрывает задачи»?: кейс инженерной компании «Группа Технополис»?
- Заказчик
- «Группа Технополис» — это инженерная компания, которая занимается разработкой технологических решений для машиностроения, авиационной и медицинской отраслей.
- Задача
- Задача заключалась в внедрении системы, которая объединит все этапы работы, упростит контроль и даст полное представление о текущем положении дел.
Решение
В качестве инструмента для автоматизации и управления бизнес-процессами было выбрано решение Аспро.Cloud. Внедрение проходило поэтапно, с учетом особенностей компании и требований команды. Руководитель проектного офиса Антон Геер взял на себя инициативу по настройке системы, опираясь на свой опыт работы с CRM и диаграммами Ганта. В первую очередь, было важно адаптировать платформу под внутренние процессы, чтобы обеспечить ее простоту и удобство использования для сотрудников, а также подготовиться к масштабированию всей организации.
1. Анализ текущих процессов и подготовки
На начальном этапе команда показала часы существующих систем и выявила их слабые места. Был сделан вывод, что необходим инструмент, способный одновременно работать с проектами разных типов — от простых до очень сложных. Также была решена проблема с платформой с перегруженным интерфейсом и высокой стоимостью настройки, чтобы обеспечить удобство и оперативность обслуживания. В результате сформированы требования к системе, которая должна быть гибкой, понятной и не перегруженной.
2. Внедрение системы и обучение сотрудников
В марте 2024 года начался переход на Аспро.Cloud. Руководитель проектного офиса самостоятельно включил первоначальную платформу и адаптировал ее под внутренний адаптер. В систему включены проектный отдел и одно из производственных подразделений, чтобы обеспечить автоматизацию процессов именно тех отделов, которые ежедневно работают с проектами. Одновременно было проведено обучение сотрудников, которые быстро освоят новые инструменты работы и повысят эффективность взаимодействия.
3. Настройка бизнес — процессов и автоматизация
На этом этапе нами был создан шаблон бизнес-процесса «Регистрация нового проекта», чтобы избежать ошибок и путаницу при вводе данных. Для простых проектов разработан стандартный рабочий цикл, который включает этапы от запроса клиента до завершения и сдачи проекта. Для сложных проектов — дополнительные этапы, задачи, контрольные списки и диаграмма Ганта для постоянных сроков и ресурсов. Также администрация обрабатывает отчеты о выполнении проектов, что значительно повышает прозрачность и контроль за ходом работ.
4. Оптимизация коммуникаций и расширение функционала.
На следующем этапе используются внутренние коммуникации, созданные шаблоны для единых стандартов работы. В перспективе предполагается добавление внешних участников, таких как заказчики, которые повышают уровень взаимодействия и прозрачности. Кроме того, велась работа по автоматизации рутинных задач и обмену информацией, чтобы снизить нагрузку на сотрудников и снизить потери данных. Эти меры позволяют обеспечить единый информационный поток и повысить управляемость проектами.
Результаты
Получено полное представление о современном состоянии проектов и бизнес-процессов.
Повысилась прозрачность и контроль за выполнением задач, сроками и бюджетами.
Время возникновения проблем и отклонений значительно сократилось.
Все важные данные централизованы и доступны для участников.
Созданы условия для масштабирования системы на других подразделениях компании.
Процессы автоматизированы и стандартизированы, что снижает риск ошибок.
Этот ключ показывает, что правильный выбор инструмента и правильное его использование позволяют значительно повысить эффективность управления проектами. Aspro.Cloud стал системообразующим решением для «Группы Технополисов», помогающим перейти к более ясным и управляемым бизнес-процессам. Надеемся, что опыт компании послужит внедрению для других организаций, стремящихся к автоматизации и развитию.
Антон Геер, руководитель проектного офиса