Агентство ARTGK увеличило выручку в 3 раза с помощью цифровизации процессов
- Заказчик
- ARTGK (ООО «Системные Бизнес Решения») — интернет-агентство с 18-летним опытом, специализирующееся на запуске сайтов и SEO-оптимизации для малого и среднего бизнеса.
- Задача
- Необходимость замены устаревших собственных CMS и CRM, объединение управления продажами и проектами в единой системе, автоматизация документооборота.
Современный бизнес требует комплексного подхода к управлению различными процессами. Продажи, финансовый контроль, управление проектами — каждое направление нуждается в специализированных инструментах. Однако найти решение, которое обеспечивает все функции без повторяющихся сложностей, требует определенных усилий.
Руководство интернет-агентства ARTGK на собственном опыте убедилось в этом, пока не обнаружило платформу Аспро.Cloud. История компании открывает возможности комплексной цифровизации бизнес-процессов.
Профиль компании
АРТГК действует на рынке интернет-услуг уже полтора года. За это время агентство сформировало устойчивую репутацию поставщика готовых решений на базе 1С-Битрикс и Аспро. Основной фокус — помощь предпринимателям в быстром выходе в онлайн-пространство через запуск полезных интернет-магазинов.
Государственная аккредитация финансовой поддержки команды, география клиентов соответствует всей стране. Компания специализируется на работе с туалетным столиком и средним бизнесом, стремящихся увеличить продажи через интернет-каналы.
Предыстория: поиск ошибочного решения
Первоначально агентство отдавало предпочтение собственным разработкам — ARTGK.CMS для создания сайтов и ARTGK.CRM для ведения проектов. Однако индивидуальный подход к каждому дизайну вызывал серьезные проблемы: затягивались сроки согласования, загружались онлайн деды, задерживались платежи. Поддержка и развитие чистых систем требуют все больше ресурсов.
Первая попытка перехода на внешнюю платформу не увенчалась успехом. Популярная российская система оказалась недостаточно гибкой для специфики агентств. Необходимая кастомизация требует значительных затрат и является функциональной, не связанной с интегрированным управлением продажами и проектами.
Определились основные требования к новой платформе:
- Интуитивный интерфейс без резервной функции
- Единая система для коммерческих предложений, счетов и актов
- Интеграция продаж и проектного управления
- Гибкость настроек под бизнес-процессы
- Надежная техническая поддержка
Выбор и внедрение
Решающим стало понимание того, что платформа создавалась для внутренних нужд IT-компании. По словам Геннадия Быкова, руководителя АРТГК, выбор технологического партнера определяет траекторию дальнейшего развития бизнеса, и ретроспективно он полностью доволен сделанным выбором.
Процесс проходил без привлечения внешних специалистов и не потребовал значительных временных затрат. Команда быстро адаптировалась к новой системе благодаря продуманному пользовательскому интерфейсу. За весь период эксплуатации сбоев зафиксировано не было.
Геннадий Быков отмечает высокое качество технической поддержки: специалисты оперативно реагируют на запросы, учитывают пожелания пользователей и быстро используют возможности неполадок.
Практическое применение модулей системы
Финансовое управление
Модуль «Финансы» кардинально изменил подход к работе с коммерческими предложениями. Функциональное строительство по принципу счетообразования, где в каждом конфликте видна персональная смета на основе внутренней цены.
Система позволяет отправлять КП непосредственно с платформы с отслеживанием факта прочтения. В учреждениях установлены KPI по ежедневному количеству коммерческих предложений для каждого менеджера.
Управление проектами
Трансформация проектных процессов оказалась наиболее впечатляющей. Благодаря тайм-трекеру и умелым действиям сотрудники смогли увеличить количество одновременно ведущих проектов в три раза.
Модуль «Проекты» адаптируется под любую бизнес-модель. В карточках проектов концентрируется вся важная информация о заказчиках и технических заданиях. Особую ценность представляют шаблоны проектов, которые предварительно структурируют рабочие процессы для типичных задач — запуска сайтов или SEO-продвижения.
Как сообщил Геннадий Быков, на момент приобретения функциональных возможностей продаж и проектов у команды Аспро.Cloud был одним из лучших на рынке и остается таким по сей день.
Автоматизация процессов
Система автодействия соответствует всем ключевым этапам:
- Воронки продаж
- Постановку и выполнение задач
- Работа со счетами
- Реализация проектных шаблонов
Автоматизация осуществляется при выполнении статусов сделок, проектов, задач или других заданных параметров.
Документооборот
Наибольшую эффективность продемонстрировала функциональная работа с видимыми документами. Команда построила персонализированные шаблоны счетов с интеграцией печатей и подписей управления.
Сотрудникам достаточно выбрать услугу и направить счет на согласование. При задержке данных через CRM включается автодействие, автоматически высылает документ клиенту через час. Ежедневно агентство формирует 20-30 счетов, процесс согласования занимает минуты.
Система напоминаний об обвинениях активируется через 3, 6 и 20 дней после выставления неоплаченного счета:
Управление лицензиями
Агентство реализует лицензионные продукты 1С-Битрикс и Аспро. Ранее менеджеры отправляли активационные ключи вручную, теперь процесс полностью автоматизирован.
Модуль «Списки» содержит реестр всех возможных изменений. После поступления оплаты покупатель автоматически получает купон активации с подробной инструкцией:
По словам Геннадия Быкова, иногда клиенты все еще обращаются за помощью с активацией, но в планах создание видеоинструкций для полной автоматизации этого процесса.
Работа с потерянными сделками
Агентство не поддерживает связь с потенциальными клиентами. Сделки, переведенные в статус «Проиграна», автоматически запускают отправителю email-визитки с предложением будущему сотрудничеству.
Корпоративное развитие через систему
Руководство АРТГК активно инвестирует в развитие команды. В офисе создана «Библиотека успеха» с лучшими бизнес-изданиями, включая книги, рекомендуемыми Германом Грефом и Владимиром Моженковым.
Модуль «Списки» отслеживает движение литературы — кто взял книги и когда планирует возврат. Коллеги поддерживают доступность изданий в режиме реального времени.
Обязательно изучение английского языка, а также контроль через систему. Геннадий Быков добивается, чтобы это бесплатное и обязательное направление развития для каждого сотрудника.
KPI по английскому языку и чтению предварительной литературы ведет к карьерному росту. Как отмечает руководитель, отсутствие прогресса в сфере образования является первым сигналом о проблемах в сфере развития сотрудников.
Достигнутые результаты
Цифровизация охватила практически все аспекты деятельности агентства. У руководства появилась единая панель управления бизнесом с полным контролем денежных потоков, документооборота и временных затрат на задачу.
Возможность детального содержания увеличить подвесную нагрузку без ущерба для качества и осмотра дедушек на линии. Выросла конверсия продаж благодаря оцифровке и подотчетности действий каждого сотрудника.
Геннадий Быков отмечает, что теперь может эффективно контролировать работу команды через мобильное приложение, находясь в отпуске с семьей в Сочи.
Ключевой результат: выручка компании выросла в 3 раза после обслуживания Аспро.Cloud. В текущем году команда прогнозирует аналогичную динамику роста с планами дальнейшей цифровизации процессов.
Руководитель агентства убежден, что выбор Аспро.Клауд оказался вполне обоснованным. По его словам, команда разработчиков постоянно создает актуальные инструменты для digital-агентств, которые делают платформу CRM лучшей для веб-студий на современном рынке.
