Умный график работы: автоматизация планирования для сети пиццерий «Пицца Фабрика»

Заказчик

«Пицца Фабрика» — федеральная сеть пиццерий с филиалами в разных городах России. Компания активно развивается и уделяет большое внимание качеству сервиса и эффективности работы персонала.

Задача

До внедрения новой системы планирование смен велось в Excel. Пока филиалов было немного, это работало, но по мере роста сети подход перестал справляться.

Умный график работы: автоматизация планирования для сети пиццерий «Пицца Фабрика»

О клиенте

«Пицца Фабрика» — федеральная сеть пиццерий с филиалами в разных городах России. Компания активно развивающаяся и уделяет большое внимание качеству услуг и эффективности работы персонала. Для стабильной работы на кухне, зала и обеспечения необходимы силы и актуальная смена графика — особенно при высоком уровне менеджеров и филиалов.

 С чем столкнулся клиент

До создания новой системы планирования смена велась в Excel. Пока филиалов было немного, это работало, но с ростом темпов роста экономики подход не справился.

• В каждом филиале были собственные файлы, без единой базы данных.
• Возрос риск ошибок и потерь информации.
• Сравнение плановых и фактических данных заняло много времени.
• Не было наглядного анализа обработки данных по часам и подразделениям.

В результате менеджеры потратили много времени на ручные сверки, прогнозирование нагрузки и работы в персонале стало всё сложнее.

Компания искала решение, которое:

• графики распределения всех филиалов в единой системе;

• синхронизируется с внешним учётом компании;

• будет автоматически удерживать нагрузку и планировать смены;

• Создавать ручные ошибки и дублирование данных.

 Решение

Для «Пицца Фабрики» были разработаны два веб-модуля: «Графика работ» и «Мастер-график».
Оба модуля интегрированы с внутренней системой управления, но расширение изолированных сервисов в отдельных контейнерах Kubernetes — это радикальное обновление и масштабирование.

 Архитектура и интеграция

Для модуля «Мастер-график» мы создаём отдельные базы данных, которые получают из основной системы только необходимую для расчётов информацию. Передача данных осуществляется через набор микросервисов, каждый из которых отвечает за свой тип сущности: филиалы, подразделения, должности, сотрудники, заказы, продукция, графики и т.д.

Вид сырья:

• снижение нагрузки на основные базы данных;
• скорость обработки и расчёты;
• повысить стабильность и отказоустойчивость системы.

 Модуль «Графические работы»

Этот инструмент для менеджеров, который позволяет за несколько кликов:

• выбрать филиал и месяц;
• фильтровать сотрудников по должности или подразделению;
• назначить смены и сохранить изменения.

Система автоматически регистрирует уволенных сотрудников и синхронизирует данные с базой компании, проверяет ошибки и дублирует.

Модуль «Мастер-график»: аналитика и прогнозирование

«Мастер-график» визуализирует загрузку ресторана и помогает планировать смены на основе реальных данных.

В расчётах использованы:

• фактическая нагрузка — количество заказов, время выполнения, загрузка кухни и доставка;
• плановые показатели — ожидаемый объем заказов и работы по часам;
• штатное расписание — состав сотрудников, должность и лимит рабочего времени;
• Исторические данные и сезонность — информация о прошлых периодах, помогающая выбрать определенные часы и дни.

Эти данные перемещаются из разных мест внутри внутренних систем и объединяются в единую аналитическую картину.

 Как это работает для разных комплектов

Система наблюдения специфику всех ведущих зон ресторана:

• Кухня — загрузка по приготовлению блюда, скорость выполнения заказов.
• Касса и зал — поток клиентов, скорость обслуживания, время ожидания.
• Доставка — количество курьеров, время на выполнение заказов.
• Административный персонал — загрузка менеджеров и управляющих.

Для каждого применения свой набор показателей и план-фактный анализ, который позволяет увидеть реальную эффективность работы ресторана.

Что видит руководитель

На дашборде отображается вся ключевая информация:

• количество сотрудников в смене;
• плановая и фактическая нагрузка по заказам и блюдам;
• разница между планом и фактом по каждому разделению.

Таким образом, руководитель видит актуальную картину работы ресторана и может оперативно корректировать график.

 Нагрузочное обучение

Так как система должна обрабатывать большие объемы данных, уделяйте особое внимание производительности.

Мы проводили нагрузочные тесты при одновременной работе до 5000 пользователей, использовали балансировщики и процессы клонирования для распределения нагрузки. Также выделяются отдельные базы данных под модулями, чтобы предотвратить влияние на основную систему.

В результате «Мастер-график» стабильно работает даже в пиковые часы и обеспечивает стабильную работу всех сетей сети.

Результаты получения

После запуска системы менеджеры получили удобный инструмент для планирования и анализа графиков работы по всем филиалам.

Основные эффекты:

• Время составления расписаний сократилось в разы — Excel полностью заменен.
• Сравнение плана-факта по часам и подразделениям стало доступно за пару кликов.
• Уволенные сотрудники автоматически контролируются по расписанию.
• Повысилась прозрачность планирования и контроля нагрузки.
• Улучшилось распределение ресурсов кухни и доставки, сократились пиковые перегрузки.