FORMA BIM оптимизировала управление проектами с помощью Аспро.Cloud

Заказчик

FORMA BIM — специализируется на переводе 2D-документации в BIM и создании библиотек BIM-семейств, 200 сотрудников, работает с 2018 года

Задача

Объединить все рабочие процессы на одной платформе, обеспечить прозрачность проектов и финансового учета

Интеграция системы управления требует профессионального подхода. Компания FORMA BIM решила доверить этот процесс экспертам и обратилась к интегратору X NET. Результат превзошел ожидания — команда получила полную прозрачность бизнес-процессов и существенно повысила эффективность работы.

Специфика деятельности компании

FORMA BIM работает в сфере BIM-проектирования:

• Создает единые цифровые модели зданий

• Объединяет архитектурные, конструкционные и инженерные данные

• Разрабатывает BIM-библиотеки — наборы цифровых объектов с полной технической информацией

Традиционное проектирование использует разрозненные чертежи, созданные для различных целей и специалистов. BIM-подход объединяет всю информацию о здании в единую модель, что значительно снижает вероятность ошибок и переделок.

Портрет компании

Ключевые показатели FORMA BIM:

• Опыт на рынке с 2018 года

• Штат из 200 BIM-специалистов различного профиля

• Портфолио включает свыше 100 завершенных проектов

• Более 1000 созданных моделей различных объектов

• Распределенная команда по всей России

• Проекты реализуются в России, странах СНГ и за рубежом

Философия компании — оптимизация ресурсов клиентов через упрощение и удешевление проектирования. Этому же принципу следует и внутренняя организация работы.

Выбор пути интеграции

Перед принятием решения команда изучала различные системы управления. Многие поставщики предлагали сотрудничество через интеграторов, что показалось оптимальным вариантом.

«Мы не хотели тратить время на самостоятельное освоение каждой системы. Важно было заранее понимать возможности платформы и получить гарантии успешной интеграции», — объясняет Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM.

Поиск интегратора оказался простым — компания обратилась к X NET после изучения списка партнеров Аспро.Cloud.

«Вадим быстро понял потребности бизнеса и предложил комплексное решение», — отмечает Александра.

Задачи для решения

Компания уже наладила эффективное взаимодействие с заказчиками и выстроила основные бизнес-процессы. Однако руководство стремилось к качественно новому уровню организации работы.

«Переход на систему управления стал логичным этапом развития компании для достижения большей прозрачности и структурированности рабочих процессов», — комментирует Александра.

Приоритетные направления автоматизации:

• Структурирование проектной деятельности

• Систематизация задач и контроль их выполнения

• Мониторинг загруженности персонала

• Финансовое планирование по проектам

• Управление корпоративным календарем

• Оптимизация маркетинговых процессов

Ключевая цель — консолидация всех операций на единой платформе.

Этапы внедрения

Работа началась с детального анализа существующих процессов.

«Проект стартовал с экспресс-аудита и составления технического задания», — объясняет Вадим Большаков, генеральный директор X NET.

После определения потребностей был выбран тариф «Бизнес», обеспечивающий и проектное управление, и финансовый учет.

Первые шаги включали:

• Загрузку базы контрагентов

• Настройку карточек компаний и клиентов

• Конфигурацию CRM-модуля

Автоматизация продаж

Интегратор создал две воронки продаж — отдельно для холодных контактов и постоянных клиентов. Такое разделение обусловлено различиями в процессах и ответственных менеджерах.

Ключевое достижение — полная автоматизация обработки входящих запросов:

Алгоритм работы системы:

1. Получение письма на корпоративную почту

2. Автоматическое создание сделки в системе

3. Назначение ответственного и постановка задач

4. Последовательное продвижение по этапам воронки

«Система позволяет отслеживать каждую сделку до завершения и анализировать причины неуспешных продаж через детальную отчетность», — подчеркивает Александра.

Дополнительные инструменты

Типовые проекты

Для ускорения запуска стандартных работ создан универсальный шаблон с базовой структурой задач и этапов.

«Один общий шаблон оказался оптимальным решением, поскольку все проекты индивидуальны. При необходимости команда адаптирует структуру под конкретные требования», — объясняет Александра.

Управление документооборотом

До внедрения системы документы хранились в разных местах:

• На диске

• В Контур.Диадок

• В печатном виде

Это приводило к потерям и отсутствию контроля версий.

«Решением стало создание пользовательских списков документов по каждому заказчику, что обеспечило полную прозрачность документооборота», — отмечает Александра.

Корпоративные знания

Для адаптации новых сотрудников и систематизации опыта создана база знаний по организационным и профессиональным вопросам.

«Такой ресурс важен для стандартизации процедур по отпускам, больничным и другим организационным моментам», — подчеркивает Александра.

Преодоление сложностей

Обучение персонала прошло успешно благодаря молодому составу команды. Однако возникло сопротивление части сотрудников.

«Некоторые специалисты проявили нежелание осваивать новые инструменты из-за страха перед изменениями», — признается Александра.

В настоящее время в системе активно работают 11 человек, включая топ-менеджмент и маркетолога.

Планы развития

Ближайшие задачи включают:

• Полный перевод команды на работу в системе

• Внедрение модуля автоматизации бизнес-процессов

• Интеграцию финансового учета

«Планируем начать автоматизацию с организационных процессов, постепенно переходя к основной деятельности», — говорит Вадим Большаков.

Финансовое планирование

В разработке находится:

• Интеграция с банком «Точка»

• Автоматизация документооборота

• Создание коммерческих предложений, счетов и актов

«Я уже работаю с бюджетированием проектов, планируя поступления и расходы для контроля общей финансовой картины», — рассказывает Александра.

Результаты проекта

Интеграция заняла около двух месяцев.

«Команда ответственно подошла к внедрению, что позволило быстро достичь видимых результатов по эффективности», — оценивает Вадим Большаков.

«Появилась огромная прозрачность происходящего. Все на месте, все прозрачно. Я знаю, кто и когда чем занимается, получаю уведомления о выполненных задачах», — делится Александра.

Особенно ценными оказались возможности комментирования задач и упоминания коллег, что значительно улучшило внутрикомандное взаимодействие.